Integration

Zu T 84:

Die Senatsverwaltung für Inneres begrüßt die durchgeführte Erfolgskontrolle des Verfahrens Integrierte Personalverwaltung (IPV). Die Untersuchungsergebnisse werden - soweit sie zwischenzeitlich nicht bereits berücksichtigt wurden - in der weiteren Arbeitsplanung aufgegriffen.

Die Senatsverwaltung für Inneres hält trotz der Feststellungen des Rechnungshofs die getätigten Investitionen auf der Grundlage der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 1998 für gerechtfertigt.

Während der Projektphase traten entgegen damaliger Annahmen in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 1998 aufgrund technischer Unstimmigkeiten erhebliche Probleme bei der praktischen Umsetzung der Konzepte auf, so dass in einem weit stärker als erwarteten Umfang Entwicklungs- und Anpassungsarbeiten und verwaltungsseitige Unterstützungen anstelle von Einführungsarbeiten notwendig wurden. Das Ausmaß der zusätzlichen Arbeiten bei den Vorbereitungen und bei der Umsetzung war auch unter der fachlichen Begleitung durch die Firma SAP nicht absehbar.

Mit dem seit 2002 flächendeckenden Einsatz des SAP Standard-Moduls HR R/3 ergeben sich darüber hinaus Notwendigkeiten, im Verfahren IPV berlinspezifische Anpassungen (z. B. infolge des Berliner Anwendungs-TV) des bundesweiten Standards vorzunehmen. Der hierfür erforderliche personelle und zeitliche Aufwand übersteigt unbestritten die in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung dargestellten Annahmen vor Einführung des neuen Verfahrens.

Insgesamt gesehen, ist es positiv zu bewerten, dass ­ wenn auch verspätet ­ dauerhafte Einsparungen mit dem Verfahren IPV erzielt werden.

T 85:

Weil die Senatsverwaltung in ihrer Vorgabe zu den Arbeitsabläufen in IPV (Organisationsmodell) keine überprüfbaren detaillierten fachlichen Ziele definiert hatte, sind die Auswirkungen des IPV-Verfahrens auf die fachliche Personalarbeit nur eingeschränkt beurteilbar. Betrachtet man die vier fachlichen Bereiche von IPV, ergibt sich dennoch folgendes Ergebnis:

· Lohn- und Gehaltsabrechnung

Der IPV-Verfahrensteil Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde erfolgreich umgesetzt.

· Personalbetreuung und Personalverwaltung

Diese Teilbereiche sind qualitativ zufriedenstellend, obwohl sich das IPV-Verfahren auf abrechnungsrelevante Sachverhalte beschränkt und damit die Leistungsfähigkeit der eingesetzten Software nur zu einem Bruchteil nutzt. Das ursprüngliche Ziel, manuell ausgeführte Arbeitsabläufe weitgehend zu rationalisieren sowie doppelte und inkonsistente Datenhaltung abzuschaffen, ist bisher nicht erreicht worden. Der Rechnungshof hat der Senatsverwaltung empfohlen, geeignete Arbeitsprozesse vollständig durch automatisierte Prozessabläufe (Workflows) effizienter abzubilden.

· Zeitwirtschaft (Büroleitungsaufgaben)

Die Personalbetreuung hat in den Bezirksämtern und Sonderbehörden mit der sog. Zeitwirtschaft einen erheblichen Arbeitsanteil erhalten. Hierzu zählen insbesondere klassische Büroleitungsaufgaben wie die Erfassung der An- und Abwesenheiten (positive und negative Zeitwirtschaft), die Auswertung und Zahlbarmachung bezahlungsrelevanter Anwesenheiten wie Zeitzuschläge und Überstunden, aber auch die Erfassung und ggf. Zahlbarmachung von Guthaben in Arbeitszeitkonten, Krankheitszeiten und Sonderurlaube. Die Möglichkeit, über ein zentrales integriertes IT-Verfahren auch die Aufgabe Zeitwirtschaft qualitativ hochwertig zu bearbeiten, wird mit IPV noch nicht genutzt. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, ein einheitliches integriertes Zeitwirtschaftssystem einzuführen, um den für diese Aufgabe notwendigen erheblichen Personalaufwand zu verringern und unabgestimmte individuelle Softwarelösungen bei den einzelnen IPV-Anwendern zu vermeiden.

· Personalwirtschaft (Stellenwirtschaft)

Die Qualität des entsprechenden IPV-Moduls ist mangelhaft. IPV liefert bisher nur wenige Funktionalitäten, die zum Bearbeiten dieser Aufgaben notwendig sind. Daher sind weiterhin Altsysteme für die Stellenwirtschaft im Einsatz. Auch das Zugriffskonzept (z. B. keine dezentrale Pflege der verbalen Beschreibungen im Geschäftsverteilungsplan) entspricht nicht den Anforderungen der Anwender. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, die Mängel dieses IPV-Moduls kurzfristig zu beseitigen.

Zu T 85:

Es liegt in der Verantwortung der Senatsverwaltung für Inneres, dass Querschnittsaufgaben auch mit Querschnittsverfahren erledigt werden. Die Senatsverwaltung für Inneres führt zurzeit das Projekt „Bündelung interner Querschnittsaufgaben der bezirklichen Ebene und der Hauptverwaltung (Pro Quer)" durch. Strategischer Ansatz von Pro Quer ist die Verlagerung von Serviceaufgaben auf zentrale Dienstleister (im Sinne von Shared Services) bei gleichzeitiger Stärkung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung und damit der Auftraggeberfunktion.

Ziel ist es u. a., nach der Identifizierung einheitlicher Geschäftsprozesse entsprechende systemseitige Unterstützung dieser Personalprozesse zu entwickeln bzw. vorhandenen Verfahren zu nutzen (Workflow). Die für das Verfahren IPV eingesetzte SAP-Standardsoftware bietet eine technische Basis für die mögliche Integration weiterer Anwendungen, deren Einführung sowohl zu einem höheren Standardisierungsgrad als auch zu einem höheren Grad der Redundanzfreiheit führt und doppelte Datenbestände abbaut und Arbeitsabläufe vereinheitlicht. Die Projektarbeiten sind noch nicht abgeschlossen. Insbesondere die Arbeiten zur Formulierung einheitlicher Prozessmodelle erfordern einen erheblichen Abstimmaufwand. Auch die Vorschläge des Rechnungshofs fließen hierbei permanent in die Projektarbeiten ein.

Nach dem im Jahr 2004 aktualisierten Releasestand baut das Landesverwaltungsamt Berlin (LVwA) den Leistungsumfang des Verfahrens IPV weiter sukzessive aus. Aktuelle Arbeitsschwerpunkte sind:

· Erweiterung des IPV-Moduls Organisationsmanagement (OM) um die Funktionalitäten Stellenwirtschaft, Stellenplanung und Personalkostenplanung. Die Funktionalität Stellenwirtschaft wurde im Dezember 2005 produktiv gesetzt. Die Konsolidierungsphase ist vor kurzem beendet worden. Mit dieser Funktionalität wird das Altverfahren APW abgelöst. Die Produktivsetzung der Funktionalität Stellenplanung ist zum Oktober 2006 vorgesehen. Damit verbunden ist die Ablösung des Altverfahrens Computerunterstütztes Stellenplanverfahren? (CuS). Parallel zu diesen Arbeiten beginnen bereits die ersten Planungen zur Umsetzung der Personalkostenplanung im Verfahren IPV.

· Erweiterung des Leistungsumfangs des IPV-Verfahrens durch Integration der Komponenten Personalentwicklung, Veranstaltungsmanagement (Organisation von Fortbildungsveranstaltungen) und Personalbeschaffung. Im Rahmen des Projektes Pro Quer, Teilprojekt Personal, wurde ein Konzept zur IT-Unterstützung der Personalentwicklung auf der Basis des Verfahrens IPV erarbeitet. In dieser „Vorstudie zur Implementierung einer IT-Unterstützung der landesweiten Personalentwicklung" werden die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die Aktivierung der bereits in der SAP-Standardsoftware vorhandenen Komponenten Personalentwicklung, Veranstaltungsmanagement und Personalbeschaffung (Bewerbermanagement) definiert. Der Staatssekretärsausschuss zur Steuerung der Verwaltungsmodernisierung hat dazu am 12. Juni 2006 die Finanzierung eines Pilotprojektes in zwei Dienststellen ab Januar 2007 beschlossen. Ziel der geplanten Realisierung - zunächst nur der Komponenten Personalentwicklung und Veranstaltungsmanagement - ist die Unterstützung des dezentralen Personalmanagements durch die Bereitstellung qualitativer Personal(entwicklungs-)daten auf der Grundlage einer einheitlichen Datenbasis sowie die Ablösung von "Insellösungen" in den Berliner Verwaltungen.

· Es ist Ziel der Senatsverwaltung für Inneres, für die Zeiterfassung den Dienstellen des Landes Berlin eine integrative Lösung in Verbindung mit dem Verfahren IPV (Integrierte Zeitwirtschaft) anzubieten. Für die Erfassung der Abwesenheitszeiten (negative Zeiterfassung) von Beschäftigten des unmittelbaren Landesdienstes ist dies bereits weitgehend realisiert.

Die Erfassung von Anwesenheitszeiten (positive Zeiterfassung) im IPV-System würde eine Vielzahl von zur Zeit noch eingesetzten Einzelverfahren entbehrlich machen. Dies setzt jedoch gegenwärtig zusätzlichen Entwicklungsaufwand für die notwendige Softwarelösung voraus. Der Senat hält es daher für sachgerecht, zunächst die Ergebnisse eines geplanten Probebetriebs bei der Senatsverwaltung für Finanzen abzuwarten, die zur Zeit mit dem Hauptpersonalrat über die Einführung einer Zeiterfassung für ihren Geschäftsbereich verhandelt. Aus den dann gewonnenen Erkenntnissen des praktischen Betriebs werden insbesondere hinsichtlich der Kosten-Nutzen-Relation als auch der Realisierung einer Schnittstelle zum IPV-System zu verallgemeinernde Ergebnisse erwartet.

Erweiterung des Verfahrens IPV um die Komponente Versorgungsadministration. Damit verbunden wäre die Ablösung des bisherigen IT-Verfahrens Versorgungsbezüge mit Datenverarbeitung im Dialogverfahren (DAVID), welches mittelfristig nur noch unter Schwierigkeiten gepflegt werden kann. Erste Workshops mit Vertretern der Firma SAP haben hierzu bereits stattgefunden.

T 86:

Die Möglichkeiten, die im IT-Verfahren vorhandenen Daten effizient zu nutzen, wurden von den geprüften Dienststellen als sehr schlecht beschrieben. Das IT-Verfahren erscheint vielen Anwendern als „Einbahnstraße", da zahlreiche Daten eingepflegt werden, die aber nicht für die effiziente Arbeit verwendet werden können. Insbesondere wird dieser Mangel in Verbindung mit der fehlenden Möglichkeit beklagt, Bescheinigungen zu erstellen. Diese müssen wie bisher manuell gefertigt werden. Die Übernahme der Daten in die Textverarbeitung ist nicht möglich. Gerade für derartige Aufgaben wäre eine fast vollständige Automatisierung der Arbeitsabläufe im IT-Verfahren und damit eine erhebliche Verbesserung der Wirtschaftlichkeit realisierbar. Der derzeit vorhandene Unterstützungsgrad durch IPV beträgt bei dieser Aufgabe jedoch lediglich 11 v. H. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, mit den Personalserviceeinheiten der Verwaltungen Verbesserungen zu entwickeln, die möglichst vollständig programmtechnisch abgerufen werden können.

Zu T 86:

Es ist seit einiger Zeit über die Funktionalität „Ad-hoc-Query" bereits möglich und auch vielfach in den IPV anwendenden Stellen gängige Praxis, Stammdaten aus dem Verfahren IPV in entsprechende Textbausteine bzw. Serienbriefe von MS Word zu übertragen und dort weiter zu bearbeiten. Auch das Übertragen von Daten oder Listen nach MS Excel ist ohne Probleme möglich.

Die in der SAP- Standardsoftware für das Verfahren IPV zur Verfügung stehenden Standardbescheinigungen sind sehr fehlerbehaftet, so dass deren Umsetzung keine wesentliche Erleichterung für den IPV-Anwender bringen würde. Der SAP ist dieser Mangel bekannt. Die Problematik ist jedoch insbesondere vor dem Hintergrund einer bundesgesetzlich vorgesehenen Ablösung des bisherigen Bescheinigungswesens durch ein elektronisches JobCard-Verfahren noch ungelöst.

Aus Sicht der Senatsverwaltung für Inneres ist es nicht wirtschaftlich, Entwicklungskapazitäten noch für eine Umsetzung des Bescheinigungswesens bisheriger Art einzusetzen. Die in Aussicht genommene Vereinfachung des Bescheinigungswesens muss daher zunächst abgewartet werden.

T 87:

Die Prüfung hat aber auch gezeigt, dass die einzelnen Dienststellen das IT-Verfahren IPV unter sehr unterschiedlichen organisatorischen Rahmenbedingungen einsetzen. Dies wird besonders an der im Bereich der Personalbetreuung durchzuführenden Aufgabe der Familienkasse deutlich. Diese Aufgabe wird teilweise außerhalb der Personalverwaltung als ein gesondertes Sachgebiet, bei einem Hauptsachbearbeiter oder auf alle Sachbearbeiter verteilt wahrgenommen. Als Messgröße für die Leistungsfähigkeit der Organisation dieser Aufgabe wurde die Zahl der Fälle herangezogen, die von einer vollbeschäftigt in der Familienkasse tätigen Person (Vollzeitäquivalent - VZÄ) bearbeitet wurden. Die Prüfung ergab eine Spannbreite von 360 Fällen pro VZÄ bei ausgeprägter dezentraler Aufbau- und ungünstiger Ablauforganisation bis zu 1 230 Fälle pro VZÄ bei größtmöglicher zentraler Aufbau- und bestmöglicher Ablauforganisation. Erhebliche Effizienzunterschiede waren auch bei anderen Aufgaben feststellbar. In den geprüften Behörden waren Kenntnisse über alternative organisatorische Vorgehensweisen anderer IPV-Anwender und deren Auswirkungen dagegen kaum bekannt. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung aufgefordert, für die festgestellten unterschiedlich organisierten Geschäftsprozesse in den einzelnen Dienststellen ein internes Bewertungsverfahren einzuführen, mit dem regelmäßig Effizienzunterschiede evaluiert und besonders gute Arbeitsweisen auf andere Behörden übertragen werden (Best-Practice-Verfahren). Die durch dieses Best-Practice-Verfahren gefundenen Verbesserungsmöglichkeiten sollten zusammengefasst werden, damit Konsequenzen für eine effizientere Aufbauund Ablauforganisation gezogen werden können.

Zu T 87:

Der Erfolg und die Wirksamkeit von standardisierten Querschnittsverfahren hängen erheblich damit zusammen, dass sich die Anwender dem vorgegebenen Organisationsmodell anschließen. Ist das nicht der Fall, entstehen Friktionen und zusätzlicher Aufwand, die die Gesamtwirtschaftlichkeit des Verfahrens und seinen Nutzen einschränken können.