Ressourcenverantwortung

Fragebogens umfangreiche Interviews mit dem Leiter der Abteilung, einem Referatsleiter und dem Sachbearbeiter Kostenrechnung geführt wurden. Wegen der Zusammenführung verschiedener Ressorts im Falle der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport und der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen sowie der Größe des Ressorts im Falle der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung wurde im Interesse eines möglichst repräsentativen Überblicks eine weitere Abteilung in die Befragung einbezogen. Ergänzend wurden in jeder Senatsverwaltung die Leiter des Steuerungsdienstes und die Leiter der Serviceeinheit Personal (SE Personal) befragt, um die mit der Umsetzung der Reform verbundenen Probleme aus unterschiedlichsten Blickwinkeln erfassen zu können. Grundlage der Befragung waren für die einzelnen Hierarchieebenen spezifisch gestaltete Fragebögen zu den verschiedenen Reformelementen. Die Gesprächsergebnisse wurden entsprechend der Funktion der Befragten und unter Beiziehung der vorgelegten schriftlichen Unterlagen im Kontext mit den Antworten der anderen Gesprächspartner desselben Bereichs gewertet.

Bei der Auswertung der Untersuchungsergebnisse ging es vorrangig um die Frage, ob und mit welchen Ergebnissen die Reforminstrumente im Alltag der Berliner Verwaltung genutzt werden und welche Wirkungen sie entfalten.

Dezentrale Ressourcenverantwortung:

Grundsatz und Ziele:

Die Schaffung dezentraler Strukturen mit Ergebnisverantwortung durch Zusammenführung von Fach- und Ressourcenverantwortung für die fachlich zuständigen Organisationseinheiten (LuV) ist ein zentrales Element der Verwaltungsreform in Berlin.

Nach § 2 Abs. 2 VGG sind den LuV die personellen und sächlichen Mittel zur Aufgabenerfüllung zugeordnet; sie sind für den wirksamen und wirtschaftlichen Einsatz der Mittel verantwortlich. Demgegenüber erfüllen die SE im Auftrag der LuV sowie anderer Organisationseinheiten und der Behördenleitung Aufgaben des inneren Dienstbetriebs (§ 2 Abs. 3 VGG).

Mit der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung sollen den für ihre Ergebnisse verantwortlichen Abteilungsleitern insbesondere größere Gestaltungsspielräume einge- 9... räumt werden. Ferner sollen schnellere Entscheidungsabläufe sowie Kosteneinsparungen auf der Grundlage der KLR erreicht werden. Zudem wird eine erhöhte Motivation von Mitarbeitern und Führungskräften erwartet.

Stand der Umsetzung:

In der Hauptverwaltung wurde - z. T. im Zuge der Zusammenfassung von Ressorts - die Organisation innerhalb der einzelnen Verwaltungszweige während der letzten Jahre in größerem Umfang umgestaltet und gestrafft. Dabei wurden unter Berücksichtigung des § 2 Abs. 2 Satz 1 VGG Abteilungen auch als LuV organisiert. Für Querschnittsaufgaben wurden SE geschaffen, die zentral oder dezentral organisiert sind. Einige dieser SE sind Teil von Abteilungen, die zugleich Fachaufgaben erledigen.

Die vom Gesetzgeber vorgegebene dezentrale Ressourcenverantwortung der Abteilungen, auf deren Grundlage die Abteilungsleiter nach § 5 Abs. 2 Satz 1 VGG im Rahmen der für ihre Organisationseinheit geltenden Ziel- oder Servicevereinbarungen eigenständig über die fachliche Leistungserbringung und den Einsatz der dafür zur Verfügung stehenden personellen und sachlichen Mittel entscheiden, ist nur in wenigen Senatsverwaltungen umfassend realisiert worden. Zielvereinbarungen mit Einzelheiten zur Aufgabenerfüllung und zu Umfang und Art der bereitgestellten personellen und sachlichen Mittel sind nur in sehr beschränktem Umfang vorhanden. Der Grundsatz der dezentralen Ressourcenverantwortung ist in der Senatsverwaltung für Finanzen und in der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung am weitesten realisiert.

In der Senatsverwaltung für Finanzen bewirtschaftet die vom Rechnungshof untersuchte Abteilung die ihr in einer Zielvereinbarung als Budget zugewiesenen Personal- und Sachmittel selbst. Sie ist für die Personalwirtschaft, die Bewirtschaftung der Sachmittel und das Organisationswesen zuständig, ohne dass ihr zur Erledigung dieser Aufgaben zusätzliches Personal zugewiesen worden ist. Ein Entscheidungsvorbehalt des Staatssekretärs besteht bei der Auswahl von Führungskräften. Die Umsetzung der im Zuge der dezentralen Ressourcenverantwortung getroffenen Entscheidungen obliegt entweder der Büroleitung der Abteilung oder im Rahmen einer Servicevereinbarung den SE.

Für die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung wurde durch eine „Rahmenregelung für den Abschluss von Ziel- und Servicevereinbarungen und für die Wahrnehmung der de- 10... zentralen und zentralen Steuerungs- und Ressourcenverantwortung" eine weitgehende Dezentralisierung der Fach- und Ressourcenverantwortung festgeschrieben. Den Abteilungen ist ein konkretes Budget für Personalmittel, Sachmittel und Investitionen zugewiesen. Die Abteilungen sind für die Erledigung ihrer Querschnittaufgaben verantwortlich und nehmen weitgehend die Angelegenheiten der Personalwirtschaft und der Personalverwaltung einschließlich der Personalplanung und -entwicklung wahr. Bei der Besetzung von Referatsleiterstellen ist die Zustimmung des Senators erforderlich. Die Serviceleistungen, wie z. B. die Aufgaben der Gehalts- und Lohnstelle, Entscheidungen zu Nebentätigkeiten etc., übernehmen die SE auf der Grundlage eines ergänzenden Zuständigkeitskataloges.

Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport hat auf der Grundlage einer Zielvereinbarung lediglich einer Abteilung bestimmte Haushaltskapitel mit den darin enthaltenen Personal- und Sachmitteln zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung zwecks Erfüllung ihrer fachlichen Aufgaben und Entwicklung ihres Personals zugewiesen. Inhalt der Zielvereinbarung ist auch die Neustrukturierung dieses Budgets und die dezentrale Organisation von Büroleitungsaufgaben. Im Übrigen ist die dezentrale Ressourcenverantwortung nur unvollkommen umgesetzt. Bei Entscheidungen mit größeren Auswirkungen auf Personalmittel im Lehrerbereich oder bei Personalentscheidungen für Führungsaufgaben bestehen unverändert Entscheidungsvorbehalte der Leitung des Hauses. Eine Verlagerung wesentlicher Aufgaben von der SE Personal auf die Abteilungen ist unterblieben.

In der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen ist die dezentrale Ressourcenverantwortung nur zum Teil realisiert. Lediglich eine der befragten Abteilungen verfügt über ein eigenes, von ihr zu bewirtschaftendes Budget, das Personal-, Sach- und Transfermittel umfasst. Die Personalmittel der zweiten untersuchten Abteilung werden zentral bewirtschaftet. Ihr steht ein Budget lediglich für Sach- und Honorarmittel zur Verfügung.

Eine zum Zeitpunkt der Prüfung angabegemäß bestehende Rahmenservicevereinbarung soll im Zusammenhang mit einer einheitlichen Regelung für die zentrale/dezentrale Wahrnehmung von Serviceaufgaben überarbeitet werden. Zum Zeitpunkt der Prüfung wurden (Plan-)Stellen nach einem einheitlichen Anforderungsprofil für aus den Bereichen Personal und Finanzen zu übernehmende Serviceaufgaben eingerichtet.

In der Senatsverwaltung für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz liegt die Ressourcenverantwortung grundsätzlich bei den Abteilungsleitern, die über Personal- und Sachmittel entscheiden. Allerdings ist eine Zielvereinbarung nicht mit allen Abteilungen abgeschlossen worden. Im Vorgriff auf eine Servicevereinbarung regelt ein Zuständigkeitskatalog die Aufgabenverteilung zwischen Abteilung und SE.