Dem Land Berlin ist durch die verspätete Zahlung ein Schaden in der genannten Höhe

Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats

Das Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf nimmt wie folgt Stellung:

Die Forderung der Unfallkasse Berlin bezüglich der Säumniszuschläge i. H. v. 16 748,- DM bestehen zu Recht.

Dem Land Berlin ist durch die verspätete Zahlung ein Schaden in der genannten Höhe entstanden.

Nach Einschätzung der Amtsleitung sind die verspäteten Zahlungen weder auf Vorsatz noch auf grobe Fahrlässigkeit, sondern entscheidend darauf zurückzuführen, dass 1999 erstmalig Vorschüsse auf die Umlagebeiträge der Unfallkasse Berlin zu leisten waren.

Die verspäteten Zahlungen waren daher auch keine Einzelfälle, sondern betrafen zahlreiche Bezirke im Land Berlin.

Er wird darauf hingewiesen, dass alle Zahlungen an die Unfallkasse Berlin im Jahre 2000 termingerecht erfolgt sind.

Der Vorgang ist zur weiteren Bearbeitung hinsichtlich der dienst- und haftungsrechtlichen Konsequenzen zuständigkeitshalber an den Personalservice des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf abgegeben worden.

Eine abschließende Entscheidung von dort liegt noch nicht vor.

Durch Säumigkeit vieler Verwaltungen sind erhebliche Zahlungsverpflichtungen entstanden. So hat das Bezirksamt Reinickendorf, Abteilung Finanzen, Schule und Kultur, den Rechnungshof im Februar 2000 darüber unterrichtet, dass die UKB mit Bescheid vom 16. September 1999 Säumniszuschläge von 53 080 DM (nach Widerspruch reduziert auf 46 445 DM) erhoben hat. Obwohl die UKB mit Bescheid vom 17. Dezember 1998 dem Bezirksamt Reinickendorf die Beträge und Zahlungstermine für die erstmalig von 1999 an dezentral veranschlagten, von den Bezirken für die Umlagegruppe 42 ­ Schüler an öffentlichen allgemeinbildenden Schulen ­ zu leistenden vierteljährlichen Vorschusszahlungen auf den Umlagebeitrag mitgeteilt und insbesondere auf die sich aus § 24 Abs. 1 SGB IV ergebenden Konsequenzen bei nicht termingemäßer Zahlung aufmerksam gemacht hatte, sind insbesondere die zweite und dritte Rate verspätet gezahlt worden. Nach Mitteilung des Bezirksamts Reinickendorf ist das Versäumnis auf die unverhältnismäßig hohe Arbeitsbelastung des verantwortlichen Bereiches und längere Ausfallzeiten der Mitarbeiter und auf die dadurch notwendige Übertragung von Aufgaben auf dafür zumindest teilweise nicht qualifiziertes Personal zurückzuführen; die notwendige Übersichtlichkeit für die erforderliche Wiedervorlage des Zahlungsvorgangs sei deshalb bei den mit der Aufgabe betrauten Mitarbeitern nicht mehr gegeben gewesen.

Zu T 194:

Das Bezirksamt Reinickendorf nimmt wie folgt Stellung:

Siehe zu 195

195 Der Rechnungshof hat das Bezirksamt Reinickendorf aufgefordert, insbesondere wegen der fünfmonatigen Fristüberschreitung dienst- und haftungsrechtliche Maßnahmen gegen alle am Vorgang beteiligten Dienstkräfte ­ auch Leitungskräfte ­ einzuleiten. Er hat darauf verwiesen, dass die vorgetragenen Entlastungsgründe nicht stichhaltig sind. Der Abteilung Finanzen, Schule und Kultur war die Zahlungsverpflichtung durch die erstmalige Veranschlagung im Haushaltsplan 1999, durch den bei der Senatsverwaltung für Finanzen gestellten Antrag auf Verstärkungsmittel für Titel 656 04 in Höhe von 283 000 DM und durch den vorläufigen Ausgleich dieses Mehrbedarfs im Wege der Deckungsfähigkeit als Vorgang von besonderer Bedeutung bekannt. Vor allem der Antrag auf Verstärkungsmittel lässt die Zahlungsverpflichtung gegenüber der UKB (Zahlungsbeträge und Zahlungstermine) nicht als Routinefall erscheinen. Der Beauftragte für den Haushalt musste nach Nr. 3.1.2.1 in Verbindung mit Nr. 3.3.4 AV § 9 LHO hierüber Kenntnis gehabt haben. Der Rechnungshof hat darauf aufmerksam gemacht, dass auch ein Einsatz nicht qualifizierten Personals im Regelfall einen Schuldvorwurf gegen die verantwortlichen Vorgesetzten begründet. Der Schriftwechsel mit dem Bezirksamt Reinickendorf über dienst- und haftungsrechtliche Konsequenzen ist noch nicht abgeschlossen.

Zu T 195:

Das Bezirksamt Reinickendorf nimmt wie folgt Stellung: Beitragspflichtig hinsichtlich des Bescheides der Unfallkasse Berlin vom 17. Dezember 1998 ­ Umlagegruppe 42 ­ war das Schulamt Reinickendorf. Dies bedeutet, dass der Bescheid der Unfallkasse Berlin im Schulamt zu bearbeiten war und insbesondere dort sichergestellt werden musste, dass die einzelnen Zahlungstermine der festgesetzten Vorschusszahlungen pünktlich, d. h. zu den festgesetzten Zahlungsterminen erfolgten.

Dies konnte in der Weise erfolgen, dass die Akte nach Zahlung der ersten Rate zu den Fälligkeitsterminen der Folgeraten jeweils rechtzeitig vorher auf Wiedervorlage gelegt worden wäre, um dann die einzelnen Zahlungsvorgänge rechtzeitig durchzuführen.

Ebenso hätte der gesamte Vorgang nach Eingabe in die EDV im Rahmen des Anwenderprogramms ProFiskal als „wiederkehrende Zahlung" eingeordnet werden können. Dies hätte zur Folge gehabt, dass die vorgegebenen Zahlungstermine für die Folgeraten automatisch vom Programm berücksichtigt worden wären und nach einmal erfolgter Freigabe dann auch die Zahlungen an die Unfallkasse Berlin automatisiert worden wären.

Diese Bearbeitungsschritte ­ bis hin zur Überprüfung der tatsächlich erfolgten Zahlungen ­ waren in der Wirtschafts- und Rechnungsstelle des Schulamtes zu erbringen.

Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats

Zu trennen hiervon ist die haushaltsmäßige Absicherung der zu erbringenden Zahlungen. Auch hier ist es zwar Aufgabe der Wirtschafts- und Rechnungsstelle des Schulamtes dafür Sorge zu tragen, dass Zahlungen nur insoweit vorgenommen wurden, wie auch im Haushaltsplan Mittel hierfür veranschlagt sind. Ist demhingegen zu erkennen, dass die veranschlagten Mittel nicht ausreichen werden, ist es die Aufgabe der Wirtschafts- und Rechnungsstelle, diesen Umstand der für den Haushalt der Abteilung Jugend und Schule verantwortlichen Dienststelle mitzuteilen.

Diese wiederum hat gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern des Haushaltsamtes für die haushaltsmäßige Absicherung zu sorgen, insbesondere durch Bereitstellung der erforderlichen Mittel.

Die haushaltsmäßige Mittelabsicherung obliegt demnach der für den Haushalt der Abt. Jugend und Schule verantwortlichen Person im Zusammenwirken mit dem Haushaltsamt. Die Bewirtschaftung der Mittel gehört hingegen (im vorliegenden Fall) zum Aufgabenbereich der Wirtschafts- und Rechnungsstelle.

Die Nichtbeachtung der im Leistungsbescheid der Unfallkasse Berlin vom 17. Dezember 1998 festgesetzten Zahlungstermine fällt in den Verantwortungsbereich der Wirtschafts- und Rechnungsstelle des Schulamtes.

Dort ist fehlerhaft nicht anerkannt worden, dass dieser Bescheid schon verbindliche Zahlungstermine für sämtliche im Haushaltsjahr 1999 fälligen Vorschusszahlungen enthielt. Die Unfallkasse Berlin war danach nicht in der Pflicht, nochmals gesonderte Zahlungsaufforderungen zu den jeweiligen Fälligkeitsterminen zu versenden. Der Bescheid der Unfallkasse Berlin vom 17. Dezember 1998 war insoweit eindeutig und unmissverständlich.

Die Tatsache dieser „Folgewirkungen" des Bescheides der Unfallkasse Berlin vom 17. Dezember 1998 war von besonderer Bedeutung, sowohl deswegen, weil hier bereits Zahlungstermine verteilt auf das gesamte Haushaltsjahr 1999 festgelegt worden sind, aber auch deshalb, weil die einzelnen Vorschussleistungen mit jeweils 663 500,00 DM auch der Höhe wegen herausgehoben waren. Insoweit war für die Bearbeitung eines derartigen Vorganges neben der Sachbearbeiterebene auch die Ebene der Gruppenleitung erforderlich.

Es sind deshalb Verantwortlichkeiten auf der Ebene der Sachbearbeitung, der Gruppenleitung und der Amtsleitung berührt.

Die Personal- und Bearbeitungssituation in der Wirtschaftsund Rechnungsstelle des Schulamtes stellte sich bei Eingang des Bescheides der Unfallkasse Berlin im Januar 1999 wie folgt dar:

a) Die Amtsleiterin, Frau F.-W., war im Januar 1999 mit der Beitragsangelegenheit der Unfallkasse Berlin nicht befasst.

Der Bescheid der Unfallkasse Berlin trägt selbst auch keine Bearbeitungsvermerke der Amtsleiterin; auch der Vorgang des Schulamtes gibt hier keine Bearbeitungshinweise. Die Amtsleiterin hat in ihrer Anhörung hierzu ausgesagt, dass der Bescheid der Unfallkasse Berlin nicht über ihren Tisch gegangen sei und dass dies daran liegen könne, dass die Verantwortliche für den Haushalt der Abteilung Jugend und Schule, Frau D., seinerzeit die Postmappe mit dem Bescheid der Unfallkasse Berlin direkt auf die Wirtschafts- und Rechnungsstelle des Schulamtes ausgezeichnet habe. Den Bescheid der Unfallkasse Berlin habe sie erst nach Eingang der Zahlungserinnerung der Unfallkasse Berlin vom 28. Juli 1999 gesehen und sei dann auch erstmals mit dem Vorgang und der im Januar 1999 erfolgten ersten Ratenzahlung befasst worden.

b) Der Gruppenleiter der Wirtschafts- und Rechnungsstelle, Herr B., hat am 15. Januar 1999 nach langer (ca. einjähriger) Krankheit seinen Dienst wieder aufgenommen, Herr B. war nach Einschätzung der Amtsleiterin gleichwohl noch nicht voll belastbar und benötigte zunächst Orientierung bezüglich sämtlicher anstehender Aufgaben. Herr B. war im Januar 1999 nicht mit dem Leistungsbescheid der Unfallkasse Berlin befasst.

c) Der stellvertretende Gruppenleiter der Wirtschafts- und Rechnungsstelle, Herr H., hat seinen Dienst in dieser Stelle am 1. November 1998 aufgenommen. Neben der notwendiJahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats gen Einarbeitungszeit war er zunächst mit dem Rechnungsabschluss für 1998 befasst und hiermit außergewöhlich belastet. Daneben hatte Herr H. noch die Sachbearbeiterinnen der Wirtschafts- und Rechnungsstelle anzuleiten und deren Aufgabenerfüllung zu überwachen. Als Herr H. zum 1. November 1998 seine Stelle antrat, gab es keine Übergabe der Geschäfte, da der Amtsvorgänger bereits seit 29. Oktober 1998

(fortlaufend für ca. ein halbes Jahr) krankgeschrieben war.

Herr H. stellte zudem nach Arbeitsaufnahme erhebliche Bearbeitungsrückstände seines Vorgängers fest.

d) Auch im Bereich der Sachbearbeitung der Wirtschafts- und Rechnungsstelle des Schulamtes waren neben der allgemein bekannten hohen Arbeitsbelastung krankheitsbedingte Ausfälle zu verzeichnen; unabhängig hiervon war im Januar 1999 die Situation dennoch so, dass auf Weisung des stellvertretenden Gruppenleiters, Herrn H., die vorbereitenden Aufgaben zur Anweisung der ersten Rate durch die Sachbearbeiterin Frau P. zügig erledigt worden sind.

Die weitere Prüfung der Verantwortlichkeiten beschränkt sich deshalb auf

- die Tätigkeit des stellvertretenden Gruppenleiters der Wirtschafts- und Rechnungsstelle

- im begrenzten Umfang auf die Tätigkeit des Gruppenleiters der Wirtschafts- und Rechnungsstelle

- auf die Aufsichtstätigkeit der Amtsleiterin des Schulamtes.

Würdigung der Verantwortlichkeiten

1. Der stellvertretende Gruppenleiter der Wirtschafts- und Rechnungsstelle des Schulamtes, Herr H., hätte erkennen müssen, dass der Leistungsbescheid der Unfallkasse Berlin vom 17. Dezember 1998 nicht nur die Fälligkeit der ersten Rate im Januar 1999, sondern bereits auch die Fälligkeiten der drei Folgeraten verbindlich festgelegt hat. Demhingegen hat Herr H. offensichtlich sein Hauptaugenmerk auf die Höhe des Gesamtvorschusses für des Jahr 1999 gerichtet und sofort mit den im Haushaltsplan 1999 dafür veranschlagten Mitteln abgeglichen. Auch die Anweisung der ersten Vorschussrate hat er davon abhängig gemacht, dass zunächst die veranschlagten Mittel der nunmehr vorgelegten Jahresforderung angepasst würden. Erst nachdem Herr H. sich davon überzeugt hatte, dass die Verantwortlich für den Haushalt der Abteilung Jugend und Schule insoweit eine Aufstockung der im Haushaltsplan 1999 veranschlagten Mittel bewirkt hatte, gab er seinerseits der Auftrag zur Anweisung der ersten Rate an die Sachbearbeiterin Frau P. weiter.

Diese Bearbeitungsweise ist zwar prinzipiell nicht zu beanstanden, birgt allerdings die Gefahr in sich, dass nahe gesetzte Zahlungstermine hierbei außer Acht gelassen werden ­ wie geschehen. Hier scheint verkannt worden zu sein, dass die haushaltsrechtliche ­ interne ­ Absicherung durch den Haushaltsplan Zahlungsverpflichtungen im Außenverhältnis grundsätzlich nicht berühren. Auch dann, wenn im Haushaltsplan überhaupt keine Veranschlagung vorhanden gewesen wäre, wäre dennoch eine berechtigte Forderung im Außenverhältnis zu erfüllen gewesen, weil Dritten gegenüber mangelnde Haushaltsmittel grundsätzlich bei berechtigten Forderungen nicht entgegengehalten werden können.

Möglicherweise hat Herr H. bei erster Beurteilung des Leistungsbescheides der Unfallkasse Berlin aber doch auch die Folgeverpflichtungen erkannt und musste, um sie in das EDV-System ProFiskal eingeben zu können, zunächst für eine haushaltsmäßige Absicherung sorgen. Dann wäre zwar seine Vorgehensweise prinzipiell richtig gewesen ­ weil ProFiskal die Jahresforderung nur dann akzeptiert hätte, wenn sie auch haushaltsmäßig abgesichert gewesen wäre ­ aber für eine derartige Annahme gibt es im gesamten Vorgang der Wirtschafts- und Rechnungsstelle keine Hinweise. Ganz im Gegenteil haben sämtliche befragten Mitarbeiter erklärt, dass bislang zu dieser Verfahrensweise einer automatischen Ratenzahlung (wiederkehrende Zahlungen) im Schulamt keine Veranlassung bestand und deshalb von dieser Möglichkeit auch nie Gebrauch gemacht worden war. Es ist deshalb eher anzunehmen, das Herr H.