Berichtsform a. Die Kosten und Leistungseffizienz der einzelnen Verträge

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d. Der Prüfauftrag betrifft in jeder Verwaltung eine Vielzahl von Verträgen. Insgesamt wird mit rund 1000 zu überprüfenden Verträgen gerechnet. Konsequenzen aus der Überprüfung eines Vertrages können regelmäßig sinnvoll nur zum Ende der Laufzeit eines Vertrages oder zum Zeitpunkt der Möglichkeit einer Vertragskündigung zogen werden. Angesichts der verfügbaren Ressourcen ist es geboten und angemessen, die Durchführung der Überprüfung der Verträge an diesen Zeitpunkten auszurichten. Diese Wahl des Prüfzeitpunktes ist auch deswegen sinnvoll, weil sich in der Laufzeit eines Vertrages der Markt und damit auch die entsprechenden Konditionen, zu denen Leistungen erbracht werden, verändern. Eine Prüfung bezogen auf andere Zeitpunkte kann dagegen in ihren Ergebnissen regelmäßig aufgrund der vertraglichen Bindung nicht umgesetzt werden. Ausnahmen kommen bei sehr langen Vertragsbindungen und besonders bedeutsamen Marktveränderungen vor, bedingen aber regelmäßig einen wirtschaftlichen Ausgleich zwischen den Vertragspartnern etwa durch eine weitere Vertragsbindung. Da hierauf bezogene Prüfungen angesichts der vorhanden Ressourcen im Rahmen des Prüfauftrages nicht leistbar sind, wird bei der Erledigung des Prüfauftrages grundsätzlich darauf verzichtet. Sofern es im Einzelfall einer Verwaltung dennoch zweckmäßig erscheint, eine derartige Prüfung durchzuführen, wird bei der späteren Berichterstattung hierauf ausdrücklich hingewiesen und das entsprechende Ergebnis dargestellt.

2. Berichtsform

a. Die Kosten- und Leistungseffizienz der einzelnen Verträge bzw. ihre Wirtschaftlichkeit lässt sich zum einen ausschließlich bezogen auf den jeweiligen Einzelvertrag bezogen betrachten. Hier ist eine gebündelte Berichterstattung sinnvoll, die eine Erörterung, auf der Basis einer hinreichenden Anzahl von Verträgen ermöglicht. Es ist daher vorgesehen, dem Abgeordnetenhaus einen qualifizierten Bericht im 4. Quartal diesen Jahres vorzulegen, da bis dahin die Prüfung einer geeigneten Anzahl von Verträgen durchgeführt sein wird. Dieser Bericht wird sich nach Dienstleistungskategorien, Dienstleistern und Ressorts bzw. Bezirken gliedern.

b. Zum anderen kann ein Vertrag auch im Zusammenhang mit der IT-Strategie des Landes zu bewerten sein. Der Senat wird sich daher im Rahmen einer Vorlage zur Landes-ITStrategie mit dem Thema befassen und danach dem Abgeordnetenhaus hierzu berichten.

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3. Überprüfungen und Schlussfolgerungen

a. Aus Sicht einer Vielzahl von Verwaltungen wurden die in der Vergangenheit mit dem Landesbetrieb für Informationstechnik (LIT), jetzt IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) abgeschlossenen Verträge über Leistungen auf dem Gebiet der Sprachkommunikation (Telefonie) als überarbeitungsbedürftig erkannt. Zum einen wurde die Kosten-Leistungseffizienz dieser Verträge insbesondere im Hinblick auf die Aufwände für die Vertragsdurchführung als verbesserungswürdig erkannt. Zum anderen war die Zusammenstellung der Einzelleistungen zu Produkten optimierungsbedürftig. Da mit einzelnen Verwaltungen abgeschlossene Verträge in der Vergangenheit teilweise unterschiedliche Inhalte bei gleichen Sachverhalten hatten, wurde dazu ebenfalls Verbesserungsbedarf gesehen.

Die Verträge zur Sprachkommunikation wurden daher zwischen der Senatsverwaltung für Inneres (federführend) unter Beteiligung der Hauptverwaltung und in Abstimmung mit den Bezirken mit dem ITDZ insgesamt neu verhandelt. Das Ergebnis dieser Verhandlungen ist eine sog. Landesvereinbarung, die

- für alle Verwaltungen einen transparenten und bedarfsgerechten Produkt(Leistungs-) Katalog mit einer einheitlichen Preisgestaltung zur Verfügung stellt,

- einheitliche, transparente und effiziente Abrechnungsregularien enthält,

- Preisveränderungen des Marktes für vom ITDZ bezogene Leistungen (insbesondere von Carriern bzw. Providern) auch während der Vertragslaufzeit an die Verwaltungen weitergibt, bei Preisminderungen auch unverzüglich,

- einen von den Auftraggebern geforderten Qualitätsstandard für die Leistungserbringung garantiert,

- bei Vertragsverletzungen angemessene Vertragsstrafen und

- in regelmäßigen Abständen eine Preisüberprüfung durch einen unabhängigen Gutachter vorsieht.

Jede Verwaltung schließt unter dieser Landesvereinbarung eine ihrem Bedarf und Mengengerüst entsprechende Einzelvereinbarung (Serviceschein) ab, für die die Regelungen der Landesvereinbarung unmittelbar gelten. Mit dieser Vertragskonstruktion wird gewährleistet, dass allen Verwaltungen für gleiche Leistungen gleiche Konditionen zur Verfügung stehen, die regelmäßig überprüft werden. Die bestehenden Vereinbarungen ­ sie betreffen über 60.000 Anschlüsse unmittelbar ­ werden derzeit sukzessive auf die Landesvereinbarung Sprachkommunikation umgestellt.

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Diese Landesvereinbarung wurde besonders intensiv verhandelt, da sie als Prototyp den Standard für die weiteren Landesvereinbarungen setzen soll, um auf der vertraglichen Ebene eine größtmögliche Effizienz für alle Verwaltungen gleichermaßen zu gewährleisten.

b. Die Landesvereinbarung Sprachkommunikation und die künftig abzuschließenden Landesvereinbarungen orientieren sich in ihren Vertragsbedingen sowohl an den sog. „Ergänzenden Vertragsbedingungen für IT (EVB-IT)", die zwischen der öffentlichen Hand (Federführung Bundesministerium des Innern) und der IT-Wirtschaft ausgehandelt wurden, als auch an der spezifischen Bedürfnislage der Berliner Verwaltungen. Derzeit wird mit den Verwaltungen und dem ITDZ abgestimmt, welche Leistungs- bzw. Produktbereiche prioritär in Landesvereinbarungen zusammengefasst werden sollen.

In der unmittelbaren Vorbereitung befindet sich derzeit eine Landesvereinbarung zum Anschluss von Jobcentern an das Intranet der Berliner Verwaltung.

c. Sofern bei der Überprüfung der bestehenden Verträge festgestellt wird, dass sich durch eine Landesvereinbarung die Kosten- und Leistungs-Effizienz für bestimmte Leistungen verbessern lässt, wird die Senatsverwaltung für Inneres als Federführer mit dem betreffenden Dienstleister unabhängig von dem vorbeschriebenen eine entsprechende für die gesamte Berliner Verwaltung geltende Landesvereinbarung aushandeln und abschließen.

Mit der beschriebenen Vorgehensweise zur Überprüfung der IT-Servicevereinbarungen in der Berliner Verwaltung wird nicht nur ein Prüfergebnis erzeugt, sondern es werden durch die Verwaltungen unmittelbare Konsequenzen gezogen, die zum Ziel haben, sowohl die Effizienz der Servicevereinbarungen zu verbessern als auch diese Effizienz für alle Verwaltungen gleichermaßen auf einheitlichem Standard abzusichern.

Berlin, den 5. April 2006

Der Senat von Berlin Dr. Körting