Die in der Abteilung IV beanstandeten zwei Stellen zur ITBetreuung insbesondere zur Hardwarebetreuung sind Stellen der Vgr

Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats

Anzumerken ist hierbei, dass es für das LAGeSo auf Grund der Vielzahl seiner Standorte ohnehin sehr schwierig ist, ­ wie gefordert ­ auf personelle Engpässe zu reagieren und die Bereichskoordinatoren dem Arbeitsaufwand nach einzusetzen. Die Fortbildung der IT-Bereichskoordinatoren im Rahmen der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung fällt vorrangig in den Zuständigkeitsbereich der Abteilungen (LuV). Der Servicebereich IT unterstützt diese jedoch durch regelmäßige Dienstbesprechungen, „Inhouse"-Schulungen und Vermittlung entsprechender Fortbildungsangebote.

Die in der Abteilung IV beanstandeten zwei Stellen zur IT-Betreuung (insbesondere zur Hardwarebetreuung) sind Stellen der Vgr. VII/VI b BAT. Die Mitarbeiter (inzwischen reduziert auf einen Mitarbeiter) werden zur Unterstützung des IT-Bereichskoordinatoren bei der Hardwarebetreuung eingesetzt.

Der IT-Bereichskoordinator der Abteilung IV hat mehr als 200

Endgeräte, davon allein ca. 170 OSAV- und 15 ProFiskal-Anwender, zu betreuen und benötigt dafür entsprechende personelle Kapazitäten. Für die Endgerätebetreuung im „first-level-support" sind gemäß der Servicevereinbarung IT die Abteilungen (LuV) zuständig. Die Stelle ist deshalb der Abteilung IV richtig zugeordnet. Sie kann im Hinblick auf die Abteilungsgröße und die hohe Anzahl der Endgeräte nicht entfallen. Eine Verlagerung in den Servicebereich ist wegen der örtlichen Trennung der beiden Bereiche weder sachgerecht noch zu vertreten.

Das IT-Verfahren „Soziales Entschädigungsrecht" wird einer Erfolgskontrolle durch das LAGeSo unterzogen werden. Die Stellenausstattung der ADV-Verbindungsstelle wurde bereits in der Vergangenheit regelmäßig dem Arbeitsanfall angepasst. Das LAGeSo wird dies auch weiterhin tun. Die ebenfalls angesprochene Stelle für die Leitung der Datenerfassung wird hinsichtlich ihrer Bewertung geprüft.

Die Postverteilungsstelle im Bürodienstgebäude Sächsische Str. 28 ist die zentrale Verteilungsstelle des LAGeSo. Täglich werden rund 3 000 Postsachen erledigt. Die Prüfung der zentralen Verteilungsstelle ergab, dass das Postgut innerhalb von sechs Monaten von den durchschnittlich anwesenden 14,75 der 18 Dienstkräfte trotz festgestellter Organisationsmängel und ablaufbedingter Verteilzeiten bewältigt wurde. Das LAGeSo hatte im November 1999 die Postverteilung eines Standorts untersucht und die dortige Personalausstattung einschließlich zu erledigender Kopieraufträge für Boten-, Sortier- und Transportarbeiten bestätigt. Der Rechnungshof hat diese Berechnungen auf die dezentralen Verteilungsstellen übertragen und einen Personalminderbedarf von insgesamt 5 der 27 Stellen errechnet. Dabei ist berücksichtigt, dass in diesem Bereich Dienstkräfte mit eingeschränkter Leistungsfähigkeit aufgrund einer Schwerbehinderung eingesetzt sind. Er hat Vorschläge zur Verbesserung der bestehenden Abläufe unterbreitet und gefordert, mindestens diese fünf Stellen einzusparen. Das LAGeSo hält perspektivisch nur den Wegfall einer Stelle der VGr. IX b für vertretbar. Dabei berücksichtigt es nicht, dass durch die weiterhin bestehenden Organisationsmängel beachtliche Ressourcen abgebaut werden können.

Hierauf ist das LAGeSo bisher nicht eingegangen, sodass der Rechnungshof seine weitergehende Forderung aufrechterhält.

Zu T 263:

Die geforderte Einsparung von mindestens 5 Stellen im Bereich der Postverteilung ist arbeitsanalytisch weder unterlegt noch aus sich heraus nachvollziehbar. Als Grundlage hierfür diente dem Rechnungshof offenbar eine von der Organisationsstelle durchgeführte Organisationsbetrachtung der Poststelle im Dienstgebäude Albrecht-Achilles-Straße vom November 1997.

Unrichtigerweise wird angeführt, dass die in dieser Organisationsuntersuchung festgestellte Personalausstattung für Spitzenzeiten ermittelt wurde. Die ermittelten Werte und Stellen betrafen nachweislich eine normale durchschnittliche Arbeitsbelastung, wie dies in Organisationsuntersuchungen auch allgemein üblich ist. Allein aus diesem Grund kann die Hochrechnung des Rechnungshofs nicht realistisch sein.

Ferner ist in die Betrachtung nicht eingeflossen, dass im Gegensatz zur Postverteilungsstelle in der Albrecht-AchillesStraße in der zentralen Poststelle in der Sächsischen Straße ca. 50 v. H. der tätigen Mitarbeiter schwerbehindert sind. Hierbei handelt es sich nachweislich um derartige Behinderungen, die den Leistungsgrad der Betroffenen in deutlichem Maße reduzieren. Die Poststellenmitarbeiter in der Sächsischen Straße sind auch zuständig für Transportarbeiten (vgl. Geschäftsverteilungsplan). Die für das LAGeSo mit seinen derzeit 9 Standorten damit verbundenen Arbeitsanteile sind nicht unerheblich, so dass eine Reduzierung des Stellenumfangs in diesem Bereich sich zwangsläufig negativ auf das Gebäudemanagement und das innerbetrieblich zu organisierende kleinere Umzugsgeschehens auswirken würde.

Sofern sich für das LAGeSo im Rahmen der hinlänglich bekannten Standortdiskussion ein zentraler Standort für mehrere Bereiche finden lässt, sind zusätzliche Stelleneinsparungen in der Poststelle neben dem Wegfall einer Stelle der Vgr. IX b BAT realisierbar.

Die Arbeitsgruppe „Zentrale Material- und Vordruckverwaltung und Kopierstelle" ist mit sechs Stellen ausgestattet. Mit der LuV-Bildung wurden rund 260 Büroartikel IT-gestützt erfasst. Dadurch wurde der Aufwand für die Beschaffung und Lagerhaltung vermindert. Der Rechnungshof hält die UmstelZu T 264:

Die dargestellten Probleme mit der Neuorganisation des Vordruckwesens sind bekannt. Das Landesamt arbeitet seit dem letzten Jahr bereits an entsprechenden Lösungen.

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Insbesondere ist zu berücksichtigen, dass die vorfristige Auflösung des Zentralen Vordrucklagers beim LVwA im Jahr 2000 sowie die Außerkraftsetzung der Vordruckgrundsätze bei allen Behörden, vor allem bei Durchführungsbehörden, wie dem LAGeSo, erhebliche Probleme verursacht haben. Die bisher bestehende Regelung der zentralen Beschaffung, Lagerung und Abrufbarkeit der benötigten Einheitsvordrucke ist nicht mehr gegeben und in die Zuständigkeit der Verbrauchsstellen übertragen worden. Für diese zusätzliche Aufgabe wurde weder ein Stellenausgleich zur Verfügung gestellt, noch sind die auf die Senatsverwaltungen einschließlich der nachgeordneten Einrichtungen budgetierten Mittel auch nur ansatzweise ausreichend.

Das Landesamt hat inzwischen im Einvernehmen mit der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen und der Senatsverwaltung für Inneres, die nötigen Absprachen getroffen, um insbesondere die neuen Medien bei der Bereitstellung von Vordrucken zu nutzen und Papierform (z. B. bei Durchdruckverfahren) auf das nötige Maß zu reduzieren.

Ob dies zu einer weiteren Stelleneinsparung führen wird, bleibt derzeit noch abzuwarten.

lung der Materialverwaltung vom manuellen Karteikartensystem auf ein IT-gestütztes Verfahren für sachgerecht, weil dadurch das Material erheblich übersichtlicher und rationeller verwaltet werden kann. Die Vordrucke und Merkblätter werden dagegen unübersichtlich und ungeordnet verwaltet.

Die Zahl der Vordrucke sowie deren Bedarf und Aktualität sind im LAGeSo nicht bekannt. Eine koordinierte Zusammenarbeit mit den Vordrucksachbearbeitern in den LuV, die für Entwurf, Gestaltung und Pflege zuständig sind, findet selten oder nicht statt. Die Vordrucke werden meist individuell von Sachbearbeitern in den Fachbereichen entwickelt, nach unterschiedlichen Systemen bezeichnet und nur teilweise IT-gestützt vorgehalten. Dennoch benötigt beispielsweise das Versorgungsamt weiterhin rund 500 Vordrucke, die seit Mai 1998 von einer Dienstkraft inventarisiert und verwaltet werden. Der Rechnungshof hat gefordert, dass das LAGeSo ein übersichtliches, wirtschaftliches Verfahren für die Vordruckverwaltung erarbeitet und nach Einführung der IT-gestützten Materialverwaltung und vermindertem Arbeitsanfall den Personalbedarf der Materialverwaltung überprüft und mindestens Stellen der VGr. VII/VI b einspart. Das LAGeSo sagte die Erarbeitung eines solchen Verfahrens zu und erwartet danach den Wegfall allenfalls einer Stelle. Der Rechnungshof fordert die rasche Umsetzung eines vereinfachten Verfahrens und hält den Wegfall von mindestens einer weiteren Stelle für sachgerecht.

Im April 2000 verfügte der Schreibdienst der Serviceeinheit Recht über 5,75 Stellen für das Erledigen des Schriftgutes.

Durch Befragen der Schreibkräfte und durch Auswerten einer zweimonatigen Tagesstatistik hat der Rechnungshof für die festgestellten Arbeitsmengen aufgrund von Widersprüchen und Klagen ein Stellen-Soll von 2,87 und eine Überausstattung von 2,88 Stellen errechnet. Er erwartet, dass zumindest 2,5 Stellen künftig wegfallen. Das LAGeSo will die Arbeitsgruppe Recht mit neuer IT ausstatten und erwartet, dass dadurch Kapazitäten im Schreibdienst freigesetzt werden.

Der Rechnungshof erwartet, dass seine Forderung kurzfristig erfüllt werden kann. Der Schreibdienst des Ärztlichen Dienstes ist noch nicht IT-gestützt und erledigt einen hohen Anteil individuell formulierter Schreiben. Das LAGeSo will in einer Organisationsuntersuchung feststellen, in welchem Umfang die Arbeitsabläufe im Ärztlichen Dienst durch ITund standardisiertes Schriftgut verbessert und damit auch die Schreibleistungen des Schreibdienstes erhöht werden könnten. Nach einer überschlägigen Berechnung des Rechnungshofs aufgrund der vorgelegten Daten könnten dadurch 8 der 24 Stellen der VGr. VIII/VII eingespart werden. Das LAGeSo hat mitgeteilt, dass die Bewertung der eigenen Organisationsuntersuchung noch nicht abgeschlossen sei; erste Ergebnisse ließen aber bereits Einsparmöglichkeiten erkennen.

Zu T 265:

Im Land Berlin bestehen keine verbindlichen Richtwerte für die Bemessung der Leistung für Schreibkräfte. Bei der im Jahre 1998 im LAGeSo durchgeführten Untersuchung des Schreibdienstes wurde eine Anschlagzahl von 36 000 pro Tag zugrundegelegt, wobei besondere Schreibformen mit einem entsprechenden Multiplikator (z. B. Textbausteine mit 0,2) versehen wurden.

Die Zahl 36 000 ist insbesondere vor dem Hintergrund der unzureichenden Technikunterstützung in diesen Bereichen angemessen. Zum Zeitpunkt der Untersuchung wurden Schriftstücke überwiegend auf sogenannten Schreibautomaten gefertigt, welche schon damals veraltet waren und mit den Vorzügen moderner Computertechnik wenig gemein hatten. Die vom Rechnungshof behauptete Überkapazität ist weder belegt, noch aus ihrer Betrachtungsweise heraus logisch nachvollziehbar.

Zurzeit wird im Rahmen der vorhandenen Mittel der Bereich Recht in der SE weiterhin sukzessive mit PCs ausgestattet. Hierdurch entstandene und entstehende Kapazitäten im Bereich des Schreibdienstes wurden bzw. werden entsprechend freigesetzt.

Die hausinterne in Auftrag gegebene Organisationsanalyse des Ärztlichen Dienstes der Abteilung IV, die auch die Möglichkeiten eines Technikeinsatzes in diesem Bereich intensiv prüft, ist noch nicht abgeschlossen. Das Ergebnis dieser Überlegungen in Verbindung mit IT-Investitionen wird im Schreibdienst dieser Organisationseinheit Einsparungen ermöglichen. Über den Umfang kann derzeit jedoch keine abschließende Aussage getroffen werden.

In verschiedenen Organisationseinheiten des LAGeSo erstellen 37 Dienstkräfte unterschiedliche Statistiken. Diese Aufgaben sind mit Errichtung des LAGeSo gleichfalls unkritisch übernommen worden. Weder das LAGeSo noch die Senatsverwaltung hat einen Überblick über die Zahl, den Umfang, die Gründe und die Adressaten für diese aufwändigen statistischen Erhebungen. Seit der Gründung des LAGeSo erhält die Organisationsstelle teilweise die Statistiken, ohne dass sie dort systematisch ausgewertet werden. Der Rechnungshof beanstandet, dass die Statistikarbeit nicht so organisiert wurde, dass das Datenmaterial rationell und nur im erforderlichen Umfang erhoben, aufbereitet und unmittelbar und sachgerecht zugänglich ist. Die Verfahren müssen vereinfacht, die notwendigen Statistiken einheitlich erfasst und bei Bedarf IT-gestützt zur Verfügung gestellt werden. Der Rechnungshof empfiehlt, künftig auch die Kosten- und Leistungsrechnung zu nutzen, um die Statistikarbeit rationeller zu gestalten, Doppelarbeit aufzuzeigen und zu vermeiden. Das LAGeSo hat zugesagt, die Empfehlungen aufzunehmen und

Zu T 266:

Die vom Rechnungshof vorgetragenen Hinweise für den Bereich der Statistik (Erstellung, Auswertung, Anzahl der beteiligten Dienstkräfte) werden aufgenommen und vom Landesamt einer tragfähigen Lösung zugeführt. Ob die KLR geeignet ist, die statistischen Anforderungen wesentlich zu unterstützen, erscheint derzeit aber eher noch zweifelhaft.

Jahresbericht des Rechnungshofs Stellungnahme des Senats umzusetzen. Der Rechnungshof erwartet, dass dabei auch der Personalbedarf neu festgestellt wird und Einsparungen erzielt werden.

Im LAGeSo wird die Öffentlichkeitsarbeit anteilig in vier Aufgabengebieten der Leitungsebene und in 15 der LuV wahrgenommen. Dadurch entstehen erhebliche Abstimmungsnotwendigkeiten und damit Doppelarbeit. Die zu erarbeitenden Produkte sind meist haushaltswirksam und müssen von der jeweiligen Leitungsebene autorisiert sein. Teilweise konnten die Fachbereiche keine Arbeitsergebnisse vorweisen, die den jeweiligen Stellenanteil rechtfertigen. Der Rechnungshof hat die aufwändig organisierte Öffentlichkeitsarbeit beanstandet und das LAGeSo aufgefordert, diese Aufgabenzuordnungen zu prüfen, die Durchführung zu straffen und dabei sechs Stellen einzusparen. Das LAGeSo will diesen Einsparungen nicht folgen, sagt allerdings zu, im Rahmen eines künftigen Konzepts die Zuständigkeiten zu straffen und dabei die Pressestelle der Senatsverwaltung zu beteiligen. Der Rechnungshof hält angesichts der angekündigten Straffung der Öffentlichkeitsarbeit seine Einsparerwartungen aufrecht.

Zu T 267:

Die in der Leitungsebene mit Öffentlichkeitsarbeit beschäftigten Mitarbeiter/innen sind ­ außer der Leiterin des Bürgerbüros (Info) ­ nur zu einem geringen Teil ihrer regelmäßigen Arbeit mit Fragen der Öffentlichkeitsarbeit befasst.

Das Aufgabengebiet PräsRef fungiert vorrangig als Kontaktstelle zu der Pressestelle der Senatsverwaltung bzw. für die Herausgabe von Presseerklärungen (über die Pressestelle der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales und Frauen), Grußworten und der Vorbereitung von Reden für den Präsidenten; PräsSekr befasst sich mit der unmittelbar im Büro des Präsidenten anfallenden Öffentlichkeitsarbeit.

Es ist an dieser Stelle zu bemerken, dass unter dem Begriff der „Öffentlichkeitsarbeit" im Geschäftsverteilungsplan des LAGeSo eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben subsumiert sind, u. a. die Erstellung von Merkblättern und Broschüren, die Darstellung des LAGeSo im Intranet/Internet, die Pflege und Koordinierung des Aktualisierungsbedarfs der Publikationen, aber auch der Versand von Broschüren und Merkblättern, die Einzelfallberatung von Bürgern und die Kontaktpflege zu Verbänden und Interessenvertretungen.

In den Fachabteilungen ist daher ebenfalls davon auszugehen, dass die mit den unterschiedlichsten Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit befassten Mitarbeiter/innen, diese lediglich mit geringen Anteilen der regelmäßigen Arbeitszeit verrichten. Ausnahmen hiervon bilden lediglich die Abteilung II ­ Integrationsamt ­ Hauptfürsorgestelle ­, die einen speziellen Auftrag zur Öffentlichkeitsarbeit/Schulung in Richtung der Schwerbehindertenvertrauensleute und Multiplikatoren aus den Mitteln der Ausgleichsabgabe hat, und die Abteilung III ­ Referat III C ­, von der Aufgaben der Aufklärung in bestimmten gesundheitlichen Feldern wahrgenommen werden.

Ziel des LAGeSo ist es, im Rahmen einer zu entwickelnden „Corporate Identity" auch ein Konzept für eine zielorientierte und effektive Darstellung des LAGeSo in der Öffentlichkeit zu erarbeiten.

Dieses Konzept mit Neufestlegung und Straffung der Zuständigkeiten im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (gedruckte und elektronische Medien) des Landesamtes, aber auch mit den notwendigen Bezügen zur Pressestelle der Senatsverwaltung, wird in Kürze vorliegen.

Die Forderung nach Einsparungen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit bei behaupteten Überkapazitäten sowie die Überprüfung der Aufgabenzuordnungen und Straffung der Durchführung ist auch an dieser Stelle vom Rechnungshof arbeitsanalytisch weder unterlegt noch logisch nachvollziehbar. Offenbar hat der Rechnungshof sich bei seinen Feststellungen auch hinsichtlich der 19 Aufgabengebiete bzw. Aufgabenteile allein an den Formulierungen im Geschäftsverteilungsplan orientiert. Diese geben allerdings in keiner Weise den tatsächlichen Arbeitsaufwand wieder. Gleichwohl wird die Beschreibung dieser Aufgabengebiete kritisch überprüft werden.

Das LAGeSo hat mit beispielhaftem Einsatz sofort nach der Gründung zahlreiche Verwaltungsreformaktivitäten begonnen und das Reformrealisierungsbüro eingerichtet. Im Herbst 1998 ist mit dem Personalrat eine entsprechende Dienstvereinbarung abgeschlossen worden. Für die Umsetzung von konzeptionellen Überlegungen wurden noch im gleichen Jahr Arbeitsgruppen zum Personal- und Qualitätsmanagement gebildet und anschließend umfassende Informationsveranstaltungen durchgeführt. Weiterhin hat das LAGeSo ein Leitbild, eine Geschäftsordnung und Leitlinien zum Berliner Ideenmanagement erarbeitet und einen Kundenmonitor durchgeführt. Die Produktbildung ist weitgehend abgeschlossen; die Qualitätsziele und -indikatoren für die Produkte stehen allerdings noch nicht fest. Für die zum 1. Januar 2000 unterzeichneten Ziel- bzw. Servicevereinbarungen wurde

Zu T 268:

Die Darstellung und Bewertung der Verwaltungsreformaktivitäten („mit beispielhaftem Einsatz") des Landesamtes durch den Rechnungshof werden mit Genugtuung zur Kenntnis genommen.

Es ist sicherlich daraus erkennbar, welchen Zielen und Intentionen sich das Landesamt verpflichtet fühlt. Es folgt daraus aber zwingend, dass das Landesamt beim Umbau zum modernen Dienstleistungsbetrieb mit der Implementierung der aufgeführten Reformelemente einen ersten wichtigen Schritt vollzogen hat.

Es bedarf jetzt auf allen Ebenen der notwendigen Vertiefung und der Feinarbeit. Dieser Prozess wird angesichts der bekannten Haushaltszwänge und sonstigen Rahmenbedingungen nur nach und nach Erfolge zeigen.