Das LSA verfügt somit über einen abgestimmten und bereinigten Datenbestand zu LiV R115 ab 1 Juli

Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats

Rückblickend ist zu sagen, dass die Einführung des größten Personalinformationssystems mit 33 000 Beschäftigtendaten im Land Berlin ohne nur einen Tag Rücksetz-, Aussetz- oder Wiederholungsnotwendigkeiten sehr erfolgreich abgelaufen ist.

Das LSA verfügt somit über einen abgestimmten und bereinigten Datenbestand zu LiV R1.15 ab 1. Juli 2000.

Mit der Freigabe des Benutzerprofils „Schulaufsicht" im Herbst 2000 und der nahezu zeitgleichen Freigabe der Unterrichts- und Ermäßigungsstunden-Erhebung mittels LIV (ehemals LID)

­ beide Funktionsumfänge bereits als Windows NT-Version ­ ist die Einführung insgesamt beendet.

Alle geplanten Verfahrensteile sind produktiv im Einsatz.

Es war zu keiner Zeit ­ auch in den ersten bezirklichen Planungsjahren nicht ­ vorgesehen, mit dem IT-Verfahren LIV die Lehrerbedarfsprüfung (LBF) oder prognostische Erhebungen durchzuführen.

Bei der Lehrerbedarfsprüfung handelt es sich um eine sehr komplexe Revision von Unterrichts-, Organisations- und Schuldaten, mit der der tatsächliche Unterrichtsbedarf jeder der rund 950

Schulen Berlins geprüft und verbindlich festgelegt wird. Dabei wird anhand der Schüler- und Klassen-Ist-zahlen sowie vielfältiger klassenstufen- und schulartenbezogener Daten ermittelt, ob die Schulen ihren Unterricht entsprechend dem Organisationsrahmen für die Berliner Schule organisiert haben; die Gesamtunterrichtsstundenzahl jeder Einzelschule wird ermittelt und ergibt summiert den Unterrichts- (und damit auch den Lehrer-) bedarf Berlins. (Unterrichtsstunden = Lehrerstunde)

Die dann anschließende Prüfung der realen Personalausstattung erfordert Auswertungen aus dem Datenbestand von LIV bzw. PEP.

Aus der Gegenüberstellung der Gesamtunterrichtsstunden und der Gesamtlehrernettostunden der Einzelschule ist die Personalüber- bzw. -unterausstattung ersichtlich.

Das Ergebnis ist Grundlage für dann gegebenenfalls vorzunehmender Personaldispositionen (Umsetzungen, Einstellungen), die dann wieder ihre datenmäßige Berücksichtigung in LIV finden.

LIV ist dennoch kein universell einsetzbares Software-Tool zur Befriedigung aller IT-Bedürfnisse im Landesschulamt.

Vielmehr erfolgt der IT-Verfahrenseinsatz im LSA sehr zielorientiert. Auch dies wird aus der Darstellung der Informationsströme deutlich. Diese strikte Trennung von fachlichen Aufgaben, Datenzugriffen und realisierten IT-Verfahren ist nicht zuletzt an allgemeinen Grundsätzen der Informationsverarbeitung orientiert.

Auf das Verfahren zum prognostischen Personaleinsatz (PEP) wird nochmals vertieft eingegangen.

Die Senatsverwaltung und das Landesschulamt haben für das IT-Verfahren LIV eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung nach § 7 LHO bisher nicht durchgeführt. Die im Senatsbeschluss Nr. 6114/95 zur Einführung des IT-Verfahrens LIV genannten rechnerischen Einsparungsgrößen ­ insbesondere der Ausgleich der einmaligen LIV-Verfahrenskosten durch Reduzierung von Lehrerstellen durch eine effektive Ressourcenplanung ­ sind bisher nicht nachgewiesen worden. Das Landesschulamt hat bisher entstandene Entwicklungskosten (Personal- und Sachkosten) nicht vollständig ermittelt. So differieren Schätzungen zwischen 3,4 Mio. DM (Senatsbeschluss) und 2,5 Mio. DM (in einem vom Landesschulamt erarbeiteten Finanzierungskonzept vom Juni 1996). Das Landesschulamt hat in der Dienstvereinbarung LIV mit dem Hauptpersonalrat und dem örtlichen Personalrat festgeschrieben, dass über „ggf. eintretende Rationalisierungseffekte nur nach einer Untersuchung, frühestens 24 Monate nach Aufnahme des Echtbetriebes, befunden wird". Die Aussagen über den Nutzen im Senatsbeschluss (z. B. Wegfall von Lehrerstellen als Ausgleich der Investitionskosten für LIV) und die Vereinbarung über „ggf. auftretende Rationalisierungseffekte" widersprechen sich teilweise. Derzeit wird im Landesschulamt versucht, eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen.

In dem vorliegenden Entwurf sind die Personalkosten bisher nicht vollständig enthalten.

Zu T 133:

Zum Zeitpunkt der Prüfung war das LSA dabei, eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zum Verfahren LIV zu erarbeiten.

Der Entwurf ist dem Rechnungshof während seiner Prüfung vorgelegt worden.

Präzise ist zu beschreiben, dass es sich um gegebenenfalls eintretende Rationalisierungseffekte beim Bedienpersonal von LiV handelt.

Das Landesschulamt ist der Auffassung, dass ein gegebenenfalls auftretender Rationalisierungseffekt beim Bedienpersonal von LiV dem Ersparniseffekt, wie er bereits beschrieben ist, nicht widerspricht (vgl. Ausführungen zu Tz 137).

Derzeit wird die begonnene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung fortgeschrieben.

Sie enthält in Ansätzen alle Entwicklungskosten, auch die Personalkosten für die „Vorentwicklung" im LIT und die gesamten Personalkosten für Entwicklung und Einführung innerhalb des Landesschulamtes.

Der geplante Leistungsumfang des IT-Verfahrens LIV und der des bei der Senatsverwaltung für Inneres entwickelten IT-Verfahrens Integrierte Personalverwaltung (IPV) überschneiden sich. So soll im Landesschulamt die durch das IT-Verfahren LIV nicht abgedeckte Personalbezügeberechnung des Verfahrens IPV übernommen werden, während bei der Personalwirtschaft und der Personalaktenführung das Verfahren LIV eingesetzt werden soll. Die Möglichkeit, die beiden IT-Verfahren über eine Schnittstelle zu verbinden, wird auch von der Senatsverwaltung für Inneres als kaum realisierbar angesehen, da sich die Erarbeitung derartiger Schnittstellen bisher als technisch aufwändig und damit sehr kostenintensiv erwiesen hat. Wird keine Schnittstelle realisiert, ist eine teilweise doppelte Datenhaltung und -pflege notwendig. Diese Entscheidung berührt sowohl die Wirtschaftlichkeit des IT-Verfahrens LIV als auch die des Verfahrens IPV. Der Rechnungshof bezweifelt, ob die für das Verfahren IPV geplanten Einsparungen auch für das Landesschulamt zu erwarten sind. Es stellt sich vielmehr die Frage, ob die doppelte Datenhaltung und -pflege bei den IT-Verfahren LIV und IPV überhaupt noch nennenswerte Einsparungen zulassen wird. Die nur teilweise Übernahme des IPV-Verfahrens ohne funktionalen Verbund reduziert mögliche Spareffekte. Die Wirtschaftlichkeit des Verfahrens IPV wird durch die Absicht des Landesschulamts, für den von ihm zu betreuenden großen Personalkörper das Verfahren LIV einzusetzen, gemindert.

Zu T 134: LIV (Lehrerinformations- und -verwaltungssystem) und IPV (Zahlverfahren) überschneiden sich nicht im Leistungsumfang, sondern in Teilen des innerhalb der Stammdaten anzusiedelnden Datenvolumens.

Eine ausgeprägte Exportfunktion in LIV stellt seit Beginn für eine Reihe von Folgeverfahren nach speziellen Anforderungen eine Reihe von Daten zur Verfügung.

Derzeit werden aus LIV für Personal- und Lohn-/Gehaltstellen unterstützende Maßnahmen zur IPV-Einführung vorgenommen.

Diese in LIV vorhanden Schnittstelle (ASCII-Files, ACCESSDatenbanken) zum künftigen Personalbezugsverfahren IPV könnte den Stammdatenaustausch in Richtung IPV realisieren.

Die gleiche Schnittstellenkonfiguration wird zu anderen Verfahren(-steilen), wie u. a. KLAR (Profiskal) oder Fluktuationsstatistik (SenInn) genutzt werden.

Nach Auffassung des Landesschulamtes wird die Wirtschaftlichkeit des Verfahrens IPV durch den Einsatz von LIV nicht tangiert, da von Beginn an sich beide Projekte über die jeweiligen Verfahrensziele und -einsätze verständigt haben. So stand von Beginn an fest, dass IPV als „reines Zahlverfahren" innerhalb des pädagogischen Bereichs des LSA genutzt werden wird. Diese Einschätzung wird in der IPV-Vereinbarung festgeschrieben werden.

Dieser Weg ist kein isolierter des LSA. Auch andere Einrichtungen des Landes Berlin werden IPV ausschließlich als ZahlJahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats verfahren nutzen (besondere Einrichtungen des Landes Berlin

­ sogenannte AbrSt 71 ­ und Teile der Gerichtsbarkeit).

Es besteht Einigkeit zwischen beiden Projekten (LIV und IPV), dass Spareffekte aus organisatorischen Synergien und nicht aus dem funktionalen Verbund zweier mit unterschiedlichen Zielrichtungen ausgestatteten IT-Verfahren abgeleitet werden können. Diese organisatorischen Synergieeffekte können nach der geplanten räumlichen Zusammenfassung der Lehrerpersonalstellen und der Lohn- und Gehaltsstellen des LSA wirksam werden (vgl. Auch Tz 137).

Die Feststellung, dass für LIV gleichartige Einspargrößen wie für das Verfahren IPV erreichbar sein sollten, ist nicht nachvollziehbar: LIV sollte zu keinem Zeitpunkt die Bezügefestsetzung, -berechnung und -zahlung der Lehrkräfte mit realisieren.

Dieser Ansatz wurde dem als reinen Personal-Verwaltungsverfahren konzipierten IPV-Verfahren auch erst im Jahr 1998 hinzugefügt. Gleichartige Aufgabenfelder wären allenfalls gegeben, wenn das Verfahren IPV die Funktionalitäten des Verfahrens LIV abdecken würde; dies ist bisher in IPV nicht geplant.

Die reduzierte Übernahme nicht benötigter (wie Büroleitung) IPV-Komponenten ist bereits bei der letzten Darstellung zur Wirtschaftlichkeit des IPV-Verfahrens (Bericht SenInn ZS A 15 vom 16. März 2000) berücksichtigt und vom Hauptausschuss in seiner Sitzung vom 31. März 2000 zustimmend zur Kenntnis genommen worden (rote Nr. 0354).

Der Rechnungshof hat beim Einsatz des IT-Verfahrens LIV im Landesschulamt darüber hinaus folgende Mängel festgestellt:

- Ein abgestimmter und bereinigter Datenbestand für das IT-Verfahren LIV liegt nicht vor.

- Das Antwortzeitverhalten bei der Suche nach Stellenresten und die vom Verfahren herausgefilterten Suchergebnisse sind unbefriedigend.

- Die vorgefundene Praxis, bei der Suche nach Stellenresten eine manuelle Vorauswahl durch Stellennummernlisten vorzugeben, hindert den Arbeitsablauf erheblich und widerspricht den Rationalisierungszielen des IT-Verfahrens.

- Im Verfahrensablauf treten so genannte Medienwechsel auf, indem beispielsweise E-Mails zur weiteren Verarbeitung ausgedruckt werden.

- Nicht alle Mitarbeiter, die bisher das Verfahren LIV einsetzen, sind ausreichend geschult.

- Die Bildschirmdarstellung des IT-Verfahrens LIV ist nicht mehr zeitgemäß und entspricht nicht den geltenden Ergonomievorschriften.

- Die Beteiligung der Schulaufsicht ­ insbesondere der Außenstellen des Landesschulamts ­ bei der Verfahrensentwicklung und -durchführung ist unzureichend. Die Aus- und Fortbildung, die Hardwareausstattung und die Anwenderbetreuung für die Außenstellen sollten verbessert werden.

- Veränderungen im Datenbestand werden von den Außenstellen nicht immer zeitnah weitergegeben.

- Die Außenstellen sind nicht mit dem Landesschulamt vernetzt und können daher die Funktionen und die Daten von LIV nicht online nutzen.

- Der parallele Betrieb der Verfahren LIV und PEP erfordert zusätzlichen Aufwand. So müssen die Daten doppelt gepflegt und beide Verfahren getrennt administriert werden. Fehlende Funktionen werden nicht nur im IT-Verfahren LIV, sondern ggf. auch noch im Übergangsverfahren PEP entwickelt und hinzugefügt.

Zu T 135:

Das LSA verfügt über einen abgestimmten und bereinigten Datenbestand zu LiV R1.15 ab 1. Juli 2000, siehe Tz. 132-1.

Die vorliegende LIV-Funktion berücksichtigt einerseits ein differenziertes Buchen von Stellen/-teilen und andererseits eine komplexe Suchstragie nach ungenutzten Ressourcen.

Bei der Suche nach freien Stellenresten liegen zwei inhaltliche Konzeptionen im Widerstreit. Einerseits soll ein tagesgenaues Buchen von beliebig (kleinen) Stellenanteilen möglich sein und andererseits sollen Stellenreste möglichst performant auch wieder tagesgenau errechnet werden können und das alles bei Beschäftigten mit unterschiedlichen tariflichen Wochenarbeitszeiten.

Deswegen führt die Komplexität der Funktion zu einer erhöhten Anforderung an die Performance. Zwischenzeitlich sind strukturelle Änderungen in LIV bezogen auf die besondere Problematik der Ermittlung von Stellenresten eingeführt worden.

Der erfolgte Betriebssystemwechsel von Windows 3.11 auf Windows-NT hat hier auch einen Performancezugewinn für die Sachbearbeiter gebracht.

Der parallele Informationsfluss mittels Papierbescheid und automatisierter Mail in LIV zwischen der Lehrerpersonalstelle und der Stellenwirtschaft ist der Einführungsphase zuzurechnen.

Seit Ende der Einführung und im Rahmen des Übergangs in den produktiven Betrieb betreibt das Landesschulamt die Rücknahme überflüssiger Bescheidkopien. Gemessen an der Organisation der Geschäftsprozesse werden diese zukünftig auf ein notwendiges Minimum beschränkt werden.

Auf Grund der fortgeschriebenen strategischen Planung wird das Landesschulamt dem Medienwechsel (elektronische Mail f papierner Ausdruck f Eingabe ins Verfahren) insoweit abhelfen, als künftig eingehende LIV-Mails „offen" gehalten werden können und parallel dazu die entsprechende LIV-Funktion abgearbeitet werden kann.

Die Schulung des Bereichs „Lehrerpersonalstelle" war zunächst auf drei Tage angelegt und enthielt im Wechsel Wissensvermittlung in Theorie (Ziele von LIV, DVB LIV, Betriebskonzept und Risikoanalyse) und Praxis (Erläuterung und Übung sämtlicher LIV-Funktionen.

Eine Rückkopplung nach den ersten drei Schulungsdurchgängen ergab, dass der Aufwand von den meisten Teilnehmern als zu groß angesehen wurde.