Sachstandsbericht

Sachstandsbericht zum Projekt Neuordnung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens in der Freien Hansestadt Bremen

Der Senat überreicht der Bürgerschaft (Landtag) den Sachstandsbericht zum Projekt Neuordnung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens (CHIPSMOBIL) in der Freien Hansestadt Bremen. Die Bürgerschaft (Landtag) wird um Kenntnisnahme gebeten.

Sachstandsbericht zum Projekt Neuordnung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens in der Freien Hansestadt Bremen (CHIPSMOBIL)

1. Ausgangslage:

Die seit Anfang der 70er Jahre in der Freien Hansestadt Bremen eingesetzten Zentralverfahren, mit denen die Finanzplanung, die Haushaltsaufstellung, der Haushaltsvollzug sowie die Zahlungs- und Buchungsverfahren durchgeführt werden, mussten im Laufe der Jahre aufgrund zusätzlicher technischer und inhaltlicher Anforderungen ständig angepasst werden. Dabei hat sich aber auch - mit zunehmender Tendenz in den letzten Jahren - gezeigt, dass eine Ablösung der gegenwärtigen Verfahren notwendig ist, weil sie

- überaltert sind (Entwicklung Anfang der 70er Jahre),

- in nicht mehr üblichen Programmiersprachen geschrieben wurden (COBOL, ASSEMBLER),

- nur noch durch einen stetig ansteigenden, kostenintensiven Pflegeaufwand zuverlässig betrieben werden können,

- den gestiegenen Bedürfnissen nach ausführlicher, strukturierter, schneller und entscheidungsorientierter Information in zunehmendem Maße nicht mehr Rechnung tragen können.

2. Vorgehensweise

Aufgrund dieses Sachverhalts erfolgte am 16. Dezember 1997 ein Beschluss des Senats der Freien Hansestadt Bremen zur Erneuerung des bremischen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens. Das hierzu vom Senator für Finanzen initiierte Projekt trägt den Namen CHIPSMOBIL1 und verfolgt das Ziel, eine Standardsoftware für den Bereich Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) einzuführen. Gleichzeitig sollen im Rahmen der Erneuerung des bremischen Haushalt-, Kassen- und Rechnungswesens vorrangig die folgenden DV-Verfahren abgelöst werden:

- Einmalige Ausgaben,

- Einmalige Einnahmen,

- Wiederkehrende Ausgaben,

- Wiederkehrende Einnahmen,

- Haushaltsbewirtschaftungsverfahren (HIS-MBS, EA, u. a.),

- Haushaltsaufstellungsverfahren

- Dialogverfahren (FINFO/FINAS) zur Abfrage und Pflege der Zentraldatei Finanzen (ZDF).

Projektziele:

Das Projekt CHIPSMOBIL hat die strategischen Zielsetzungen:

- Ablösung der heterogenen Kernverfahren und von Teilen der veralteten unter mitarbeiterorientierten Aspekten durch die flächendeckende Einführung der Standardsoftware SAP R/3 in allen Dienststellen der bremischen Verwaltung,

- Produktivstart des SAP R/3-Systems mit den Modulen Finanzwesen einschließlich Anlagenbuchhaltung, der Branchenlösung Public Sector, Treasury, Controlling, Materialwirtschaft und des Basismoduls im ersten Quartal 2002,

- Aufbau von Verfahrens- und Schulungs-Know-how sowie Prozesswissen bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Freien Hansestadt Bremen,

- Vorbereitung der Umstellung von der kameralen auf die doppelte Buchführung mit Hilfe der Standardsoftware SAP R/3,

- Berücksichtigung der Vorgaben aus der Steuerungsgruppe Konzernmanagement bei der Konzeption des SAP R/3-Systems.

1 CHIPSMOBIL steht für Controlling, Haushalt, Integration, Planung, Standard, Modular, Online, Buchführung, Information und Logistik

Bei Projektende werden ca. 2000 Mitarbeiter der bremischen Verwaltung das SAP R/3-System nutzen. Das Projekt wird federführend vom Senator für Finanzen betreut und aus verschiedenen Bereichen der bremischen Verwaltung aktiv unterstützt. Die externe Einführungsbegleitung erfolgt durch ein Konsortium, das sich aus der Informations- und Datentechnik Bremen der Signum Unternehmensberatung der debis Systemhaus und der SAP AG zusammensetzt.

Projektablauf:

Das Gesamtprojekt ist in die folgenden fünf Phasen unterteilt, die sukzessive durchlaufen werden:

Phase1: Projektvorbereitung,

Phase 2: Business Blueprint (der so genannte Business Blueprint stellt das fachliche Sollkonzept dar; dieser betriebswirtschaftliche Konstruktionsplan, besteht aus einer Darstellung der Organisationsstruktur der Freien Hansestadt Bremen und einer Dokumentation der Geschäftsprozesse bezogen auf SAP R/3),

Phase 3: Realisierung des Mastersystems und Pilotierung in verschiedenen Dienststellen der bremischen Verwaltung,

Phase 4: Produktionsvorbereitung und flächendeckende Bereitstellung der Software in den Dienststellen,

Phase 5: Unterstützung im Produktivbetrieb und Projektabschluss.

Während der gesamten Projektlaufzeit werden Qualitätssicherungsmaßnahmen durchgeführt. Es wird hierbei auf Standard-Vorgehensweisen zurückgegriffen, die sich bereits bei anderen SAP-Einführungen bewährt haben.

3. Sachstand

Die Festlegung des fachlichen Sollkonzepts des Projektes CHIPSMOBIL ist nunmehr abgeschlossen.

Im Business Blueprint sind die genauen Anforderungen der Freien Hansestadt Bremen bezogen auf die R/3-Geschäftsprozesse dokumentiert.

Zusätzlich wurden als integraler Bestandteil des Sollkonzepts auch die Anforderungen Bremens in Bezug auf kundeneigene Auswertungen, Schnittstellen und Workflows erhoben und spezifiziert.

Am 13. September 2000 wurde die Phase Mastersystementwicklung und Pilotierung gestartet. Im Rahmen dieser Phase werden die folgenden Aktivitäten durchgeführt:

- Abbildung der im fachlichen Sollkonzept beschriebenen Geschäftsprozesse des bremischen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens im SAP R/3-System,

- Erstellung eines Schulungskonzepts,

- Durchführung der Schulungen der Mitarbeiter der pilotierten Dienststellen und Validierung des Schulungskonzepts,

- Erstellung und Umsetzung des Berechtigungskonzepts,

- Entwicklung einer Strategie zur Begleitung und Unterstützung der sich aus der Softwareeinführung ergebenden organisatorischen und personellen Veränderungsprozesse (Change Management),

- Erstellung eines Konzepts zur Betreuung der Endanwender und Endanwenderinnen sowie Anpassung des R/3 an sich ändernde Anforderungen der Verwaltung (Customer Competence Center),

- Pilotierung des SAP R/3-Systems mit allen Prozessen des Haushalts-, Kassenund Rechnungswesens bei ausgesuchten Dienststellen.

Die nachfolgende Grafik stellt den aktuellen Zeitrahmen des Projektes dar: