Horten

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Schnittstellen in die Dienstelandschaft integriert. Ihre allgemeinen Infrastrukturdienste wie Drucken, Zentralregister usw. werden zu Gunsten der ISBJ Komponenten abgeschaltet.

Jugendhilfe (Typ B)

Unter dem Arbeitstitel Jugendhilfe werden sowohl die Aufgabenstellung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, Abrechnung und Zahlbarmachung von Hilfen zur Erziehung, als auch die Aufgaben des ASD betrachtet.

Das zurzeit eingesetzte Fachprogramm ProJugend (ProSoz/J) deckt allein den Bereich der Wirtschaftlichen Hilfen ab und kann den heutigen und zukünftigen Aufgaben der Evaluation, der Steuerung und dem Controlling nicht genügen.

Die Herstellerfirma ProSoz-Herten wird dieses Programm nicht weiterpflegen, sondern bietet ein Nachfolgeprogramm (ProJugend 14 Plus) an. Da es sich jedoch nicht um die Verlängerung des bestehenden Pflegevertrages für ProJugend handelt, muss die Ablösung des Programms über eine europaweite Ausschreibung erfolgen.

Bei den auf dem Markt befindlichen Programmen handelt es sich ausnahmslos um monolithische Programme, die nicht ohne Programmanpassung in der Lage sind, mit einer Dienstelandschaft über Schnittstellen zu kommunizieren.

Eine Anforderung der Ausschreibung wird deshalb die Möglichkeit der Einbindung in die Berliner Dienstelandschaft sein. Es wird in der letzten Ausbaustufe mit ca. 1.200 ­ 1.

Arbeitsplätzen im Fachbereich Familiäre Hilfen gerechnet, da nur durch eine konsequente Einbindung des ASD (ca. 1000 Sozialarbeiter/in) die Arbeitsabläufe optimal gestaltet werden können.

Bei dieser hohen Zahl an Lizenzen können sich die Investitionskosten in die Dienstelandschaft besonders schnell amortisieren, auch für die Fachfirmen rechnet sich die Anpassung erst ab einer großen Zahl von Arbeitsplätzen.

Um die fachliche und technische Weiterentwicklung der Fachprogramme und ihre Einbindung in die Dienstelandschaft zu befördern, wird eine Entwicklungspartnerschaft mit der zukünftigen Fachfirma angestrebt. Für diese Überlegung sprechen folgende Punkte:

- Für den Bereich der Hilfen zur Erziehung ist eine Eigenentwicklung allein für das Land Berlin unwirtschaftlich. Die Rechtsmaterie ist sehr komplex und von der Bundesgesetzgebung abhängig. Es ist daher effektiver und effizienter von der allgemeinen fachlichen Entwicklung zu profitieren und den Einfluss Berlins als größtem Kunden einzubringen.

- Der Steuerungsgedanke, der mit zu der komplexen Dienstelandschaft geführt hat, ist auch für andere große Städte und Ballungsgebiete interessant. Eine Software, die den Anforderungen von Berlin genügt, kann auch den Aufgaben in jeder anderen deutschen Gemeinde entsprechen. Die Erfahrungen und Funktionen, die für und mit Berlin entwickelt werden, verbessern die Fachlichkeit der Software und damit die weitere Verwertbarkeit für die Fachfirma.

- Durch die gewählte Webtechnologie und die Dienste- und Komponentenarchitektur profitiert auch die Fachfirma, die ihre Produkte wesentlich flexibler an die unterschiedlichen Anforderungen anpassen kann. Ein flexibles Standardprodukt wird mächtiger und preiswerter und es sinken die Pflegekosten für das Programm.

Es wird bei der Vertragsgestaltung darauf ankommen, den gegenseitigen Nutzen herauszuarbeiten und durch besonders günstige Konditionen für Berlin zu sichern. Ggf. muss eine PPP

-Vereinbarung geschlossen werden. Um Planungssicherheit für die Fachfirmen zu geben, soll der auszuschreibende Auftrag über einen Zeitraum von 5 Jahren laufen.

ASD = Allgemeiner Sozialpädagogischer Dienst siehe auch Wirtschaftlichkeit

ppp= public privat partenship SenBJS III E - ISBJ Seite 22 von 49

Aber nicht nur die Modernisierung der Technik sollte beachtet werden.

Die Ausgaben für HzE stehen immer am Ende eines langen Prozesses in dem der/die Sozialarbeiter/in eine Schlüsselrolle spielt. Insbesondere die Qualifizierung und Standardisierung des Hilfeplans nach § 36 SGB VIII, die federführend durch den ASD erstellt werden, kann wichtige Informationen für die Evaluation und das Controlling der Ausgaben für Hilfen zur Erziehung geben. Die grundsätzlichen Entscheidungen über Art und Umfang der gewährten Hilfen fallen bei der Aufstellung des Hilfeplans. Es ist daher erforderlich, die Gründe statistisch zu erfassen, um eine Evaluation aller Hilfearten zu ermöglichen.

Nur durch eine frühzeitige Einbindung der Sozialarbeiter/innen und deren Kenntnis der Kostenhöhe der ausgewählten Hilfe, kann sich ein effizienter Umgang mit den zur Verfügung stehenden Mitteln einpendeln. Auch die Budgetierung für den Sozialraum kann nur bei aktiver Einbindung der sozialpädagogischen Kräfte gelingen. Zudem führt die Datenerhebung während des Hilfeprozesses durch den Sozialarbeiter zur Entlastung der Verwaltungsstellen und Synergien innerhalb der Jugendämter. Es wird daher angestrebt, die Sozialarbeiter schrittweise in die zukünftigen IT-Systeme einzubinden. Aus Kostengründen wird dies nicht sofort möglich sein. Ein zukünftiges System muss diese Optionen aber von Anfang an berücksichtigen und möglichst geringe Anforderungen an die IT-Infrastruktur stellen.

Die wirtschaftliche Jugendhilfe (Berechnung und Zahlbarmachung) wird sofort mit dem Programm ausgestattet.

Im 1. Quartal 2005 soll eine europaweite Ausschreibung über ein Nachfolgeprogramm für ProJugend erfolgen, so dass ab 2006 schrittweise ein neues Programm eingesetzt werden könnte. Dabei sind die ganzheitliche Arbeitsweise der Jugendämter sowie insbesondere die Verbindungen zu Beistandschaft und Vormundschaft zu beachten.

ZVK/UVK - Vormundschaft (Typ B)

Die Bereiche Unterhaltsvorschuss, Beistandschaften und Pflege- und Vormundschaften haben sehr ähnliche Arbeitsabläufe, die wiederum viele Parallelen mit der Kosteneinziehung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe aufweisen. Hier muss ein zukünftiges Fachprogramm möglichst alle Bereiche miteinander vernetzen um parallele Arbeitsabläufe an einer Familie zu vermeiden. Es bietet sich an, dafür eine Programmfamilie auszusuchen, die möglichst mit dem gleichen Datenbestand arbeitet, aber trotzdem den Anforderungen des Datenschutzes entspricht.

Insbesondere die Berechnung der Unterhaltsleistungen z. B. nach der Düsseldorfer Tabelle ist all diesen Fachdiensten gemein. Die Einnahme- und Ausgabenbuchung sollte von einer Buchungskomponente unterstützt werden, die Mahnverfahren, Lastschriftverfahren usw. beherrscht um den Sachbearbeiter von den einfachen aber zeitintensiven Tätigkeiten zu entlasten.

Das Berliner Fachprogramm ZVK/UVK, mit seinen ca. 100.000 aktiven Fällen, besitzt bereits eine mächtige konfigurierbare Buchungskomponente, die im Gegensatz zu den fertigen kommerziellen Kassensystemen sowohl die Kameralistik, als auch die normale Buchhaltung beherrscht. Es fehlen jedoch moderne Standardfunktionen wie Lastschriftverfahren, Zinsberechnung u. ä. Es ist daher geplant, im Rahmen einer Machbarkeitsstudie die Kapselung dieser Komponente zu prüfen (Näheres siehe Buchungskomponente).

Auch der fachliche Anteil ist nicht mehr zeitgemäß und müsste stärker den heutigen Anforderungen angepasst werden. Moderne Fachprogramme bieten diese Funktionen an und sollen über eine Ausschreibung gemeinsam mit dem Bereich Hilfen zur Erziehung in die Dienstelandschaft eingebunden werden.

Urkundenregister und Urkundenprogramm (Typ B)

Für die Bereiche Beistandschaft und Vormundschaft müssen Sorgerechtserklärungen und Unterhaltstitel beurkundet werden. Für diese Aufgabe werden entsprechende zusätzliche SenBJS III E - ISBJ Seite 23 von 49

Module benötigt, die jedoch den gemeinsamen Personenstammdatensatz benutzen sollten, um Doppelerfassungen zu vermeiden. Eine gesonderte Datenbank, die die bezirkliche Sachbearbeitung berlinweit ergänzt und unterstützt, muss installiert werden.

All dies Anforderungen sollen in einer gemeinsamen Ausschreibung mit den Anforderungen für HzE in 2005 formuliert und später als Programmfamilie in die Berliner Dienstelandschaft von ISBJ integriert werden.

Kita - eGovernment- Anwendung (Typ A)

Das Kita-Programm ist aufgrund seiner besonderen organisatorischen und verwaltungstechnischen Anforderungen als eGovernment-Anwendung zu entwickeln. Es sind folgende besonderen technischen und fachlichen Anforderungen umzusetzen:

- Sicherstellung der Bescheiderteilung (Kita-Gutschein) für ca. 200.000 aktive Unterbringungen in Kita und Schulhort und Berücksichtigung einer Fluktuation der Plätze von ca. 30 % (60.000 Neuanträge) pro Jahr.

- Die Beantragung bzw. Veränderung des Kita-Gutscheins sollte besonders bürgerfreundlich gestaltet werden. Daher wird eine aktive schreibende Verbindung, sowohl vom Bürger, als auch vom Träger der Kindertagesstätten, benötigt.

- Informationen sollten weitgehend per E-Mail oder als Fax erfolgen bzw. ggf. per Telefongespräch. Informationen über den Briefverkehr sollten aus Kosten- und Zeitgründen dem Ausnahmefall vorbehalten bleiben.

- Abrechnung der belegten Plätze durch 12 Jugendämter mit ca. 800 Trägern.

- Jedes Jugendamt rechnet nur für seine Kinder (Wohnsitz im Bezirk) ab, eine zentrale Instanz übernimmt dabei die automatische Abrechnung zwischen den Trägern und den Jugendämtern.

- Jeder Träger meldet die Veränderungen direkt dem gewährenden Jugendamt (Wohnsitz des Kindes). Dabei nutzt er besondere Funktionen des Kita-Programms.

- Eine Rückmeldung des Trägers per Post (Papier) ist aufgrund des hohen Verwaltungsaufwandes auf den Ausnahmefall zu begrenzen.

- Da nur belegte Plätze abgerechnet werden, muss eine exakte und schnelle Abrechnungsmethode gefunden werden, die monatlich die tatsächliche Nutzung zur Grundlage der Finanzierung der Plätze heranzieht.

- Das System muss sich schrittweise, iterativ und inkrementell entwickeln, um den Übergang von der Ist-Situation zum Zielsystem möglichst reibungslos zu gestalten.

- Es sind sowohl die Organisationsformen der kleinen, wie auch der großen „Freien Träger" und der zukünftigen Landesträger bei der Entwicklung zu berücksichtigen.

- Für die Landesträger, den Schulhortbereich und ggf. für einige „Freie Träger" ist die Kosteneinziehung als Programmfunktion vorzusehen. Die Kostenfestsetzung erfolgt verbindlich durch die Jugendämter.

- Parlament, Senatsverwaltungen und bezirkliche Jugendämter sind mit allen finanziellen und statistischen Informationen für Abrechnung, Controlling, Planung und Revision zu versorgen.

All diese Forderungen lassen sich nur bei einer konsequenten Ausrichtung auf die Webtechnologie erfüllen. Zusätzlich sollte eine Dienstelandschaft die Wirtschaftlichkeit der Anwendung weiter steigern. Kita wird daher als erste große Anwendung der ISBJ Programmfamilie als eGovernment-Anwendung konzipiert. Die meisten Komponenten werden zuerst für das Kita-Programm entwickelt und dort eingesetzt. Später werden die funktionsfähigen Komponenten auch von den anderen Fachprogrammen genutzt.

Um das konzeptionelle Ziel - Kita als eGovernment- Anwendung- zu erreichen, sind mehrere Stufen vorgesehen: 14 Details im Dokument „Fachverfahren Kita als Teilprojekt von ISBJ"