Wohngeld
2 Aktivitäten in Umsetzung des "EckwerteBeschlusses" des Abgeordnetenhauses vom 31.10.
Im Anschluss an den zum 31.01.2003 erstatteten Zwischenbericht an das Abgeordnetenhaus zum Eckwertebeschluss wird im Folgenden über den erreichten Stand und die weiteren Planungen berichtet.
Das Bürgeramt als zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger
Eine Arbeitsgruppe des Arbeitskreises Bürgerämter (AG Standardaufgaben) mit 6 Bezirksvertretern und je einem Vertreter des Landeseinwohneramtes und des Projektes Bürgerdienste befasst sich mit dem Aufgabenkomplex „Standardaufgabenkatalog". Die überwiegende Anzahl der Bezirke hält an der Zielsetzung fest, die im Standardaufgabenkatalog beschriebenen Aufgaben künftig in allen Standorten anzubieten. In vielen Standorten werden darüber hinaus auch bereits einige der optionalen Aufgaben - wie Annahme und Ausgabe von Anträgen zu BSHG-Leistungen - angeboten.
Erweiterung der Öffnungszeiten
Als Mindestsprechzeiten für Bürgerämter wurden festgelegt
Die genannten Öffnungszeiten sind - teilweise in erweiterter Form - seit dem 01.09.2003 in elf Bezirken umgesetzt. Die noch ausstehende Umsetzung eines Bezirks ist für November 2003 geplant.
Freie Wahl des Bürgeramts Landesweite Zuständigkeit
Bei allen Angeboten der ehemaligen Meldestellen des Landeseinwohneramtes (Melde-, Pass-, Ausweis-, Fahrerlaubnisangelegenheiten etc.) ist auch nach Abschichtung der Meldestellen auf die Bezirke die landesweite Zuständigkeit beibehalten worden.
Die o.g. AG Standardaufgaben befasst sich auch mit der landesweiten Zuständigkeit für Aufgaben der Bürgerämter. In dem Abschlussbericht zum Ende des Jahres werden Empfehlungen der AG dazu ausgesprochen.
Mobile Bürgerämter
Das Ziel des Projekts MoBüD besteht darin, ein mobiles Bürgeramt zu entwerfen, zu realisieren, in Betrieb zu nehmen und im Rahmen von Nutzertests zu bewerten.
Das mobile Informationssystem wird - wie stationäre Angebote in den Bürgerämtern - in der Lage sein, andere Verwaltungsverfahren zu integrieren und über eine einheitliche Oberfläche zu bedienen.
Das Verfahren ist so offen gestaltet, dass Ergänzungen und Änderungen möglichst problemlos eingearbeitet werden können. Die organisatorischen und rechtlichen Grundlagen für die Einführung mobiler Lösungen werden exemplarisch entwickelt.
Die Architektur der angestrebten Lösung und die Realisierung auf der Plattform können auf andere Einsatzgebiete übertragen werden. Dieser exemplarische Ansatz für die effiziente Nutzung drahtloser Übertragungstechniken bietet ein großes Potenzial für den flächendeckenden Einsatz.
Die Finanzierung für das Projekt „MoBüD" wird über das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit abgesichert. „9.2004.
Optimierung der internen Organisation
Einmaliges Vorsprechen Ziel bei der Einrichtung von Bürgerämtern ist es, eine einmalige Vorsprache für den Bürger zu gewährleisten, auch wenn aus fachlicher Zuständigkeit die Endbearbeitung an anderer Stelle erfolgt.
Dies wird durch eine Definition der Schnittstellen zu den Fachämtern unterstützt.
Für den Großteil der in den Bürgerämtern angebotenen Dienstleistungen ist eine einmalige Vorsprache mit abschließender Bearbeitung ausreichend und bereits sichergestellt.
Einbindung der Fachverwaltungen
Im Rahmen der „Ersten Maßnahmen zur Geschäftsprozessoptimierung in Berliner Bürgerämtern
GPO I" (vgl. Tz. 2.5.8) sind in die Untersuchung der Geschäftsprozesse die jeweiligen Fachämter, im Geschäftsprozess „Wohngeld" auch die SenStadt Bereich Wohnen- eingebunden worden.
Im Rahmen des Redaktionsmodells zum (Start-) Informationssystem, welches bspw. Rechtsgrundlagen elektronisch bereit hält, sind die fachlich zuständigen Fachverwaltungen in das Modell eingebunden worden, um die Aktualität der vorhandenen Daten zu sichern.
Informationsmaterialien mehrsprachig
Die Arbeitsgruppe „Organisation" des Arbeitskreises Bürgerämter hat die vorhandenen Informationsmaterialien / Antragsformulare hinsichtlich der Möglichkeit der Erstellung von fremdsprachlichen Versionen untersucht. Die Umsetzungsaktivitäten zu den Ergebnissen (Anregung einer Erstellung bei den für die Formulare zuständigen Stellen, Beschaffung bereits vorhandener Materialien bei anderen Behörden, Erstellung von Ausfüllhilfen, elektronische Umsetzung) haben begonnen.
(Start-) Informationssystem
Seit dem 02. Januar 2002 steht das von ProBüD beschaffte (Start-) Informationssystem allen Bezirken zur fachlich uneingeschränkten Nutzung, zunächst im „Probebetrieb unter Echtbedingungen" zur Verfügung. Funktionalitätserweiterungen bzw. verbesserungen erfolgen seither ständig.
Der Internetmandant des (Start-) Informationssystems wurde entwickelt und wird ab 02.01. für den Einsatz freigegeben.
Der Landesbetrieb für Informationstechnik ist zwischenzeitlich mit der Einrichtung eines CallCenters für die Berliner Verwaltung beauftragt worden. Das Projekt wurde im Juni 2003 gestartet.
Ein Call Center-Mandant des (Start-) Informationssystem ist Bestandteil der Realisierung.
Allzuständigkeitsprinzip
In acht von zwölf Bezirken wird bereits umfassend bzw. teilweise aufgabenverzahnt gearbeitet.
Die ursprünglich avisierte Einführung der Allzuständigkeit bis Ende diesen Jahres in allen Bürgerämtern ist jedoch gefährdet, da bisher nicht alle Bezirke auf einen „Einheitssachbearbeiter" umgestellt haben.
Standortbedingte Besonderheiten Standortbedingten Besonderheiten wurde u.a. durch die Einrichtung von Doppelstandorten Rechnung getragen. An verkehrstechnisch günstig gelegenen Standorten wird das überdurchschnittlich hohe Besucheraufkommen durch die Bereitstellung einer entsprechend höheren Personalkapazität aufgefangen.
Kundenmonitoring
Die aus dem im ersten Quartal 2002 durchgeführten Kundenmonitoring gewonnenen Erkenntnisse wurden in der Aufbauphase der Bürgerämter soweit möglich - umgesetzt. Für 2004 ist ein weiteres berlinweites Kundenmonitoring geplant.
Die LuV-Leitungen Bürgerdienste in den Bezirken zeichnen für die Umsetzung verantwortlich.
Optimierung der Binnenstruktur (der Bürgerämter) Hierunter wird insbesondere das Vorhaben zur Verringerung der Wartezeiten verstanden. Empfehlungen zur Gestaltung des Infotresens, von sogenannten Schnellschaltern und die Konzentration der Bearbeitung elektronischer, schriftlicher und telefonischer Anliegen mit der entsprechenden informationstechnischen Unterstützung auf speziellen Bedienplätzen sind Element dieser Betrachtungen.
Weiterentwicklung der informationstechnischen Unterstützung
(Start-)Informationssystem
Die Zielstellungen des (Start-) Infosystems waren:
- schnelle Verfügbarkeit eines die Einarbeitung unterstützenden Systems,
- Absicherung eines einheitlichen Dienstleistungsspektrums in den Bürgerämtern,
- zeitlich abgestufte Vorgehensweise (Start-) Infosystem als Phase 1.
Zusammenfassend ist festzustellen:
· Die von den Nutzern des (Start-) Infosystems im Verlauf des „Probebetriebs unter Echtbedingungen" an das Projekt Bürgerdienste herangetragenen Änderungs-, Fortschreibungswünsche der Software sind durch das Projekt Bürgerdienste realisiert oder beauftragt worden.
· Zur Softwareergonomie wurde ein Gutachten nach ISO 9241 erstellt.. Auf dieser Grundlage haben die Beschäftigtenvertretungen (Hauptpersonalrat, Hauptvertrauensmann der Schwerbehinderten und Frauenvertretungen) dem Echtbetrieb am 20. Mai 2003 u.a. unter folgenden Bedingungen zugestimmt: -Anwendungsnutzen und Gebrauchstauglichkeit des Systems sind über einen Zeitraum von sechs Monaten zu begleiten und zu überprüfen, -Statistik- und Zählfunktionen sind bis zum Abschluss einer Dienstvereinbarung abzuschalten -künftige Anbindungen von Fachverfahren sind gesondert beim HPR zu beteiligen.
· Die Vorbereitungen zur Übertragung der zentralen Verfahrensverantwortung an die Geschäftsstelle (Start-) Infosystem beim Landeseinwohneramt II - werden zum Jahresende 2003 abgeschlossen sein.
· Das (Start-) Infosystem ist Vorstufe (Phase I) eines integrierten Infosystems (Phasen II und III). Unter Nutzung aller Einsatzmöglichkeiten handelt es sich damit um ein bürgeramtsübergreifendes IT-Verfahren von besonder politischer und damit gesamtstädtischer Bedeutung.
Entsprechend ist es im E-Government Masterplan positioniert. Derzeitig sind ca. 1.000 Nutzer der bezirklichen Bürgerämter beim (Start-) Infosystem angemeldet. Der Vertrag zwischen der Senatsverwaltung für Inneres und dem Auftragnehmerkonsortium lässt eine Nutzung an bis zu 20.000 Arbeitsplätzen zu.
· Die erfolgreiche Entwicklung und Einführung des Start-Informationssystems macht es erforderlich, zunächst eine tragfähige Basis für den alltäglichen Verfahrensbetrieb zu schaffen. Dies gilt um so mehr, als es zeitnah auch über einen Internet-Mandatenten (Ende 2003) und das CallCenter (2004) angeboten wird.
Einbindung von Fachverfahren:
Die Einbindung von Fachverfahren ist integraler Bestandteil der vorgesehenen Weiterentwicklung des (Start-) Infosystems. Eine für die Bürgerdienste erfolgskritische „echte" Schnittstelle zum ITVerfahren „Einwohnerwesen" - EWW - ist technisch denkbar.
Internetmandant
Der Internetauftritt dient der Information der Bürger über das Dienstleistungsangebot der Bürgerämter, das Dienstleistungsangebot der einzelnen Verwaltungen (Hauptverwaltung, Bezirksämter) und über das Dienstleistungsangebot ausgewählter nichtkommerzieller Dienstleister (BSR, DRK, usw.).
Dem Bürger werden die zur Dienstleistung gehörigen Formulare zum Ausfüllen am PC mit anschließendem Ausdruck angeboten.
In einer nächsten Stufe soll auch die interaktive Bearbeitung einschließlich der Versendung der Formulare bereitgestellt werden.
3. Sachstand des Controllings zur Einrichtung der Bürgerämter (Basis: Abfrage per 31.12.2002 und wesentliche Fortentwicklungen bis zum 31.07.2003) Ergänzend zu den Controlling-Erhebungen wurden in der Zeit vom 11.02. bis 24.03.2003 mit den Verantwortlichen jeden Bezirks Gespräche auf Grundlage zuvor zugeleiteter Fragestellungen geführt. Wesentliche Ergebnisse wurden protokolliert
Anlage 1. Einzelangaben und Bewertungen aus der Sicht der Bezirke sind den Protokollen zu entnehmen.
Stand der Anschubfinanzierung
Die Senatsverwaltung für Inneres stellt aus dem Einzelplan 05 eine Anschubfinanzierung für die Bürgerämter in Höhe von insgesamt rund 8,62 Mio zur Verfügung (Haushaltsjahre 2000 2003). Diese Summe setzt sich zusammen aus:
- den Sachmitteln, die das Bürgeramt für Ausstattung, Umbaumaßnahmen und IT-Ausstattung erhält (für bis zu insgesamt 60 Standorte, pro Standort bis zu 82.318,00),
- Qualifizierungsmitteln für die Schulung der Mitarbeiter der Bürgerämter (pro Standort bis zu 18.407) sowie
- Mitteln für das IT-gestützte Informationssystem und die prototypische Umsetzung eines einheitlichen Bürgeramtsarbeitsplatzes (insgesamt rund 2,575 Mio).
Aus der Anschubfinanzierung sind von den direkt an die Bezirke auszureichenden Mitteln in Höhe von insgesamt rund 4,94 Mio für 50 Standorte bereits rund 4.115.901 abgeflossen.
Die Rücklage, die sich derzeit auf insgesamt 1.943.764,16 beläuft, erklärt sich wie folgt:
· Die Bezirke haben die Anschubfinanzierung nicht in dem ursprünglich angenommenen und eingeplanten Umfang abgefordert (im Einzelnen