Sozialhilfe
Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats
137 Der Rechnungshof fordert die Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport und das Landesschulamt auf,
- unverzüglich eine kritische Bestandsaufnahme der Konzeption und der Verfahrensentwicklung durchzuführen, darauf aufbauend über das weitere Vorgehen zu entscheiden und dabei auch auf die Beseitigung der Funktionsund Verfahrensmängel zu achten,
- konkrete Maßnahmen zu einer endgültigen Abstimmung und Bereinigung des Datenbestandes einzuleiten,
- die Außenstellen anzuhalten, Veränderungen des Datenbestandes schnell und direkt weiterzugeben, um auch im eigenen Interesse einen fehlerfreien aktuellen Datenbestand zu ermöglichen,
- eine Erweiterung der Funktionalitäten des IT-Verfahrens LIV um den Leistungsumfang des provisorischen Programms PEP zügig einzuleiten und sollte der PEP-Einsatz nicht beendet werden können die formalen Voraussetzungen für einen ordnungsgemäßen IT-Einsatz nachzuholen,
- der Rolle der Schulaufsicht bei der mit dem IT-Verfahren LIV geplanten Steuerung des Personaleinsatzes auch dadurch zu entsprechen, dass nach einer Entwicklung oder Überarbeitung der Benutzerprofile die für die Aufgabenstellung erforderlichen Daten zugeordnet und bereitgestellt werden,
- die Kosten und den Nutzen des IT-Verfahrens LIV im Rahmen einer Erfolgskontrolle, die nach den Ausführungsvorschriften zu § 7 LHO bei mehrjährigen Projekten etwa im Jahresrhythmus durchzuführen ist, zu ermitteln und hierbei auch die als Übergangslösung gedachten Verfahrensteile Stellen- und Personaleinsatzplanung, vor allem, wenn diese in Teilen noch immer genutzt werden, zu berücksichtigen.
Zu T 137:
Auch in Zukunft wird das Landesschulamt strukturelle Konzepte im Rahmen von Datenstruktur- und Funktionsstrukturanalysen innerhalb der Produktverantwortung im Rahmen der „AG LIV" kontinuierlich diskutieren und fortentwickeln. siehe Stellungnahme zu Tz. 132.
Das LSA verfügt über einen abgestimmten und bereinigten Datenbestand zu LiV R1.15 ab 1. Juli 2000. siehe Stellungnahme zu Tz. 135.
Die LuVs II und III des Landesschulamtes werden wie bisher schon weitestgehendst geschehen darauf achten, dass Veränderungen im Lehrkräftebestand der Einzelschule (hier Umsetzungen) schnell an die Stellenwirtschaft und damit Personalstelle weitergegeben werden. siehe Stellungnahme zu Tz. 135.
PEP wird künftig als eigenständiges IT-Verfahren PersonalErfassung-Prognose (PEP) weitergeführt. Dazu werden die formalen Beteiligungsverfahren eingeleitet.
Mit der Bezirksgebietsreform ist die Struktur der Schulaufsicht regional (Zentrale und den 12 Außenstellen) und sachlich neu definiert worden.
Um dabei auch IT-technisch die notwendige Verzahnung der Schulaufsicht untereinander und mit den Bereichen Lehrerpersonalstelle/Lehrerpersonalwirtschaft zu gewährleisten, ist die Anbindung der Außenstellen des LSA an das Berliner Landesnetz ein bedeutendes organisatorisches Ziel des LSA, um seine Aufgabe einer sparsamen Ressourcenplanung voll zu erfüllen.
Die Mängel der IT-Ausstattung, bedingt durch wiederholte Umstrukturierung der Schulaufsicht sind dahingehend zu bestätigen, dass kein einheitlicher Ausstattungsstandard in den Außenstellen vorhanden ist.
Im IT-Verfahren LIV nimmt die Schulaufsicht bisher ausschließlich die Rolle des „Lesers" ein. Durch das Verfahren kann sie Personaldaten und Unterrichtseinsatz der einzelnen Lehrkraft aktuell einsehen.
Diese Daten der Lehrkräfte werden im LUV III des Landesschulamtes im wesentlichen zu einer effektiven Ressourcensteuerung im Bereich der berufsbildenden Schulen verwandt. Sofern die Verfügbarkeit von LIV im Dienstgebäude Storkower Straße gegeben ist, eröffnet LIV die in der Stellungnahme aufgezeigten Möglichkeiten für das LUV III. Das Landesschulamt hält deshalb eine direkte Anbindung für die Schulaufsicht im berufsbildenden Bereich für zwingend erforderlich.
Im Dienstgebäude Storkower Straße sowie in den regionalen Außenstellen sind infolge der netzwerk-technischen Ausstattung die LIV-Daten noch nicht verfügbar. Jeder Schulaufsichtsbeamte kann jedoch stichtagsbezogene Lehrerlisten mit aus LIV angereicherten Stammdaten anfordern, um im Einzelfall (Umsetzungsantrag, Antrag auf Teilzeit, Antrag auf Altersteilzeit) ergänzende Daten über die Lehrkraft zu erfahren.
Die direkte Verfügbarkeit aktueller Daten aus LIV würde diese Vorgänge erheblich vereinfachen.
Eine Steuerung des Lehrereinsatzes mit Hilfe von PEP-(Prognose) Daten erfolgt im LUV III des Landesschulamtes nicht.
Lehrerlisten aus PEP werden den berufsbildenden Schulen zum Zeitpunkt der Lehrkräfte-Bedarfsprüfung und der Prognoseerhebung auf von der Stellenwirtschaft (LUV IV) zur Verfügung gestellt. Diese Daten sind stichtagsbezogen und werden von den Schulen korrigiert an die Stellenwirtschaft im LUV IV zurückgegeben. Dieses Verfahren hat sich bewährt, weil hier die Absichten (Prognose) der Lehrkräfte bezüglich des Umfanges ihres Unterrichtseinsatzes im nächsten Schuljahr erfasst werden.
Für die Einrichtung des Schuljahres und die ständige bedarfsgerechte Ausstattung der Schulen während des laufenden Schuljahres wird eine Prognose-Datei benötigt, die auf Grund einer Fortschreibung der Lehrerbedarfsprüfung zum Schuljahresbeginn bereitgestellt wird. Dies ist zurzeit auf der Basis des mit LIVDaten versorgten IT-Verfahrens PEP leistbar.
Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats
Der Funktionsumfang des Benutzerprofils Schulaufsicht wie auch aller anderen Profile wird ständig den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Abwicklung der Geschäftsprozesse angepasst (siehe Stellungnahme zu Tz. 133).
Der Rechnungshof erwartet außerdem, dass die Senatsverwaltungen für Schule, Jugend und Sport und für Inneres die Möglichkeiten eines wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verbundes der Anwendung der IT-Verfahren LIV und IPV prüfen. Die Erfassung und Pflege eines weitgehend deckungsgleichen Datenbestandes und die im IT-Verfahren IPV noch geplanten Entwicklungen schließen nicht aus, dass mittelfristig wirtschaftlich lediglich eine auf die Grundfunktionalitäten reduzierte LIV-Version eingesetzt werden kann. Insofern hat die Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport
- zu untersuchen, welche funktionalen und wirtschaftlichen Auswirkungen der Einsatz beider Verfahren verursacht,
- ein Konzept für die mittelfristige Erfüllung der Personalverwaltungsaufgaben im Landesschulamt zu entwickeln,
- die Ergebnisse in die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für das Verfahren LIV einzubeziehen und
- ggf. laufend die unterschiedlichen Entwicklungsstände und technischen Standards beider Verfahren zu beachten, um im Personalverwaltungsbereich einen Wechsel des Verfahrens offen zu halten.
Der Schriftwechsel ist noch nicht abgeschlossen.
Zu T 138:
Siehe Stellungnahme zu Tz. 134.
Eine ausgeprägte Exportfunktion in LiV stellt für eine Reihe von Folgeverfahren nach speziellen Anforderungen eine Reihe von Daten zur Verfügung.
Derzeit werden aus LiV für Personal- und Lohn-/Gehaltstellen unterstützende Maßnahmen zur IPV-Einführung vorgenommen.
Diese in LIV vorhanden Schnittstelle (ASCII-Files, ACCESSDatenbanken) zum künftigen Personalbezugsverfahren IPV könnte aus Sicht des Landesschulamtes den Stammdatenaustausch in Richtung IPV realisieren.
Das LSA verfügt hier über entsprechendes Fachwissen. Siehe Stellungnahme zu Tz. 136-2. Dies betrifft ebenso das nachentwickelte IT-Verfahren IPV.
c) Gescheitertes IT-Projekt der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen für die Bearbeitung und Zahlbarmachung der Sozialhilfe
Das IT-Projekt für die Bearbeitung und Zahlbarmachung der Sozialhilfe ist gescheitert. Dadurch sind dem Land Berlin unnötige Ausgaben in Millionenhöhe insbesondere durch das für das Projekt benötigte Personal und für die Weiterführung einer Übergangslösung entstanden. Auch der erhoffte Nutzen durch den Weiterverkauf der Neuentwicklung ist nicht mehr zu erzielen.
Zudem hat sich die schwierige Arbeitssituation in den bezirklichen Sozialämtern sogar noch verschlechtert, weil die Senatsverwaltung eine von den Bezirksämtern vorgeschlagene sachgerechte Übergangslösung abgelehnt und stattdessen an dem alten unwirtschaftlichen Verfahren festgehalten hat.
Der hierzu folgende Beitrag wurde federführend von der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen erstellt.
Zur Sachverhaltsdarstellung bemerkt die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen einleitend, dass der Auftrag zur Entwicklung und Einführung des Systems BASIS3000 entsprechend dem Auftrag des Abgeordnetenhauses von Berlin erfolgte, das die hierfür benötigten Personal- und Sachmittel zur Verfügung gestellt hat. Die eingesetzten Mitarbeiter haben insbesondere die Spezifikation der technischen und fachlichen Anforderungen der Berliner Sozialämter erarbeitet, die auch weiterhin Bestand haben und unabhängig von diesem konkreten IT-Projekt benötigt werden. Insofern kann in diesem Zusammenhang nicht von unnötigen Personalausgaben gesprochen werden.
Auf Grund vertraglicher Vereinbarungen werden die Rahmen des Projektes BASIS II entstandenen Kosten, die auf den am 27. November 1997 geschlossenen Verträgen basieren, an das Land Berlin zurückfließen und auch weiterhin zweckgebunden für ein künftiges Zielsystem zur Verfügung stehen.
Zur Frage eines Übergangssystems wird in den Ausführungen zu T 143 näher eingegangen.
Durch Fehlverhalten von Verwaltungen des Landes Berlin entstehen bei IT-Großprojekten immer wieder Schwierigkeiten. In Einzelfällen mussten die Projekte sogar abgebrochen werden. Dies führt zu großen Verzögerungen beim IT-Einsatz, sodass der erwartete Nutzen erst erheblich später oder gar nicht eintritt. Zudem führt insbesondere der große personelle Einsatz in diesen Fällen zu finanziellen Nachteilen für das Land Berlin. Der Rechnungshof hat in seinen letzten Jahresberichten wiederholt über derartige Beispiele berichtet, so z. B. über das gescheiterte IT-Projekt für die Vorgangsbearbeitung im Landesamt zur Regelung offener Vermögensfragen und in den Ämtern zur Regelung offener Vermögensfragen (Jahresbericht 1997 T 555 bis 563), über schwerwiegende Mängel bei der Durchführung des Projekts Integrierte Personalverwaltung (Jahresbericht 1997 T 249 bis 261), über Probleme bei der Entwicklung eines bundesweiten automatisierten Besteuerungsverfahrens mit Hilfe des Projektes
Zu T 139:
Die Sachverhaltsdarstellung bedarf keiner Stellungnahme. Die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen stellt jedoch entgegen der Auffassung des Rechnungshofs fest, dass nicht sie mit dem IT-Projekt für die Bearbeitung und Zahlbarmachung der Sozialhilfe gescheitert ist, sondern das mit diesem Auftrag betraute Firmenkonsortium, das daher auch den vertraglich vereinbarten Schadenersatz zu zahlen hat.
Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats
FISCUS (Jahresbericht 1999 T 385 bis 396), über erhebliche Verzögerungen und Gefahren für die Wirtschaftlichkeit des IT-Projekts Integrierte Personalverwaltung (Vorjahrsbericht T 174 bis 180). Im Jahr 2000 ist die für Soziales zuständige Senatsverwaltung mit dem IT-Projekt für die Bearbeitung und Zahlbarmachung der Sozialhilfe gescheitert und hat damit erhebliche wirtschaftliche Nachteile für das Land Berlin verursacht.
In den Sozialämtern des Landes Berlin sollte Anfang der 90er Jahre mit dem Projekt BASIS I (Berliner Automatisiertes Sozialhilfe-Interaktions-System) die Arbeit mit Hilfe von Informationstechnik neu strukturiert und wirtschaftlicher gestaltet werden. Für die Bearbeitung der Sozialhilfe gab es bundesweit nur wenige IT-Programme. Die damalige Senatsverwaltung für Gesundheit und Soziales entschied sich für das IT-Verfahren Programm Soziales (PROSOZ) und führte es bis Ende 1996 in allen Berliner Bezirken ein. Allerdings entsprach PROSOZ bereits zu diesem Zeitpunkt nicht mehr dem aktuellen Stand der Informationstechnik. So hatte es z. B. keine grafische Oberfläche und konnte nur über die Tastatur gesteuert werden; eine Maus-Bedienung war nicht möglich. Deshalb hat die Senatsverwaltung zeitgleich das IT-Projekt BASIS II (Weiterentwicklung Berliner Automatisiertes Sozialhilfe-Interaktions-System) begonnen. Bis 1999 sollte das Programm BASIS3000 (Bundesweiter Allgemeiner Standard für Integrierte Sozialhilfe) entwickelt werden, um PROSOZ abzulösen. Es sollte allen Anforderungen der Sozialämter Rechnung tragen und den neuesten technischen Stand mit Hilfe von objektorientierter Programmierung widerspiegeln. Die Senatsverwaltung erhoffte sich zudem, das IT-Programm BASIS3000 anderen Kommunen verkaufen zu können. Sie hat ein Unternehmenskonsortium beauftragt, BASIS3000 zu programmieren. Der Auftragswert lag bei 15 Mio. DM.
Zu T 140:
Die Sachverhaltsdarstellung bedarf keiner Stellungnahme.
Schon zu Beginn des IT-Projekts BASIS II gab es die ersten Verzögerungen bei der Definition der Anforderungen durch die Senatsverwaltung und die Bezirke. Dadurch verschob sich die geplante Einführung des IT-Programms BASIS3000 bereits um ein Jahr. Nach den zwischen der Senatsverwaltung und dem Konsortium neu vereinbarten Zeitplänen sollte es im Oktober 1999 übergeben werden. Nach einer Testphase wollte die Senatsverwaltung im Januar 2000 mit der Einführung im Pilotbereich Bezirksamt Neukölln beginnen. Das beauftragte Konsortium konnte jedoch BASIS3000 zu dem vereinbarten Zeitpunkt nicht liefern.
Zu T 141:
Die Sachverhaltsdarstellung bedarf keiner Stellungnahme.
Die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen entschied Anfang 2000, das IT-Projekt fortzuführen, und forderte das Unternehmenskonsortium auf, den Vertrag einzuhalten.
Erst im Juli 2000 hat das Konsortium einen neuen Terminplan vorgestellt, der die Rekonstruktion der bisher entwickelten Teile des IT-Programms BASIS3000 bis Ende 2000 und die Konsolidierung bis 2001 festlegte. Danach hätte BASIS3000 frühestens bis Mitte 2004 in allen Berliner Sozialämtern eingeführt werden können. Das Unternehmenskonsortium gab jedoch im November 2000 bekannt, dass es sich nicht in der Lage sehe, BASIS3000 in der gewünschten Qualität zu liefern, und willigte ein, den Vertrag aufzulösen.
Zu T 142:
Die Sachverhaltsdarstellung bedarf keiner Stellungnahme.
Die Bezirksämter hatten sich bereits beim Bekanntwerden der erheblichen Verzögerung von BASIS3000 überlegt, wie die Bearbeitung und Zahlbarmachung der Sozialhilfe in der Zwischenzeit gewährleistet werden könnte. Ein weiterer Einsatz des bisher verwendeten IT-Programms PROSOZ kam für sie nicht in Frage, da
- es in technischer und fachlicher Hinsicht nicht mehr den Anforderungen der Bezirke genügte,
- Wirtschaftlichkeitsaspekte gegen eine Fortführung des alten Systems sprachen und
- es die ergonomischen Anforderungen nicht mehr erfüllte.
Zu T 143:
Die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen legt Wert auf die Feststellung, dass „die Bearbeitung und Zahlbarmachung der Sozialhilfe" zu keinem Zeitpunkt gefährdet war und auch heute beim weiteren Einsatz von PROSOZ/DOS nicht gefährdet ist.
Zu der von den Bezirksämtern beabsichtigten Einführung einer Übergangslösung stellt sich der Sachverhalt wie folgt dar:
Der Unterausschuss Kommunikation und Informationstechnik des Hauptausschusses (UA KIT) gab nach Erörterung des BASIS II-Sachstandes am 21.