Förderung
Rechnungshof von Berlin Jahresbericht 2006
C. Justiz
1. Unzureichende Geschäftsprozessoptimierung beim Amtsgericht Charlottenburg und fehlerhafte Anwendung des Tarifrechts
Im Amtsgericht Charlottenburg sind die Arbeitsabläufe trotz Einführung IT-gestützter Verfahren weiterhin aufwändig. Aufgaben werden nicht ganzheitlich, sondern zu starr nach Funktionen getrennt und uneinheitlich wahrgenommen. Durch eine konsequente Geschäftsprozessoptimierung können in den bisher geprüften Bereichen jährlich Personalkosten in erheblicher Höhe eingespart werden. Die Bewertung der Arbeitsgebiete und die Eingruppierung der Angestellten in den Serviceeinheiten ist fehlerhaft und führt regelmäßig zu vermeidbaren Ausgaben.
Auf der Grundlage der Richtlinien der Regierungspolitik und der Vorschläge der Expertenkommission Staatsaufgabenkritik wurde die organisatorische und technische Modernisierung der Berliner Justiz in Angriff genommen, um die Arbeit effizienter, schneller und transparenter zu gestalten. Am 14. Oktober 2002 wurde von der Senatsverwaltung für Justiz mit der Projektleitung eine Projektvereinbarung zum Vorhaben „Justizreform Berlin" geschlossen. Ein wesentliches Ziel der Justizreform ist es, die sehr großen Organisationseinheiten in der Gerichtsbarkeit und in den Strafverfolgungsbehörden zu dezentralisieren, Aufgaben zu delegieren und Fach- und Ressourcenverantwortung dezentral zusammenzufassen (vgl. Gesetz zur Schaffung dezentraler Verwaltungsstrukturen in der ordentlichen Gerichtsbarkeit). Als weitere Schritte sollen die Geschäftsprozesse optimiert, Serviceeinheiten (Teams) gebildet und das Personalmanagement modernisiert werden. Die Maßnahmen sollen bis 2006 umgesetzt werden.
Die Organisationsprüfung durch den Rechnungshof im Jahr 2005 hatte das Ziel festzustellen, welchen Stand die Dezentralisierung der Fach- und Ressourcenverantwortung, die Delegation von Entscheidungsbefugnissen, die Geschäftsprozessoptimierung unter Einsatz der IT sowie sonstige organisatorische Veränderungen inzwischen erreicht haben und wie sich diese Maßnahmen auf die Umsetzung der Ziele, insbesondere den Personalbedarf, auswirken.
Der Rechnungshof hat als ersten Untersuchungsbereich das Amtsgericht Charlottenburg ausgewählt, das mit rund 60 Richtern und 360 weiteren Dienstkräften (Stand: Februar 2005) zu den großen Gerichten Berlins gehört und im Größenvergleich mit allen deutschen Amtsgerichten an 14. Stelle steht. Die Prüfung erstreckte sich zunächst auf die Bereiche Zivilprozess und Zwangsvollstreckung sowie verschiedene Serviceeinheiten.
Rechnungshof von Berlin Jahresbericht 2006
124 Mit den dem Rechnungshof zur Verfügung gestellten Personaleinsatz-/ Stellenunterlagen war die tatsächliche Größenordnung und Verwendung der Stellen nicht vollständig ermittelbar. Die bisherige ausschließliche Zuständigkeit der Stellenverwaltung beim Kammergericht und die fehlende Transparenz im Bereich der Amtsgerichte machten es dem Rechnungshof nicht möglich, Stellen im Einzelnen zuzuordnen und Ausstattungen zu vergleichen. Im Rahmen der Dezentralisierung soll die Stellenverwaltung den einzelnen Amtsgerichten zugeordnet und die Voraussetzung für eine größere Stellentransparenz geschaffen werden.
Der Rechnungshof hat empfohlen, alle mit der Stellenverwaltung verbundenen Kompetenzen auf die Amtsgerichte zu übertragen. Er erwartet außerdem, dass die stellenmäßigen Auswirkungen der Dezentralisierung der Fach- und Ressourcenverantwortung im Einzelnen dargestellt, freie Stellenkapazitäten so bald wie möglich eingespart oder mit Wegfallvermerken versehen werden. Die Senatsverwaltung hat zugesichert, dass mit der seit 2006 eingeführten dezentralen Kapitelstruktur für jedes Gericht ein größeres Maß an Transparenz gewährleistet ist, Stellen im Einzelnen zugeordnet und Ausstattungen verglichen werden können. Die Gerichte werden schnellstmöglich mit stellenwirtschaftlichen Informationen und Kompetenzen ausgestattet.
Mit dem IT-Programm Automation des Landgerichts, der Amtsgerichte und des Kammergerichts - AuLAK - wurde im Amtsgericht Charlottenburg - für den Bereich Zivilprozess - sukzessiv eine Software eingeführt, die die Teams im Rahmen der ganzheitlichen Bearbeitung unterstützen soll. Der Rechnungshof hat das Projekt AuLAK gesondert untersucht. Der Einsatz von AuLAK ermöglicht den Wegfall kompletter Arbeitsschritte bei den nichtrichterlichen Dienstkräften. Die Durchlaufzeiten der Akten haben sich von mehreren Monaten auf unter eine Woche verkürzt. Die mit der Entwicklung von AuLAK betraute Projektgruppe prognostizierte durch das Straffen von Arbeitsabläufen Personaleinsparungen im Bereich der Geschäftsstellen von je 0,15 Stellenanteilen und im Kanzlei- und Protokolldienst von je 0,2 Stellenanteilen je Dienstkraft. Der Rechnungshof hat festgestellt, dass die Arbeitspensen des nichtrichterlichen Personals unterschiedlich sind und zu einer ungleichen Arbeitsaus- und -belastung führen.
Wegen des verstärkten IT-Einsatzes - der zum Wegfall erheblicher Bearbeitungszeiten geführt hat - und der sehr unterschiedlichen Qualifikation der Dienstkräfte sind die Personalkapazitäten zu hoch.
Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, die möglichen Stelleneinsparungen umgehend konkret zu ermitteln und zeitnah zu realisieren, die zu erledigenden Pensen gleichmäßig zu verteilen und die Dienstkräfte durch ergänzende Schulungen zu qualifizieren. Die Senatsverwaltung erläutert in ihrer Stellungnahme, dass die Zumessungskriterien für die Pensen des nichtrichterlichen Personals die jeweiligen Richterpensen seien. Die Verteilung dieser Geschäfte werde vom Präsidium des Amtsgerichts Charlottenburg vorgenommen und könne von der Gerichtsverwaltung nicht beeinflusst werden. Außerdem hat die Senatsverwaltung darauf hingewiesen, dass eine gleichmäßige Verteilung beim Einsatz von Rechnungshof von Berlin Jahresbericht 2006
Voll- und Teilzeitkräften und der Arbeit in unterschiedlichen Geschäftsbereichen nicht immer genau möglich wäre. Sie sieht insoweit keinen Handlungsbedarf. Der Rechnungshof hält an seiner Auffassung fest, dass durch ein modifiziertes - gerechtes - Verteilungssystem unter Berücksichtigung der zeitlichen Arbeitsanteile der einzelnen Geschäftsstellenmitarbeiter eine gleichmäßige Auslastung möglich ist.
Zum Zeitpunkt der Prüfung standen dem Amtsgericht Charlottenburg insgesamt 13,7 Stellen für Protokollführer zur Verfügung, darunter elf für den Bereich Zivilprozess. Zu ihren Aufgaben gehört das Schreiben von Zeugenladungen, Sitzungsprotokollen, Urteilen und Beschlüssen. Das Sitzungsprotokoll wird bereits während der Verhandlung erstellt. Bei freien Arbeitskapazitäten unterstützen die Protokollführer teilweise auch die Geschäftsstellen. Aus der Begründung des Ersten Gesetzes zur Modernisierung der Justiz, Artikel 1 zu § 159 der Zivilprozessordnung (ZPO) ist abzuleiten, dass im Regelfall keine Protokollführer mehr vorgesehen sind. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um künftig auch in Berlin im Zivilprozess auf Protokollführer verzichten zu können. Er hat dem Amtsgericht Charlottenburg empfohlen, in einem ersten Schritt die Protokollführer vollständig aus dem Kanzleidienst herauszulösen, in die Geschäftsstellen bzw. Teams zu integrieren und die Zuständigkeit auf die Dezernatsleitungen zu übertragen. Mittelfristig erwartet er, dass eine erhebliche Zahl von Protokollführerstellen im Zivilprozessbereich wegfallen kann. Der Rechnungshof hat außerdem gefordert, die Kanzlei des Amtsgerichts Charlottenburg im Zuge der teamorientierten dezentralen Strukturen aufzulösen und die Dienstkräfte bedarfsgerecht auf die einzelnen Bereiche zu verteilen. Die Stellen der Kanzleivorsteherin und deren Stellvertreterin können eingespart werden.
Die Senatsverwaltung argumentiert, dass sie nach Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs von Amts wegen verpflichtet sei, Protokollführer bereitzustellen. Sie räumt allerdings ein, dass der in Berlin für diese Aufgabe gewährte Zuschlag von 3 v. H. künftig entfallen soll, weil mittlerweile technische Unterstützung für die Protokollarbeiten bereitsteht. Zugestimmt wird, dass die Tätigkeit der Protokollführer im Sinne einer ganzheitlichen Aufgabenerledigung in die Serviceeinheiten zu integrieren ist. Dies sei bisher allerdings an den räumlichen Gegebenheiten gescheitert. Das Amtsgericht Charlottenburg hat inzwischen drei Protokollführer in die Geschäftsstellentätigkeit eingewiesen. Einen vollständigen Verzicht auf Protokollführer schließt die Senatsverwaltung wegen verbleibender Schreibtätigkeiten aus.
Die Zentralkanzlei des Amtsgerichts Charlottenburg sei zwischenzeitlich aufgelöst worden. Die Senatsverwaltung selbst hat im Hauptausschuss des Abgeordnetenhauses ihre Aufwendungen für die Einführung des digitalen Diktierens damit begründet, dass Kanzleikräfte abgebaut werden könnten.
Beim Finanzgericht Berlin und in anderen Bundesländern haben solche Systeme zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt, sodass inzwischen auf Protokollführer verzichtet wird. Der Rechnungshof hält an seiner Forderung fest, einen erheblichen Teil dieser Stellen mittelfristig einzusparen.