Anpassung der Formulare. Der Umfang der Formularanpassung steht derzeit noch nicht abschließend fest
Rechtlicher Änderungsbedarf
Der bislang ermittelte Umstellungsbedarf des Ressorts umfasst 17 umzustellende Rechtsvorschriften, davon drei Gebührenordnungen.
- Anpassung der Formulare
Der Umfang der Formularanpassung steht derzeit noch nicht abschließend fest. Die umzustellenden Vordrucke sollen mehrheitlich sukzessive bei Neuauflage angepasst werden. Auch IT-gestützte Formulare werden weitestmöglich stufenweise angepasst.
- Anpassung der Gebührenordnungen
Im Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Gesundheit und Soziales werden die Gesundheits- und Sozialgebührenordnung (GesSozGebO), die Gentechnikgebührenordnung, die Kammergebührenordnung sowie zwei Entgeltordnungen geführt. Die Konstituierung der auf Grund der Einführung des Euro eingerichteten Arbeitsgruppe „Gebühren" bei der Senatsverwaltung für Finanzen, in der die für Gebührenordnungen federführenden Senatsverwaltungen Erfahrungen austauschen und über ein gemeinsames Vorgehen beraten sollen, ist am 20. Januar 1999 erfolgt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass erforderliche Änderungen im Rahmen der regelmäßigen Überarbeitung der GesSozGebO vorgenommen werden können.
- Einbeziehung der Bezirke sowie der nachgeordneten Einrichtungen
Die nachgeordneten Einrichtungen des Ressorts Gesundheit und Soziales wurden und werden regelmäßig in die Informationsvermittlung und die Vorbereitungen zur Euro-Einführung miteinbezogen. Die Mehrzahl der nachgeordneten Einrichtungen ist in der ressortinternen Arbeitsgruppe zur Euro-Einführung vertreten.
Neben der Einbeziehung der Bezirke über die ressortübergreifende Arbeitsgruppe bei der Senatsverwaltung für Finanzen erfolgte eine Einbeziehung im Rahmen der bestehenden Kontakte zu den Bezirken.
Senatsverwaltung für Inneres:
- Euro-Transaktionsfähigkeit/Nachrichtliche Ausweisung von DM-Endbeträgen in Euro
Die Umsetzungsmaßnahmen der Senatsverwaltung für Inneres liegen innerhalb des vom Senat vorgegebenen Zeitrahmens.
Die einheitliche Handhabung der Ausweisung in Euro und auch der Verbuchungen von in Euro eingereichten unbaren Zahlungen sind vom Haushaltsreferat der Innenverwaltung und den Ansprechpartnern für die Euro-Einführung in den einzelnen Abteilungen und den nachgeordneten Behörden durch Bekanntgabe des einschlägigen Rundschreibens der Senatsverwaltung für Finanzen veranlasst worden. Zur Gewährleistung einer fehlerfreien Umrechnung ist darüber hinaus ein Makro erarbeitet worden, das sowohl über das IT-Verfahren „Linkworks" als auch über die Standardsoftware „Microsoft Word" dem größten Teil der Innenverwaltung ab Januar 1999 zur Verfügung steht.
Die nachrichtliche Ausweisung des Euro im Rahmen der in den einzelnen Bereichen der Senatsverwaltung benutzten IT-Verfahren wird ganz überwiegend innerhalb der ersten Monate des Jahres 1999 erfolgen. Dies gilt auch für die nachgeordneten Behörden. So weist das Landesverwaltungsamt bei den Beihilfebescheiden bereits ab 5. Januar und bei den Bezügen, Gehältern und Löhnen ab Februar 1999 nachrichtlich in Euro aus. Auch der ganz überwiegende Teil der IT-Programme der Polizei sowie die IT-Programme des Landeseinwohneramts werden zum Teil noch im Januar, zum Teil innerhalb des ersten Quartals 1999 die nachrichtliche Ausweisung enthalten. Soweit die Vordrucke des Standesamtes I der eigenen redaktionellen Verantwortung unterliegen, werden diese in der ersten Jahreshälfte mit der nachrichtlichen Ausweisung versehen.
Auch die Fachhochschule für Verwaltung und Rechtspflege Berlin wird alle Bescheide und Verträge im Laufe des Jahres 1999 mit der nachrichtlichen Ausweisung in Euro versehen. Ebenso werden Rechnungen und Kaufverträge des Fuhrparks die nachrichtliche Ausweisung aufweisen.
- Anpassung von IT-Programmen
Insgesamt 32 IT-Programme der Senatsverwaltung für Inneres müssen angepasst werden. Bei der größten Zahl der Programme wird nicht mit Schwierigkeiten gerechnet; die Durchführung der Anpassungsmaßnahmen wird hier in relativ kurzer Zeit erwartet.
Einige ältere Programme lassen sich nicht oder nur mit unvertretbar hohen Kosten anpassen. Da in diesen Fällen ohnehin Neuversionen geplant sind, wird die Notwendigkeit der Anpassung an den Euro zum 1. Januar 2002 einer der Vertragsinhalte bei der Neubeschaffung sein.
- Rechtlicher Änderungsbedarf
Im Bereich der Senatsverwaltung für Inneres ist bisher kein unmittelbarer rechtlicher Änderungsbedarf erkennbar geworden.
Die Anpassung der insgesamt 52 Rechtsvorschriften, die im Anhang zu dieser Vorlage aufgeführt sind, soll daher im Rahmen des geplanten Artikelgesetzes erfolgen.
- Anpassung der Formulare
Als Querschnittsverwaltung ist die Innenverwaltung für eine große Zahl von Formularen und Vordrucken verantwortlich. Seit Ende Januar 1999 erfolgt die Erfassung aller gegenwärtig im Ressortbereich Inneres genutzten Vordrucke und Formulare. Im Rahmen dieser Erfassung soll nicht nur die Anpassung an den Euro, sondern sollen zugleich weitere Gesichtspunkte berücksichtigt werden: die Frage nach der grundsätzlichen Notwendigkeit der künftigen Weiterverwendung des Formulars, die Anpassung an geänderte Gesetze, an die neue Rechtschreibung und an den Jahrtausendwechsel, die Prüfung einer bürgerfreundlicheren Gestaltung, die Prüfung einer künftigen computerunterstützten Bearbeitung (z. B. auch im Rahmen der Bürgerämter), und die Prüfung einer Einspeisung in das Stadt-Informations-System, das federführend von der Senatskanzlei betreut wird.
Diese Punkte sind Bestandteil der Datenbank, die von der Innenverwaltung für alle Berliner Verwaltungen zur Vordruckerfassung entwickelt und den anderen Senats- und Bezirksverwaltungen zur freibleibenden Verwendung zur Verfügung gestellt wurde. Die Bündelung mehrerer Gesichtspunkte in einer Abfrage und zur weiteren Bearbeitung in einer Datenbank wird gerade im Rahmen der Verwaltungsreform für sinnvoll gehalten.
Senatsverwaltung für Justiz:
- Euro-Transaktionsfähigkeit/Nachrichtliche Ausweisung von DM-Endbeträgen in Euro Unsere nachgeordneten Behörden sind auf Ziff. 3 des Senatsbeschlusses vom 27. Oktober 1998 hingewiesen und gebeten worden, insoweit nach Maßgabe des Rundschreibens der Senatsverwaltung für Finanzen vom 11. November 1998 zu verfahren. Im Hinblick auf die gerichtliche Unabhängigkeit und die Selbständigkeit der Strafverfolgungsbehörden bei der Bearbeitung von Rechtssachen können wir die Beachtung des Senatsbeschlusses jedoch nur den Verwaltungen dieser Behörden sowie uns selbst zur Pflicht machen. Auf Probleme, die sich insoweit für die IT-unterstützte Vorgangsbearbeitung ergeben, kommen wir zurück.
Alle Mitarbeiter der Justiz wurden bereits Anfang September 1998 durch eine umfangreiche Informationsschrift zur Einführung des Euro, die neben allgemeinen Hinweisen insbesondere auch solche mit Justizbezug enthält, mit den Neuerungen vertraut gemacht.
- Anpassung von IT-Programmen
In unserem Geschäftsbereich haben die bisher durchgeführten Untersuchungen der eingesetzten IT-Verfahren insbesondere folgenden Änderungsbedarf ergeben:
Die Anwendung AUMAV zur Unterstützung des automatisierten Mahnverfahrens ist in Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern zum 1. Januar 1999 fristgemäß an die Erfordernisse einer Geltendmachung von Euro-Beträgen im Mahnverfahren angepasst worden, insbesondere sind auch die amtlichen Formulare vollständig überarbeitet worden.
Die Anwendung HAREG zur Unterstützung des Handelsregisters ist im Mehrländerverbund an die besonderen Erfordernisse des Euro angepasst worden, ein Softwarerelease HAREG/EURO des Herstellers der Anwendung liegt bereits vor und wird im Laufe des Jahres 1999 eingesetzt werden.
Die Anwendung AJUKA zur Unterstützung der Justizkasse wird in enger Abstimmung mit der Landeshauptkasse an die Verarbeitung von Euro-Beträgen angepasst werden. Hier werden Haushaltsmittel in noch nicht feststehender Höhe eingesetzt werden müssen, um die erforderlichen Arbeiten durch ein externes Unternehmen vornehmen zu lassen.
Die zur Unterstützung der Bearbeitung von Insolvenzverfahren eingesetzte Anwendung KOKA-InsO wird in Eigenleistung an die Erfordernisse des Euro voraussichtlich noch im Jahr 1999 angepasst werden.
Die zur Unterstützung der Geldstrafen- und Kostenvollstreckung bei den Staatsanwaltschaften demnächst eingesetzte Anwendung JUKOS wird voraussichtlich in Eigenleistung im Rahmen der Programmpflege zeitnah zum 1. Januar 2002 an die Euro-Einführung angepasst.
Für den Einsatz in der ordentlichen Gerichtsbarkeit wird seit Oktober 1998 gemeinsam mit einem externen Unternehmen im Projekt AULAK eine Gerichtsorganisationssoftware entwickelt, die auch z. B. die Kostenvollstreckung unterstützt.
Hier wird schon bei der Softwareerstellung ein Weg geebnet, mit möglichst wenig Aufwand zeitnah zum 1. Januar 2002 von den zu verarbeitenden DM-Beträgen auf Euro zu wechseln.
Zur Zeit wird in Berlin das maschinell geführte Grundbuch eingeführt. Die eingesetzte Software SOLUM STAR ist bereits in der Lage, neben der DM auch andere Währungen zu verarbeiten. Die Umstellung von DM auf Euro als Erstwährung wird im Rahmen der laufenden Programmpflege vorgenommen.
Das Kostenmodul der Anwendung SchuV/EV zur Automationsunterstützung des Schuldnerverzeichnisses wird überarbeitet werden müssen; insoweit ist die Analyse abgeschlossen und sind Angebote eingeholt worden. Mit der Realisierung wird noch in diesem Jahr gerechnet.
Eine automationsunterstützte alternative Angabe des EuroBetrages ist in den einzelnen IT-Verfahren wegen der erheblichen Zusatzkosten für einen vergleichsweise kurzen Übergangszeitraum kritisch zu sehen. Ihre Realisierung wird im Rahmen der Programmpflege oder ohnehin notwendiger Anpassungsmaßnahmen geprüft.
- Rechtlicher Änderungsbedarf
Ohne den Ergebnissen der insoweit einzusetzenden Arbeitsgruppe vorgreifen zu wollen, können wir uns die Bündelung des Umstellungsbedarfs in einem oder mehreren Artikelgesetzen bzw. Artikelverordnungen vorstellen. Daneben wird es, vor allem für sehr umfangreiche Vorschriften, Einzelregelungen geben müssen.
- Anpassung der Formulare
Sämtliche nachgeordneten Behörden sind aufgefordert, die Umstellung ihres Vordruckbestandes vorzubereiten. Soweit für einzelne Vordrucke übergreifende Zuständigkeiten bestehen, wird die Änderung von den federführenden Behörden eingeleitet.
Eine zentrale Erfassung des Umstellungsbedarfs ist nicht erforderlich und wird wegen des damit verbundenen Aufwands unterbleiben.
- Anpassung der Gebührenordnungen
Für die von der Justizverwaltung betreuten Gebührenvorschriften genügt zunächst die Umrechnung von DM in EuroBeträge. Ob darüber hinaus gegebenenfalls in Einzelfällen eine Glättung erforderlich wird, hängt vom Ergebnis der Beratung der bei der Senatsverwaltung für Finanzen eingerichteten Arbeitsgruppe „Gebühren" ab.
- Einbeziehung der Bezirke sowie der nachgeordneten Einrichtungen
In allen Häusern stehen Ansprechpartner für Euro-Fragen zur Verfügung. Darüber hinaus wurde ein Arbeitskreis „Euro in der Justiz" eingerichtet, in dem alle Fachabteilungen unseres Hauses sowie die Präsidentin des Kammergerichts vertreten sind.
Soweit die vorgenannten Tätigkeitsschwerpunkte nicht durch ressortübergreifende Arbeitsgruppen koordiniert werden und dadurch einen größeren zeitlichen Vorlauf benötigen, fallen die jeweils nächsten Schritte frühestens Mitte 1999, überwiegend sogar erst weitaus später, an. Etwas anderes gilt für IT-Maßnahmen und wurde bereits im dortigen Textabschnitt erläutert.
Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport:
- Euro-Transaktionsfähigkeit/Nachrichtliche Ausweisung von DM-Endbeträgen in Euro
In der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport werden in allen relevanten Bereichen DM-Endbeträge in Bescheiden und Dokumenten nachrichtlich in Euro ausgewiesen. Zum überwiegenden Teil geschieht dies bereits seit Beginn des Jahres 1999, im Übrigen erfolgt die Ausweisung in Euro schrittweise im Laufe des Jahres. Die Verwaltung ist ebenfalls auf die Bearbeitung von Euro-Zahlungen bzw. Euro-Forderungen vorbereitet. Alle mit Zahlungsvorgängen befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind darüber informiert worden, wie mit Zahlungsforderungen in Euro bzw. unbaren Zahlungseingängen in Euro zu verfahren ist.
- Anpassung von IT-Programmen Folgende IT-Projekte und -Verfahren im Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport sind von der Euro-Umstellung betroffen:
a) ZVK/UVK (Zentrale Vormundschaftskasse, Unterhaltsvorschusskasse)
Das im Einsatz befindliche Programm muss verändert werden, um die Mündelgelder künftig auch in der EuroWährung verwalten zu können. Die Programmanpassung wurde bereits veranlasst.
b) BaB (Berliner automatisiertes Bundeserziehungsgeldverfahren)
Das in den Bezirksämtern eingesetzte Verfahren muss verändert werden, um die einkommensabhängige Leistungsprüfung auch für in Euro ausgewiesene Einkommen und die Leistungsgewährung in Euro vornehmen zu können. Der Aufwand wird vom Inhalt des geänderten Bundeserziehungsgeldgesetzes abhängen. Die Programmanpassung wird im Rahmen der Programmpflege von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport erledigt.
c) K.i.T.a. (Kinder in Tagesbetreuung automatisiertes Verfahren)
Die Euro-Umstellung betrifft nicht das bereits entwickelte Modul Anmeldeverfahren. Für das neu zu entwickelnde Modul Kostenbeteiligung wird die Euro-Währung berücksichtigt.
Generell kann gesagt werden, dass die IT-Infrastruktur von der Euro-Umstellung weit weniger betroffen ist als die IT-Verfahren.
Alle vorhandenen PCs müssen mit neuen Zeichensätzen ausgestattet werden, die aber frei verfügbar sind. Es ist beabsichtigt, ein Makro bereitzustellen, das die Umrechnung von DM zu Euro innerhalb von Winword vereinfacht. Problematisch könnte allenfalls die Tatsache sein, dass die Installation auf insgesamt ca. 580
PCs einzeln vorgenommen werden muss. Bei einem Zeitaufwand von minimal 20 Minuten pro PC (einschließlich Wegezeiten) ergibt sich ein Gesamtaufwand von 580 PCs x 20 min = 11 600 min = 193 Stunden. Dies entspricht grob gerechnet ca. 24
Personentage. Ob es hier vereinfachte Installationsmethoden gibt, wird von der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport noch ermittelt.
- Rechtlicher Änderungsbedarf
Die im Geschäftsbereich Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport relevanten Gesetze und Rechtsverordnungen sollen schrittweise mit Beginn der nächsten Wahlperiode angepasst werden.
- Anpassung der Formulare
Der Umfang der Formularanpassung steht derzeit noch nicht abschließend fest. Die umzustellenden Vordrucke werden stufenweise angeglichen, sowie die von der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport veränderte Maßnahmenliste übernommen wird.
- Anpassung der Gebührenordnungen
Die im Bereich Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport erhobenen Gebühren basieren zu einem Teil auf dem Gesetz über Gebühren und Beiträge sowie der Verwaltungsgebührenordnung, zum anderen Teil aber auf Entgeltregelungen, die problemlos in Euro zum gegebenen Zeitpunkt umgestellt werden können.
- Einbeziehung der Bezirke sowie der nachgeordneten Einrichtungen
Die nachgeordneten Einrichtungen der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport sind umfassend informiert und erhalten nach Bedarf Hilfestellungen für die Bewältigung der Umstellung auf Euro durch die Senatsverwaltung.
Im Verhältnis zu den Bezirken sieht die Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport einen wesentlichen Schwerpunkt bei den Bescheiden über die Beteiligung an den Kosten der Betreuung von Kindern in städtischen Kindertagesstätten. Hier ist bereits seitens der Senatsverwaltung den Bezirken eine Ergänzung der Bescheidvordrucke übermittelt worden, die eine nachrichtliche Ausweisung der DM-Beträge in Euro berücksichtigt.
Die bezirklichen Jugendämter sind im Übrigen im Rahmen einer Besprechung mit der Senatsverwaltung gesondert auf die notwendigen Maßnahmen zur Euro-Einführung hingewiesen worden.
Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Umweltschutz und Technologie:
- Euro-Transaktionsfähigkeit/Nachrichtliche Ausweisung von DM-Endbeträgen in Euro
In Bescheiden und bei Änderungs- und Neuverträgen erfolgt eine zusätzliche nachrichtliche Ausweisung des Euro-Betrages; Entgelte werden ebenfalls in Euro ausgewiesen, und die Änderung von Vordrucken und Formularen wird vorgenommen.
Die Schreiben der Senatsverwaltung für Finanzen und Beispiele zu Umrechnungsverfahren wurden allen Bereichen im Dezember zur Verfügung gestellt. Der Umrechnungskurs des Euro zur DM wurde am 4. Januar 1999 per Fax bekanntgegeben.
Desweiteren wurden Plakate „Das neue Euro-Geld" des Bundesfinanzministeriums an geeigneten Stellen in den Dienstgebäuden zur Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angebracht.
Die Information wichtiger Zielgruppen erfolgt durch die Beteiligung bei Gesetzes- und Verordnungsänderungen.
- Anpassung von IT-Programmen Anpassung des Lohnabrechnungsprogramms der Berliner Forsten
- Rechtlicher Änderungsbedarf Gesetzesanpassungen sind notwendig, Entwürfe für Änderungen sind bereits vorhanden oder werden schrittweise vorbereitet.
Die erforderliche Anpassung soll im Rahmen des geplanten Artikelgesetzes erfolgen.
Die Anpassungen und Änderungen werden je nach Bedarf vorgenommen, die Vorbereitungen für Gesetzesänderungen werden zeitnah vorgenommen. Spätestens zum Ende des Jahres 2001 werden alle rechtlichen Änderungen erfolgt sein.
- Anpassung der Formulare
Die Anpassung des Vordruckwesens erfolgt manuell oder im Rahmen der Software-Wartung.
Im PC gespeicherte Formulare werden geändert, in Druck gegebene Formulare werden schrittweise angepasst und Neuaufträge werden entsprechend erteilt.
- Anpassung der Gebührenordnungen
Eine Umrechnung der Gebühren wird vorgenommen; zum Teil ist eine Glättung der Euro-Beträge erforderlich.
Auf Grund des erheblichen Umfangs der notwendigen Gebührenanpassungen bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Umweltschutz und Technologie nehmen zwei Beschäftigte an der Arbeitsgruppe „Gebühren" teil.
- Einbeziehung der Bezirke sowie der nachgeordneten Einrichtungen
Die IBB als Träger von vielen Förderprogrammen und z. B. die B.&S.U. als Projektträger sind aufgefordert worden, ebenfalls die nachrichtliche Ausweisung des Euro-Betrags vorzunehmen und die Grundsätze zur Verfahrensweise der Euro-Anpassung zu beachten. Somit wird die Umstellung der Förderprogramme des Landes Berlin sichergestellt.
Bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Umweltschutz und Technologie besteht keine Notwendigkeit der Einbeziehung der Bezirke.
Senatsverwaltung für Wirtschaft und Betriebe:
- Euro-Transaktionsfähigkeit/Nachrichtliche Ausweisung von DM-Endbeträgen in Euro
Die Senatsverwaltung für Wirtschaft und Betriebe befindet sich mit ihren Umsetzungsmaßnahmen innerhalb des anvisierten Zeitrahmens.
Im wirtschaftsfördernden Bereich sind bereits eine ganze Reihe von Rechtsgrundlagen geändert und somit eurofähig gemacht worden. Dies gilt z. B. für Richtlinien zur Förderung von Forschung und Entwicklung, für Investitions- und Finanzierungshilfen und die Absatzförderung.
Zuwendungs- und sonstige Leistungsbescheide werden durch die Senatsverwaltung für Wirtschaft und Betriebe seit dem 1. Januar 1999 auf Wunsch auch in Euro erteilt. Die gleiche Möglichkeit bietet die Investitionsbank Berlin, die in weiten Teilen der Wirtschaftsförderung für das Land Berlin tätig wird, bei der zuschussbasierten Förderung. Die Senatsverwaltung für Wirtschaft und Betriebe hat die einheitliche Handhabung der Bescheidung in Euro und der nachrichtlichen Ausweisung des Euro bei Bescheidung in D-Mark durch internes Rundschreiben vom 4. Januar 1999 sichergestellt.
- Anpassung von IT-Programmen
Die Notwendigkeit der Anpassung von IT-Programmen besteht derzeit nicht.
- Rechtlicher Änderungsbedarf
Die Senatsverwaltung für Wirtschaft und Betriebe hat bereits mit der Anpassung von Richtlinien und Verwaltungsvorschriften an die neue Währung begonnen. Ziel ist eine möglichst frühzeitige Bewältigung des Umstellungsbedarfs. Keinesfalls sollen die notwendigen Arbeiten erst zum letztmöglichen Zeitpunkt vorgenommen werden. Darum hat der in der Senatsverwaltung für Wirtschaft und Betriebe für die Einführung des Euro zuständige Mitarbeiter einen Gesprächskreis der beteiligten Referate ins Leben gerufen, der im Januar 1999 erstmals zusammentrat. An diesem Gesprächskreis ist auch die IT-Stelle beteiligt.
- Anpassung der Formulare
Die Einheitsvordrucke für das Öffentliche Auftragswesen werden sofern Änderungen notwendig sind- in Zusammenarbeit mit der Senatsverwaltung für Bauen, Wohnen und Verkehr sowie dem Zentralen Vordrucklager beim Landesverwaltungsamt Berlin aus Gründen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit bis zum Stichtag jeweils dann ersetzt, wenn sie verbraucht sind. Voraussetzung dafür ist jedoch eine Änderung der Vergabevorschriften durch die Senatsverwaltung für Finanzen (Ausführungsvorschriften zu § 55 Landeshaushaltsordnung) und durch den Bund (Verdingungsordnungen VOB, VOL, VOF).