Durch automatisierte Verfahren werden personelle Ressourcen freigesetzt und Arbeitsabläufe angeglichen

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Im Einzelnen bieten.die Fachverfahren und Dienste im Rahmen von ISBJ Unterstützung bei der Bearbeitung von Anträgen, einschließlich der Berechnung von Leistungen, der Bescheiderteilung, bei der Auswertung der gesammelten Daten und bei der termingestützten Wiedervorlage.

Durch automatisierte Verfahren werden personelle Ressourcen freigesetzt und Arbeitsabläufe angeglichen. Insbesondere in der Leistungsverwaltung kommt es bei einem standardisierten Verfahren zu Personaleinsparungen, aber auch der Kostenvergleich von gleichen Leistungen wird zu Kostenkorrekturen führen.

Quantitativer Nutzen Planungs- und Entwicklungskosten für das neue IT- Verfahren

In dieser Summe sind alle die Kosten berücksichtigt, die vor der Einführung der neuen ITVerfahren bzw. Komponenten anfallen und endet, nachdem das IT- Verfahren offiziell den anwendenden Organisationseinheiten zur Nutzung übergeben wird.

Alle danach auftretenden Kosten sind als Betriebskosten unter Pkt. 6.2.erfasst.

Bei den Planungs- und Entwicklungskosten wird von einer Investitionssumme von 11.373 T) ausgegangen.

Wie bereits im Abschnitt über die Konzeptumstellung kurz beschrieben, werden die fachübergreifenden und die Infrastrukturkomponenten nicht nur für ein Fachverfahren entwickelt, sondern es entsteht ein Baukastensystem mit einzelnen Komponenten, das auch für andere Fachverfahren eingesetzt werden kann, hauptsächlich jedoch für sämtliche Fachverfahren des Jugendbereiches wie Wirtschaftliche Jugendhilfe, Kita, Vormundschaft und ZVK/UVK.

Damit werden die Entwicklungskosten zentralisiert und wichtige Voraussetzungen für Folgevorhaben in der SenBJS und dem Land Berlin geschaffen. Den Bezirken entstehen keine Entwicklungskosten für IT- Fachverfahren im Bereich Jugend.

Entwicklungsnutzen aus Ablösung der Bestandsverfahren

Bei der Ablösung der Bestandsverfahren handelt es sich um die im TP 8 des Projektstrukturplans genannten Arbeitspakete.

Bisher wurde mit der Ablösung der Arbeitspakete 8.6. ProSozJ und 8.7.K.i.T.a. begonnen.

Alle Investitionen bzw. Erhaltungsaufwände für diese beiden Bestandssysteme sind bei den Investitionskosten für ISBJ fest eingeplant und führen somit zu Kosteneinsparungen in den Bezirken.

Es entfallen damit z. B. in allen 12 Bezirken (Jugendämtern) Sachkosten z. B. für die Erweiterung von Speicherkapazitäten, sowie den Kauf von Fremdsoftware mit erweitertem Funktionsumfang, um der ständigen Entwicklung gerecht zu werden.

Außerdem erfolgt mit der Einführung der neuen Verfahren eine zentrale Administration des Dauerbetriebs und somit werden Personalkosten für die Administration des Dauerbetriebs entsprechend der stufenweise geplanten Ablösung der Bestandssysteme eingespart.

Betriebskosten und Betriebsnutzen

Die Betriebskosten und der Betriebsnutzen werden für einen Zeitraum von 5 Haushaltsjahren ermittelt (Kosten/der Nutzen nach der Einführung der neuen IT- Verfahren bzw. Komponenten). SenBJS III E - ISBJ Seite 31 von 49

Laufende Sachkosten/Sachkosteneinsparungen

- Leitungs-/Kommunikationskosten

Für die Datenübertragung wird von uns das vom ITDZ betriebene Berliner Landesnetz genutzt.

Diese Leitungs-/Kommunikationskosten werden uns vom ITDZ in Rechnung gestellt.

Die Zahl der zukünftigen Nutzung kann nur ganz grob geschätzt werden, da keine Erfahrungen über die geplante Häufigkeit der Zugriffe vorliegen.

- Host-, Server- und Netzkosten

Anteilige Kosten, die durch das IT- Verfahren im zentralen Rechenzentrum verursacht werden.

- Kosten für Arbeitsplatzrechner Zusätzliche Kosten für Arbeitsplatzrechner entstehen nicht, es können die vorhandenen PC eingesetzt werden.

Einsparungen bei Fachverfahren Kita

Im Rahmen des Kita-Reformgesetzes soll durch die Jugendämter der Kita-Gutschein ausgestellt werden. Dieser Kita-Gutschein beinhaltet die Feststellung des Bedarfs und die Kostenberechnung für den Beitrag der Kindeseltern. Zurzeit wird diese Aufgabe von SenFin mit ProFiskal durchgeführt.

Der Entwurf des Kita-Gesetzes und eine mögliche Organisation sind bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung betrachtet worden. Da die endgültige Fassung und die damit zusammenhängenden Geschäftsprozesse jedoch noch nicht im Detail berücksichtigt werden konnten, kann eine genaue Wirtschaftlichkeitsberechnung noch nicht erfolgen. Zusätzlich ist zu berücksichtigen, dass das Kita-Reformgesetz neue Anforderungen stellt, die ohne IT-Unterstützung nicht realisiert werden könnten. Folgende Kernforderungen müssen durch die neue Programmfunktion erfüllt werden: SenBJS III E - ISBJ Seite 32 von 49

- Monatliche taggenaue Abrechnung der 12 Bezirksämter mit allen 800 Trägern von Kindertagesstätten

- Kostenberechnung incl. jährlicher Überprüfung von 170.000 Kita- und Hortkindern

- Zentrales Inkasso der Elternbeiträge und Weiterleitung an die (Landes-) Träger

- Controlling und Berichterstattung für die Kameralistik und die KLR All diese Forderungen müssen unter der Vorgabe erfüllt werden, möglichst wenig zusätzliches Personal für diese Aufgaben einzusetzen. Es wird daher eine hohe technische Unterstützung des Sachbearbeiters geplant. Eine lineare Betrachtung der Arbeitsprozesse, wie sie bei den üblichen Wirtschaftlichkeitsberechnungen erfolgt, ist unter den beschriebenen Rahmenbedingungen nicht möglich. Es kann daher nur eine sehr grobe Annahme der Personaleinsparung bzw. Verhinderung von zusätzlichem Personalbedarf erfolgen. Es wird davon ausgegangen, dass das IT-Fachverfahren die notwendige Einrichtung von mindestens 50 zusätzlichen Arbeitsplätzen nach VIb BAT verhindert.

Nach der Vollkostenrechnung können für einen Arbeitsplatz 44.000 angesetzt werden.

T x 50 ArbPl. X 5 Jahre = 11.000T. HzE

Der Schwerpunkt im Bereich Hilfen zur Erziehung liegt in der Evaluation der gewährten Hilfen und der damit verbundenen Einflussnahmen und Steuerungsmöglichkeiten. Durch die klare Datenlage und den Einsatz eines Data Warehouses kann die Leistungsgewährung sicherlich beeinflusst werden. Bei einer Steuerungsbeeinflussung von nur 1% können jährlich bis zu 3,6 Mio eingespart werden.

Aber auch der Arbeitsprozess im Fachbereich der Hilfen für die Familien, kann durch die Rationalisierung der Geschäftsprozesse vom IT-Einsatz profitieren. Durch Sozialmanagement der Jugendämter muss dieser Bereich die finanzielle und fachliche Kontrolle deutlich steigern, es wird deshalb hier darauf verzichtet Einsparungen durch den IT-Einsatz auszuweisen.

Vormundschaft

In den Bereichen Vormund- und Beistandschaften wird der Einsatz eines IT-Fachprogramms zu höherer Datenqualität führen und neben bezirklichen auch gesamtstädtische Auswertungen und Berichte ermöglichen. Insbesondere die Registrierarbeiten, die Berechnungen der Unterhaltbeiträge und die Beurkundungen können davon profitieren. Es wird von einem Rationalisierungseffekt von unter 5 % ausgegangen, so dass eine Wirtschaftlichkeitsberechnung für diesen Bereich nicht durchgeführt wird.

Gemeinsamer Nutzen, Synergieeffekte

Alle Fachverfahren profitieren von folgenden Basisfunktionen, die erhebliche fachliche und personelle Erleichterungen und Einsparungen mit sich bringen:

- vereinfachte Abfrage der amtlichen Wohnsitzmeldung, incl. Mittelungsdienst bei Umzug

- Zentrale Druckdienste mit Frankieren und Versenden der Druckstücke

- Data Warehouses für alle Fachverfahren, dadurch Einsparung separater Statistiken, Berichterstattungen für die KLR und die automatische Übergabe für die finanzielle ZielWirkungskontrolle an den ePBN.

- Finanzüberwachung der Haushaltsstellen für den Sozialraum und für alle Hierarchiestufen des Jugendamtes.

Für diese allgemeinen Funktionen werden pro Jugendamt Personalmittel für 1 Stelle nach BAT IVb angesetzt.

BAT IVb 57 T x 5 Jahre x 12 = 3.420 T