Zeitwirtschaft Büroleitungsaufgaben. Die Personalbetreuung hat in den Bezirksämtern und Sonderbehörden mit der sog

Rechnungshof von Berlin Jahresbericht 2006 sistente Datenhaltung abzuschaffen, ist bisher nicht erreicht worden.

Der Rechnungshof hat der Senatsverwaltung empfohlen, geeignete Arbeitsprozesse vollständig durch automatisierte Prozessabläufe (Workflows) effizienter abzubilden.

· Zeitwirtschaft (Büroleitungsaufgaben)

Die Personalbetreuung hat in den Bezirksämtern und Sonderbehörden mit der sog. Zeitwirtschaft einen erheblichen Arbeitsanteil erhalten. Hierzu zählen insbesondere klassische Büroleitungsaufgaben wie die Erfassung der An- und Abwesenheiten (positive und negative Zeitwirtschaft), die Auswertung und Zahlbarmachung bezahlungsrelevanter Anwesenheiten wie Zeitzuschläge und Überstunden, aber auch die Erfassung und ggf. Zahlbarmachung von Guthaben in Arbeitszeitkonten, Krankheitszeiten und Sonderurlaube. Die Möglichkeit, über ein zentrales integriertes IT-Verfahren auch die Aufgabe Zeitwirtschaft qualitativ hochwertig zu bearbeiten, wird mit IPV noch nicht genutzt. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, ein einheitliches integriertes Zeitwirtschaftssystem einzuführen, um den für diese Aufgabe notwendigen erheblichen Personalaufwand zu verringern und unabgestimmte individuelle Softwarelösungen bei den einzelnen IPV-Anwendern zu vermeiden.

· Personalwirtschaft (Stellenwirtschaft)

Die Qualität des entsprechenden IPV-Moduls ist mangelhaft. IPV liefert bisher nur wenige Funktionalitäten, die zum Bearbeiten dieser Aufgaben notwendig sind. Daher sind weiterhin Altsysteme für die Stellenwirtschaft im Einsatz. Auch das Zugriffskonzept (z. B. keine dezentrale Pflege der verbalen Beschreibungen im Geschäftsverteilungsplan) entspricht nicht den Anforderungen der Anwender. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, die Mängel dieses IPV-Moduls kurzfristig zu beseitigen.

Die Möglichkeiten, die im IT-Verfahren vorhandenen Daten effizient zu nutzen, wurden von den geprüften Dienststellen als sehr schlecht beschrieben. Das IT-Verfahren erscheint vielen Anwendern als „Einbahnstraße", da zahlreiche Daten eingepflegt werden, die aber nicht für die effiziente Arbeit verwendet werden können. Insbesondere wird dieser Mangel in Verbindung mit der fehlenden Möglichkeit beklagt, Bescheinigungen zu erstellen. Diese müssen wie bisher manuell gefertigt werden. Die Übernahme der Daten in die Textverarbeitung ist nicht möglich. Gerade für derartige Aufgaben wäre eine fast vollständige Automatisierung der Arbeitsabläufe im IT-Verfahren und damit eine erhebliche Verbesserung der Wirtschaftlichkeit realisierbar. Der derzeit vorhandene Unterstützungsgrad durch IPV beträgt bei dieser Aufgabe jedoch lediglich 11 v. H. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, mit den Personalserviceeinheiten der Verwaltungen Verbesserungen zu entwickeln, die möglichst vollständig programmtechnisch abgerufen werden können.

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Die Prüfung hat aber auch gezeigt, dass die einzelnen Dienststellen das IT-Verfahren IPV unter sehr unterschiedlichen organisatorischen Rahmenbedingungen einsetzen. Dies wird besonders an der im Bereich der Personalbetreuung durchzuführenden Aufgabe der Familienkasse deutlich.

Diese Aufgabe wird teilweise außerhalb der Personalverwaltung als ein gesondertes Sachgebiet, bei einem Hauptsachbearbeiter oder auf alle Sachbearbeiter verteilt wahrgenommen. Als Messgröße für die Leistungsfähigkeit der Organisation dieser Aufgabe wurde die Zahl der Fälle herangezogen, die von einer vollbeschäftigt in der Familienkasse tätigen Person (Vollzeitäquivalent - VZÄ) bearbeitet wurden. Die Prüfung ergab eine Spannbreite von 360 Fällen pro VZÄ bei ausgeprägter dezentraler Aufbau- und ungünstiger Ablauforganisation bis zu 1 230 Fälle pro VZÄ bei größtmöglicher zentraler Aufbau- und bestmöglicher Ablauforganisation.

Erhebliche Effizienzunterschiede waren auch bei anderen Aufgaben feststellbar. In den geprüften Behörden waren Kenntnisse über alternative organisatorische Vorgehensweisen anderer IPV-Anwender und deren Auswirkungen dagegen kaum bekannt. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, für die festgestellten unterschiedlich organisierten Geschäftsprozesse in den einzelnen Dienststellen ein internes Bewertungsverfahren einzuführen, mit dem regelmäßig Effizienzunterschiede evaluiert und besonders gute Arbeitsweisen auf andere Behörden übertragen werden (Best-Practice-Verfahren). Die durch dieses Best-PracticeVerfahren gefundenen Verbesserungsmöglichkeiten sollten zusammengefasst werden, damit Konsequenzen für eine effizientere Aufbau- und Ablauforganisation gezogen werden können.

Die Zahlfälle der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden weiter nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Der Rechnungshof hat bereits in seinem Jahresbericht 2000 (T 181 bis 189) dargestellt, dass der Personalaufwand erheblich gesenkt werden kann, wenn die Prüfung der Zahlfälle und die ihnen zugrunde liegenden Zahlungsdaten durch eine revisionssichere technische Lösung zur stichprobenartigen Überprüfung zufällig ausgewählter Einzelfälle ersetzt werden würde. Die Prüfung hat ergeben, dass diese Vorgehensweise auch in IPV sinnvoll möglich ist. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung erneut aufgefordert, bei IPV ein revisionssicheres technisches Stichprobenverfahren einzuführen.

Gemessen an den ursprünglichen Zielsetzungen des IT-Verfahrens (T 82) ist der Erfolg wie folgt zu bewerten:

· Eine einheitliche Software für die gesamte Personalverwaltung des Landes Berlin einzusetzen, ist bisher nur für den Bereich der Lohnund Gehaltsabrechnung und in Teilen für den Bereich der Personalbetreuung und -verwaltung erreicht worden.

· Die doppelte und inkonsistente Datenhaltung konnte nicht beseitigt werden, da noch immer Personaldaten mehrfach erfasst, gepflegt und vorgehalten sowie diverse manuelle Listen geführt und IT-Programme außerhalb von IPV verwendet werden.

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· Die Aufbau- und Ablauforganisation ist nur ansatzweise einem effektiven Organisationsmodell für die Personalarbeit angepasst worden.

· Die angestrebte weitgehende Automatisierung von Arbeitsabläufen konnte nur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung umgesetzt werden.

In den anderen Bereichen der Personalarbeit werden die Arbeitsabläufe weiterhin überwiegend manuell ausgeführt.

· Das Ziel, die verschiedenen Anwendungen zur Stellenwirtschaft/ Stellenplanung abzulösen, ist bisher nicht erreicht. Der Einsatz des Moduls Personalwirtschaft in IPV hat sich um mehrere Jahre verzögert.

· Der prognostizierte wirtschaftliche Erfolg des Projekts ist nicht eingetreten; die angestrebten Effizienzpotenziale sind nicht ausreichend erschlossen worden.

In der Beschreibung der Gründe für die Nichterreichung der wirtschaftlichen Ziele des Projekts hat das Beratungsunternehmen den hohen Grad der dezentralen Umsetzung hervorgehoben, durch den wesentliche Synergieeffekte verhindert wurden.

Der Rechnungshof hat im Januar 2005 die Senatsverwaltung für Inneres und die IPV-Anwender aufgefordert, zu den Prüfungsergebnissen Stellung zu nehmen. Die Einschätzungen der IPV-Anwender bestätigten im Wesentlichen die Ergebnisse der Prüfung. Außerdem gaben sie vielfältige konkrete Hinweise, um die Arbeitsabläufe zu verbessern. Auch die Senatsverwaltung hat die Feststellungen des Rechnungshofs anerkannt. Sie verwies auf eine neu eingerichtete Planungsgruppe IPV, die die allgemeine Weiterentwicklung von IPV sowie die Überprüfung und ggf. Umsetzung der Empfehlungen zur Aufgabe hat. Sie sicherte u. a. zu, die Einführung einer positiven Zeitwirtschaft zu unterstützen.

Der Rechnungshof beanstandet den mangelnden wirtschaftlichen Erfolg des Projekts IPV. Er hat bereits in der Vergangenheit auf unrealistische Nutzenerwartungen hingewiesen und Korrekturen am Vorgehen gefordert, die jedoch von der Senatsverwaltung für Inneres nur unzulänglich umgesetzt wurden. Dennoch ermöglichen es die vorhandenen Potenziale des IT-Verfahrens IPV bei organisatorisch konsequenter Umsetzung und Weiterentwicklung, den Nutzen erheblich zu steigern. Allein bei den untersuchten Kernaufgaben (ohne die Bereiche Zeitwirtschaft und Stellenwirtschaft) ist ein wirtschaftliches Nutzenpotenzial von mehr als 10 Mio. jährlich möglich.

Um die fehlenden wirtschaftlichen Erfolge nunmehr zu erreichen, erwartet der Rechnungshof.