BIM GmbH

Der BIM GmbH werden die Aufgaben der Verwaltung und Bewirtschaftung der in folgenden Bereichen angemieteten Gebäude wie folgt übertragen:

- Gebäude der Gerichte mit Wirkung zum 1. Juli 2005,

- Gebäude von 20 berufsbildenden und zentral verwalteten Schulen zum 1. Januar 2006,

- Gebäude der Polizei und Feuerwehr mit Wirkung zum 1. Januar 2007.

3. Die Anmietung zusätzlicher Flächen oder die Änderung von Mietverträgen bzw. die Verlängerung ihrer Laufzeit in den oben genannten Bereichen sowie die Verlagerung von Standorten werden ab Beschlussfassung durch das Abgeordnetenhaus unter Federführung der BIM GmbH koordiniert".

Die BIM GmbH begleitet auch die AG Facility Management Einheitliche Kennzahlen und Standards und die Projektgruppe Bezirkliches Facility Management, in denen es ebenfalls um die Vereinheitlichung des Liegenschaftsmanagements geht.

Aus der Arbeit der AG Facility Management Einheitliche Kennzahlen und Standards wurde dem Staatssekretärsausschuss zur Steuerung der Verwaltungsmodernisierung Anfang Dezember 2004 berichtet. Die Projektgruppe Bezirkliches Facility Management hat ihre Arbeitsergebnisse dem Hauptausschuss im Dezember 2004 in einem Zwischenbericht vorlegt.

Pkt. 5 Entwicklung des Anreizsystems im Rahmen des Facility Managements

Der Hauptausschuss hat am 26.11.2003 unter den Roten Nummern 1907 und 1907 A den Bericht der Senatsverwaltung für Finanzen zum Stand des Facility Managements zustimmend zur Kenntnis genommen. Dieser Bericht enthielt ein erstes Konzept für die Erfolgsbeteiligung von Nutzern an von ihnen bzw. mit ihrer Mitwirkung erzielten Einsparungen im Facility Management. Ausgehend von dieser grundsätzlichen Entscheidung über die Erfolgsbeteiligung der Nutzer soll jetzt ein Anreizsystem umgesetzt werden. Dieses Anreizsystem wird zunächst in einer Erprobungsphase von zwei Jahren getestet.

1. Grundlagen eines Anreizsystems für Einsparungen durch die Nutzer

Den Nutzern wird eine finanzielle Erfolgsbeteiligung an mit ihrer Mitwirkung erzielten Einsparungen im Bereich des Facility Management gewährt.

Die Höhe dieser Erfolgsbeteiligung ist von der Art der Aufwendungen und vom Grad der Mitwirkung des Nutzers abhängig. Die Erfolgsbeteiligung des Nutzers wird zunächst in Form einer Rückstellung der BIM GmbH bzw. dem Sondervermögen zugeführt. Sie kann vom Nutzer für von ihm bestimmte Zwecke verwendet werden. Durch die Bildung solcher Rückstellungen gilt das Jährlichkeitsprinzip des Haushaltes nicht für die Erfolgsbeteiligungen, d.h. die Nutzer können diese Mittel auch überjährig von der BIM GmbH abfordern. Allerdings verfallen diese Mittel grundsätzlich nach Ablauf von drei Jahren ab Entstehung. Damit soll erreicht werden, dass die Höhe der „angesparten" Mittel sich insgesamt in einem vertretbaren Rahmen hält.

Voraussetzung für die Einführung des Modells ist, dass die Mieten und Mietnebenkosten aus den Titeln 517 15 und 518 20 dem SILB bzw. der BIM GmbH auch in Höhe der jeweils dem Nutzer gutzuschreibenden Erfolgsbeteiligung an Einsparungen gezahlt werden. Der dem Nutzer zukommende Anteil an der Einsparung wird demnach weiterhin aus den genannten Titeln an die BIM GmbH gezahlt.

Damit wird es der BIM GmbH möglich, in Höhe der Erfolgsbeteiligungen Rückstellungen im SILB bzw. in der BIM GmbH zu bilden. Diese können dann für die Finanzierung der vom Nutzer gewünschten Maßnahmen verwendet werden.

Für die Ermittlung von Einsparungen und Erfolgsbeteiligungen gelten folgende Grundsätze:

· Ausgangspunkt ist immer eine vorherige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die eine Gegenüberstellung von Ist-Zustand und (angestrebtem) Soll-Zustand vornimmt.

· Nach Abschluss der Maßnahme werden die tatsächlich erzielten Einsparungen ermittelt.

· Die Höhe der Erfolgsbeteiligung ist vom Grad der Mitwirkung des Nutzers an der Maßnahme abhängig:

- Durch Umzüge in kostengünstigere Mieträume und/oder unter Freimachung verkaufsfähiger landeseigener Immobilien sind die höchsten Einsparungen zu erzielen. Sie erfordern gleichzeitig das höchste Maß an Mitwirkung des Nutzers und sollen deshalb mit besonderen Anreizen versehen werden.

- Der Umfang benötigter Dienstleistungen im Rahmen des Gebäudemanagements (z.B. Bewachung, Sicherheit, Reinigung) ist von Nutzerwünschen abhängig, soweit sie die technisch erforderliche Grundversorgung überschreiten. Nutzer sollen in diesem Bereich an erzielten Einsparungen beteiligt werden, wenn diese durch ihre Veranlassung bzw. aktive Mithilfe zustande gekommen sind.

2. Entstehung der Erfolgsbeteiligungen:

Die einzelnen Bereiche des Facility Managements sind hinsichtlich der Möglichkeiten, ein Anreizsystem einzuführen, verschieden zu bewerten:

A. Dienstleistungen Grundlage für die Ermittlung von Einsparungen bei Dienstleistungen (z.B. Bewachung, Sicherheit, Reinigung) ist eine „Grundversorgung", die den „Standard" für die jeweilige Dienstleistung beschreibt. Bei der Bestimmung dieser Standards werden der allgemeine Zustand des Objektes, die technischen Anforderungen, die Nutzungsintensität des Objektes (Publikumsverkehr) und die generellen Anforderungen (z.B. Repräsentationsfunktion) berücksichtigt. Gegenwärtig werden durch die BIM GmbH in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Finanzen Standards für verschiedene Nutzergruppen entworfen. Sie werden zukünftig die Basis für die Verhandlungen der Servicevereinbarungen zwischen BIM GmbH und dem jeweiligen Nutzer bilden. In dieser Servicevereinbarung wird dem Nutzer zunächst die "Grundversorgung" angeboten.

Wird durch die nutzerspezifische Dienstleistungsanforderung eine Reduzierung erreicht, soll der Nutzer hieran beteiligt werden. Die Bereitschaft des Nutzers, gewohnte, jedoch nicht zwingend notwendige Dienstleistungsstandards im Bürodienstgebäude zu reduzieren, wird auf diese Weise „belohnt". Erfahrungen zeigen, dass die Nutzer Ressourcen in sehr unterschiedlicher Weise in Anspruch nehmen. Es ist deshalb erforderlich, die Höhe der Nutzerbeteiligung nicht allein am nominal eingesparten Betrag zu orientieren. Vielmehr wird die Beteiligung an Einsparungen auch am Grad der Überschreitung der Soll-Kosten im Vergleich zum Status Quo gemessen werden. Insgesamt wird so erreicht, dass die Höhe der Beteiligung an der Einsparung mit der Annäherung an die definierten Soll-Kosten wächst und damit ein Interesse des Nutzers an weiteren Einsparungen besteht. (Zur Erläuterung dieses Verfahrens vgl. Anlage, Tabelle Ziff. 2)

B. Gebäudetechnik:

Im Bereich der gebäudetechnischen Dienstleistungen (Betrieb und Wartung der technischen Grundausstattung wie z. B. Heizung, Elektro- und Wasserversorgung) ist gegenwärtig die Schaffung von Anreizen nicht sinnvoll. Einsparungen könnten zur Unterlassung von technisch erforderlichen Wartungs- und Reparaturmaßnamen führen. Es wird daher vorgeschlagen, in diesem Bereich vorerst auf die Implementierung eines Anreizsystems zu verzichten.

C. Verbrauchsabhängige Kosten:

Bei den verbrauchsabhängigen Kosten müssten zur Ermittlung von nutzerverursachten Einsparungen weitere Faktoren Berücksichtigung finden, wie zum Beispiel die wechselnde Anzahl der Mitarbeiter, Nutzungsänderungen im Objekt, Umfang der eingesetzten IT-Technik (bei Strom) etc. Nur die lückenlose Dokumentation dieser Daten macht eine Bereinigung der Kosten um diese Faktoren möglich und schafft eine Grundlage für die Ermittlung von Einsparungen durch verändertes Nutzerverhalten.

Die unterschiedliche Nutzerbeteiligung an den Einsparungen wird ausführlich in dem als Anlage beigefügten Katalog dargestellt.

3. Nutzung der gesammelten Erfolgsbeteiligungen

Die Verwendung der Erfolgsbeteiligungen erfolgt auf der Basis der zwischen den Nutzern und dem Sondervermögen, vertreten durch die BIM GmbH, bestehenden vertraglichen Regelungen, wobei die Nutzer im Rahmen der Landeshaushaltsordnung grundsätzlich frei bei der Entscheidung über die Verwendung von Einsparungsbeteiligungen sind.

Folgende Verwendungen sind möglich:

- Erhöhung der Inanspruchnahme von bestimmten Dienstleistungen

(z.B. Eine Behörde will die Reinigungsleistung im genutzten Gebäude über das für vergleichbare Dienstgebäude mit vergleichbarem Dienstbetrieb übliche Maß hinaus erhöhen. Die entsprechende Kostenerhöhung wird für einen festgelegten Zeitraum aus der Rückstellung gedeckt und nicht über die Betriebskosten abgerechnet.)

- Konsumtive Sachausgaben wie z. B. Beschaffung von besonderen Einrichtungsgegenständen oder Ausstattung mit einer höherwertigen IT-Technik

- Baumaßnahmen wie z. B. malermäßige Instandhaltung/-setzungen von Räumen mit höherwertigen Materialien (wie z. B. Tapete oder Fliesen)

Die Ermittlung der Höhe der Erfolgsbeteiligungen (Rückstellungen) sowie die Möglichkeiten ihrer Verwendung werden in der Anlage zu dieser Vorlage ausführlich dargestellt. Einzelheiten des Anreizsystems werden von der BIM GmbH gemeinsam mit der Senatsverwaltung für Finanzen aufgrund der Erfahrungen mit diesem neuen System weiter zu entwickeln und flexibel anzupassen sein.

II. Einnahmen bilden.

Wir bitten, den Beschluss damit als erledigt anzusehen.