Insgesamt muss im LAGeSo kurz oder mittelfristig mit der Rückkehr von 38 Beurlaubten

Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats

8. Ebenfalls sind Stellen freigehalten worden für vorübergehend Erwerbsunfähige und für beurlaubte Beschäftigte, sofern mit deren Rückkehr in absehbarer Zeit zu rechnen war. Teilweise wurden, wie erwähnt, als Ersatzkräfte für die Beurlaubten Personalüberhangkräfte eingesetzt. So ist das Entstehen von neuem Personalüberhang vermieden worden, obwohl bei Beurlaubung für die Dauer von länger als einem Jahr die Stellen hätten wiederbesetzt werden können.

Insgesamt muss im LAGeSo kurz oder mittelfristig mit der Rückkehr von 38 Beurlaubten bzw. vorübergehend Erwerbsunfähigen gerechnet werden.

Abschließend ist festzuhalten, dass die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen und ihre Vorgängerverwaltung eine der wenigen Verwaltungen ist, die ihre Globalsumme eingehalten hat. Die in den vorstehenden Punkten aufgeführten Maßnahmen zeigen, wie dieses Ergebnis möglich war.

Für das LAGeSo darf das im Grunde musterhafte Verhalten nicht von Nachteil sein. Sicherlich mussten und müssen mit dem Globalsummensystem Erfahrungen gesammelt werden. Insoweit kann nicht ausgeschlossen werden, dass manchmal übervorsichtig (und damit kostensparend) reagiert wurde. Die Tatsache, dass sich das Landesamt gegenüber seinen Fachabteilungen in der vom Rechnungshof dargestellten Weise restriktiv verhalten hat, hat im Bereich der Personalausgaben für das Land Berlin positiv gewirkt. Das LAGeSo hat eine erfolgreiche Personalwirtschaft betrieben.

Die vorhanden gewesenen bzw. noch vorhandenen Stellenspitzen dienten ebenfalls der Finanzierung von Personalüberhängen; daneben wurde es im Sinne einer vorausschauenden Personalwirtschaft für unabdingbar gehalten, Stellenspitzen zu bilden, da sich im Zuge von Neuorganisationen immer wieder die Notwendigkeit von Stellenneubewertungen ergibt, die zu einem großen Teil zu Stellenhebungen geführt haben bzw. führen. Auch wurden in der Vergangenheit höherwertige Stellen bzw. auch in größerem Umfang Stellenanteile dazu genutzt, Mitarbeiter/innen auf diese umzusetzen, um die Einsparungen sofort kostenwirksam erbringen zu können bzw. keine kW-Stellen im Haushalt ausweisen zu müssen. Auch bei dem großen Anteil von Teilzeitkräften kam und kommt es immer wieder zu Arbeitszeiterhöhungen, auf die ein Anspruch besteht und für die im Interesse der Beschäftigten, der Abteilungen und letztendlich auch des Berliner Landeshaushalts jeweils freie, gegebenenfalls eben auch höherwertige Stellenanteile genutzt wurden, um konkrete Personalüberhangsituationen zu vermeiden. Insgesamt ist es nicht verfehlt, im Sinne einer vorausschauenden Personalplanung und Personalwirtschaft mit diesem Ansatz gearbeitet zu haben. Freie Stellen sowie Stellenspitzen sind auch eingesparte Haushaltsmittel und im Rahmen der Verwaltungsreform werden keine Personalmittel vorausschauend vorgehalten, wenn dies zur Konsequenz hat, dass dies gerügt wird und zu zusätzlichen Stellenwegfällen führt.

Trotz der geschilderten Finanzprobleme und der dargestellten Notwendigkeit zum Freihalten von Stellen sollen neben den vom Rechnungshof bereits genannten 50 Stellen zusätzlich noch in 2001 weitere 25,09 Stellen haushaltswirksam abgesetzt werden.

Auch in den Folgejahren sind Stelleneinsparungen in nicht unerheblichem Umfang zu erwarten. gaben perspektivisch auszugleichen. Diese Auffassung ist in mehrfacher Hinsicht nicht sachgerecht. Nach § 17 LHO dürfen Stellen nur für die Wahrnehmung von Daueraufgaben ausgewiesen werden. Das Vorhalten ­ teilweise mehrjährig ­ freier Stellen weitet das Haushaltsvolumen aus und steht den Einsparzielen des Landes Berlin und einer nachhaltigen Verschlankung der Verwaltung entgegen.

Das LAGeSo hat seit seiner Errichtung 23 Aufgabengebiete höher bewertet. Davon hat es 16 Höherbewertungen mit Aufgabenübertragungen infolge der Abschichtung und der Ausweitung von Kompetenzen bei der LuV-Bildung begründet.

Den LuV fehlten jedoch weiterhin wesentliche Kompetenzen nach dem Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz einschließlich der dezentralen Ressourcenverantwortung. Der Rechnungshof beanstandet, dass Aufgabengebiete bereits höher bewertet wurden, bevor die Aufgaben und die entsprechende Verantwortung vollständig übertragen waren. Er hat vom LAGeSo gefordert, dass die Aufbau- und Ablaufstrukturen insbesondere in den Bereichen, deren Stellen höher bewertet wurden, analysiert, Aufgaben abschließend übertragen und durch die Verschlankung der Fachbereiche die notwendigen Einsparungen vorgenommen werden. Das LAGeSo bestätigt,

Zu T 259:

Von den vom Rechnungshof angesprochenen 23 höher bewerteten Aufgabengebieten, sind 16 mit der Abschichtung und der Ausweitung von Kompetenzen bei der „LuV-Bildung" begründet worden. Die restlichen 7 Höherbewertungen standen nicht im Zusammenhang mit der Bildung des LAGeSo, sondern waren aus anderen Gründen zwingend erforderlich.

Bei den genannten 16 Aufgabengebieten sind allerdings auch losgelöst von der Bildung des LAGeSo Aufgabenveränderungen eingetreten.

Inwiefern vorgesehene organisatorische Änderungen, zu denen gegebenenfalls auch die Rücknahme bisher übertragener Querschnittsaufgaben gehören, zur Verschlankung der Fachbereiche führen und darüber hinaus auch andere, das Verfahren Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats positiv beeinflussende Maßnahmen ergriffen werden, kann derzeit immer noch nicht wegen des noch laufenden Prozesses abschließend beurteilt werden. Auf jeden Fall findet mit der Organisationsfindung auch eine Aufgabenanalyse statt, deren Ziel es ist, zu vereinfachen, Doppelarbeit abzubauen und Einsparungen vornehmen zu können. dass es zurzeit noch nicht abschließend beurteilen könne, in welchem Umfang vorgesehene Organisationsänderungen zur Verschlankung der Fachbereiche und damit zu Einsparungen führen.

Personalangelegenheiten werden innerhalb des LAGeSo von drei verschiedenen Organisationseinheiten wahrgenommen (Büroleitung und Personalwirtschaftsstelle der Serviceeinheiten sowie Büroleitungen der LuV). Es werden durchschnittlich 87 Beschäftigte (zwischen 47 und 171) von einer Dienstkraft in den Büroleitungen betreut. Diese Spanne lässt keinen Rückschluss auf Umfang und Qualität der Aufgabenwahrnehmung zu, da die Aufgaben nicht vergleichbar zugeordnet und abgegrenzt sind. Je nach Sachverhalt werden alle Vorgänge der Büroleitungen von der Personalwirtschaftsstelle kontrolliert, korrigiert oder abschließend bearbeitet, gleichzeitig werden partiell die Aufgaben der Büroleitung für die Serviceeinheiten mit wahrgenommen. Insoweit hat das LAGeSo die Stellenausstattungen der Personalwirtschaftsstelle und der Büroleitung im Zusammenhang zu prüfen und neu abzugrenzen. Die pilothaft für ein Jahr abgeschlossenen Servicevereinbarungen enthalten wiederum keine klaren Zuständigkeitsabgrenzungen und entsprechen nicht dem GVPl. Die Aufgaben, die Gegenstand der Servicevereinbarung sind, werden weiterhin mehrfach erledigt. Zusätzlich ist in Fragen des Personalmanagements nun auch der Steuerungsdienst zu beteiligen.

Damit sind die Zuständigkeiten teilweise über drei Bereiche verteilt, ohne dass die Aufgaben konkret abgegrenzt sind. Die Entscheidung, wo eine Aufgabe zweckmäßiger erledigt wird, hätte das LAGeSo längst treffen müssen, zumal die dezentralen Büroleitungen bereits mehr als zwei Jahre bestehen.

Durch Schulung und Beratung hätte ihnen das notwendige Fachwissen schneller vermittelt werden müssen. Dabei ist zu beachten, dass das Konzept der Verwaltungsreform den LuV die Verantwortung, nicht aber unbedingt die Durchführung der Querschnittsaufgaben zuweist. Trotz der verstärkten Verlagerung der Querschnittsaufgaben in die Büroleitungen der LuV weist der GVPl 2000 für die Personalwirtschaftsstelle zwei zusätzliche Sachgebiete (mit jeweils 0,5 Stellen der BesGr. A 11 und A 8) aus, für die weder eine Aufgabenbeschreibung noch eine Einrichtungsverfügung vorlag. Diese Stellenausweitung ist nicht sachgerecht. Der Rechnungshof hat das LAGeSo aufgefordert, die vielfältige Beteiligung der Büroleitung und der Personalwirtschaftsstelle der Serviceeinheiten kritisch zu untersuchen, die Aufgaben auf das erforderliche Maß zu reduzieren und unverzüglich klar abzugrenzen.

Nach Einschätzung des Rechnungshofs können damit in der Personalwirtschaftsstelle und der Büroleitung der Serviceeinheiten mindestens 3,5 Stellen eingespart werden. Das LAGeSo erklärte seine Bereitschaft, den Betreuungsgrad von Beschäftigten pro Mitarbeiter in der Büroleitung anzupassen und Personaleinsparungen als Ergebnis der zurzeit noch laufenden Diskussion über die Aufgabenzuordnung und -abgrenzung mit den LuV vorzunehmen.

Zu T 260:

Die Schnittstellen zwischen den Abteilungen (LuV) und der SE und in diesem Zusammenhang auch die Stellenausstattung der Personalwirtschaftsstelle und der dezentralen Büroleitungen wurden inzwischen überprüft und abgegrenzt. Dies entsprach auch den Wünschen der Abteilungen (LuV), mit denen einvernehmlich eine weitestgehende Konzentration auf die originären Fachaufgaben mit einer professionellen logistischen und operativen Unterstützung durch die Serviceeinheit bei den Querschnittsaufgaben vereinbart wurde. Ein entsprechendes Konzept sieht vor, die bislang nicht trennscharf abgegrenzten Querschnittsaufgaben (z. B. Beratung und Begleitung bei Stellenausschreibungen und -auswahlverfahren, bei der Erstellung von Anforderungsprofilen und BAKs und Bewertung der Stellen einschließlich Beratung stellenwirtschaftlicher Möglichkeiten, Umsetzung der AV BVVD, Beratung/Begleitung von Personalüberhang, Aus- und Fortbildungskonzept, Gesundheitsmanagement, Umsetzung des Frauenförderplans, Beratung und Begleitung bei Altersteilzeit/ Prämien) im Servicebereich zu konzentrieren. Diese Aufgaben sollen unter Vermeidung von Doppelarbeit intensiviert werden, um die Qualität der Arbeit im Landesamt insgesamt zu steigern.

Neue gesetzliche Vorgaben sollen kompetent erfüllt werden, die bislang aus kapazitiven Gründen nicht in dem gebotenen Umfang Berücksichtigung fanden.

In diesem Zusammenhang wird auch der Betreuungsgrad von Beschäftigten pro Mitarbeiter in der Büroleitung angepasst.

Die Konzentration von Querschnittsaufgaben in der SE mit einem sachkompetenten und effizienten Service für die Fachabteilungen entspricht im Übrigen der dezentralen Ressourcenverantwortung im Landesamt. Der Rechnungshof weist zu Recht darauf hin, dass die Durchführung von Querschnittsaufgaben nicht zwingend auch den Abteilungen (LuV) selbst obliegen muss. Die Verantwortung bleibt unverändert bei den Abteilungen (LuV), die sich nur verstärkt aus den bereits dargestellten Gründen der Servicebereiche bedienen werden. Die zentrale Wahrnehmung von Aufgaben bei quantitativ und qualitativ gestiegenen Anforderungen wird rechnerisch auch weniger zusätzliches Personal benötigen als bei einer dezentralen Wahrnehmung. Denn im Zuge der Herausbildung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung wurden in den Fachabteilungen zur Unterstützung der Abteilungsleitung Stabstellen (Büroleitungsaufgaben, Haushalt, KLR, IT-Bereichskoordination etc.) aufgebaut, die sich in ihrer personellen Stärke an der jeweiligen Abteilungsgröße und

­ zunehmend ­ daran orientierten, sämtliche Querschnittsaufgaben in Personal-/Personalwirtschaftsangelegenheiten unabhängig von der Häufigkeit und Bedeutsamkeit von Arbeitsvorgängen und Arbeitsinhalten möglichst kompetent selbst und eigenverantwortlich wahrnehmen zu können. Diese Entwicklung löste zunehmend Personalforderungen der Abteilungen (LuV) für die Stabsstellenbereiche aus.

Der Steuerungsdienst ist mit dem Neuzuschnitt der Aufgaben im Leitungsbereich zum 1. Januar 2001 bei gleichzeitigem Personalrückgang nicht mehr mit Fragen des Personal- und Qualitätsmanagements befasst, so dass Zuständigkeiten auch insoweit klar verteilt sind.

Die zusätzlich im Geschäftsverteilungsplan zugewiesenen Stellen (mit jeweils 0,5 Stellen der BesGr. A 11 und A 8) sind nur hinsichtlich der 0,5 Stelle A 8 in Form einer 0,5 Angestelltenstelle der Vgr. V c/V b BAT ­ wie bereits vorab dargestellt ­ für die Umsetzung und Fortführung/Pflege von APW in Anspruch genommen worden. Zudem ist die Stelleninhaberin für die Abrechnung von Dienstreisen für alle Abteilungen zuständig.

Diese Aufgabe wird erst seit dem 1. Juni 2000 vollständig und selbständig vom LAGeSo wahrgenommen. Die weitere 0,5 Stelle der BesGr. A 11 wurde einem Aufgabengebiet unterlegt, das infolge Aufgabenneuverteilung und durch den Weggang einer Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats

Mitarbeiterin in die Abteilung VII von BesGr. A 10 nach BesGr.

A 11 gehoben wurde. Der freiwerdende 0,5 Stellenanteil der BesGr. A 10 wurde zur dauerhaften Unterbringung einer Personalüberhang-Kraft in der Arbeitsgruppe „OrdnungswidrigkeitenAngelegenheiten" des Servicebereichs Recht verwendet.

Einsparungen werden als Ergebnis der nunmehr festgelegten Aufgabenverteilung Abteilungen (LuV) ­ Serviceeinheit durchaus zu erreichen sein. Allerdings wird in diese Prüfung auch die Abschichtung des Bereichs „Arbeitsmarktinstrumente in Landesregie" von der Senatsverwaltung zum LAGeSo als Abteilung VII mit ca. 100 Mitarbeitern zum 15. Oktober 2000 einzubeziehen sein. Hierfür wurde kein Personalausgleich für die Querschnittsaufgaben (Einrichtung eines Aufgabengebietes „Büroleitung der Abteilung VII") von der Senatsverwaltung zur Verfügung gestellt, weil diese Aufgabe in der ehemaligen für Arbeit zuständigen Senatsverwaltung zentral mit einem nicht mehr quantifizierbaren Personalaufwand wahrgenommen wurde bzw. Aufgaben von Personalüberhangkräften und z. A.-Beamte mit erledigt wurden. Der Servicebereich Personal hat deshalb aus seinem Personalpotenzial 0,63 Stelle einschließlich Stelleninhaberin der Abteilung VII für die Wahrnehmung der Büroleitungsaufgaben zur Verfügung gestellt.

Das Landesamt hatte mehrfach ­ auch in den gemeinsamen Gesprächen mit dem Rechnungshof ­ betont, dass mit der Einführung neuer Strukturen zum 1. Januar 2000 (Steuerungsdienst, Abteilungen [LuV], Serviceeinheiten) das Jahr 2000 ein Experimentierjahr sein würde, dessen Erfahrungen in die dann endgültige Organisationsstruktur einfließen müsste. Dieser Prozess wurde im Wesentlichen abgeschlossen. Entgegen der Auffassung des Rechnungshofs wird die Dauer des Veränderungsprozesses keineswegs für zu lang gehalten. Im Gegenteil, die Entwicklung im letzten Jahr war notwendig und zielführend. Die Kritik des Rechnungshofs kann vor diesem Hintergrund nicht akzeptiert werden.

Die Arbeitsgruppe „Haushalt" war zur Zeit der Untersuchung mit 7,5 Stellen besetzt. Ihre hohe Auslastung war wegen aktueller Sonderaufgaben ­ Vorarbeiten zur LuV-Bildung, Vorbereitung und Umsetzung der Einnahmebewirtschaftung in ProFISKAL ­ nicht repräsentativ. Die Aufgaben der Arbeitsgruppe sind in der Servicevereinbarung gleichfalls nur vorläufig geregelt und sollen zunächst im bisherigen Umfang fortgeführt werden. Der GVPl weist allerdings in einem Sachgebiet Grundsatzarbeit im Kassenwesen, für Regressfragen und für die Einführung des Euro aus. Zusätzlich werden Aufgaben für die Investitionsplanung erledigt, für die aber ohnehin ein anderes Sachgebiet zuständig ist. Es wurde nicht belegt, dass für diese Aufgaben ein halbes Sachgebiet der BesGr. A 11 erforderlich ist. Der Rechnungshof hat die Erwartung geäußert, dass das LAGeSo diese Tätigkeiten aufgabenkritisch überprüft und die halbe Stelle einspart. Das LAGeSo wendete ein, dass die Beschreibung auf einem fehlerhaften GVPl beruhe, dass die Arbeitsgruppe inzwischen zusätzliche Aufgaben wahrnehme, ohne diese jedoch im Einzelnen zu erläutern.

Der Rechnungshof hält daher seine Forderung aufrecht.

Zu T 261:

Der Aufgabenumfang in der Arbeitsgruppe ist durch die seit Herbst 2000 zusätzlich zu betreuende neue Abt. VII des Landesamtes (Kapitel 11 02) mit einem Haushaltsvolumen (Ausgaben) von rund 120 Mio. DM in beträchtlichem Umfang gestiegen. Die Wahrnehmung dieser hinzugekommenen Aufgabe wird jedoch ohne zusätzliches Personal bewältigt.

Insofern werden hier keinerlei Einsparmöglichkeiten gesehen.

IT-Dienstleistungen werden im LAGeSo zentral durch die Serviceeinheit IT und dezentral in den einzelnen LuV durch Anwendungssystembetreuer und Bereichskoordinatoren erbracht. Die Zuordnung von Stellen und Zuständigkeiten ist nicht einheitlich geregelt, sodass die IT-Aufgaben unterschiedlich in Quantität und Qualität wahrgenommen werden.

Dies führt zu Verzögerungen und erschwert eine effiziente Aufgabenwahrnehmung durch die Serviceeinheit IT und im dezentralen Bereich. Der Rechnungshof hat deshalb gefordert, die bereits vorhandenen Regelungen zur Aufgabenwahrnehmung im IT-Bereich umzusetzen, spezielle IT-Aufgaben durchgängig der Serviceeinheit IT zuzuordnen, die Aufgaben einheitlich zu ordnen und die Mitarbeiter den IT-Aufgaben entsprechend zu qualifizieren. Dabei erwartet er, dass die Aufgabenzuweisungen an zwei Stellen, die keiner IT-Funktionsgruppe zugeordnet sind, überprüft werden und wegfallen. Das LAGeSo hat zwischenzeitlich zugesagt, die Zuständigkeiten zu prüfen, und dazu erste Maßnahmen getroffen.

Zu T 262:

Die Sachverhaltsdarstellung bedarf keiner Stellungnahme.

Der Hinweis, dass sich die personelle Ausstattung des LAGeSo im konzeptionellen Rahmen des IT-Stellen-Konzepts befindet, lässt den Umkehrschluss zu, dass dieser Rahmen noch nicht voll ausgeschöpft wird.

Die festgestellten qualitativen und quantitativen Unterschiede in der Aufgabenstellung und -wahrnehmung bei den IT-Bereichskoordinatoren sind zum Teil mit den unterschiedlichen Aufgaben und Fachverfahren der einzelnen Abteilungen (LuV) zu erklären.

Daneben spielen auch die unterschiedlichen Erfahrungen und Qualifikationen der einzelnen IT-Bereichskoordinatoren eine Rolle.

Das LAGeSo hat eine weitere Vereinheitlichung der Aufgabengebiete der Bereichskoordinatoren erreicht und wird mit der Aufgabenaufteilung zwischen Abteilungen (LuV) und SE in der Servicevereinbarung IT fortfahren.