Investition

Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

2. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.3.2009 Seite 211 von 319

B1 Nutzen/Wirkungen

6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse (Nr. 7. im PSB) [SOLL lt. Hierbei wurde deutlich, dass die Anforderungen an das Gesamtsystem komplex sind und unterschiedliche Lösungsszenarien mit entsprechend unterschiedlichen wirtschaftlichen Auswirkungen entwickelt werden können. Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) wurden in einem mehrstufigen Prozess insgesamt vier unterschiedliche Varianten untersucht. Es wurde festgelegt, dass vor dem Hintergrund der qualitativ-strategischen Vorteile die geplante eGovernment-Lösung schrittweise ausgebaut und um Komponenten (Formularservice / System zur Führung elektronischer Akten) ergänzt wird. Dabei sollen die vom ITDZ bereit gestellten Dienste soweit wie möglich genutzt werden. Somit wird sichergestellt, dass sich die eGovernmentLösung in die IT-Strukturen des Landes Berlin einbettet und sukzessive eine moderne, elektronisch unterstützte Verwaltungsarbeit (inkl. der Führung elektronischer Akten) ermöglicht wird.

Im November 2008 wurde das Vergabeverfahren abgeschlossen, die Firma GISA GmbH erhielt den Zuschlag. Es wurde eine Lösung ausgewählt, die auf dem DMS-Produkt „VISkompakt" basiert und für die von der GISA eine Projekterweiterung erstellt wird, die die spezifischen Anforderungen der KünstlerInnenförderung berücksichtigt. Es gibt bereits Vertragsverhandlungen mit dem ITDZ, die bis Ende März abgeschlossen werden sollen. Der Probebetrieb soll im II Quartal beginnen, zu Beginn des Jahres 2010 soll bereits der reguläre Betrieb aufgenommen werden.

Nutzen und Wirkungen sind aus diesen Gründen bislang nicht zu bewerten.

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2. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.3.2009 Seite 212 von 319

9. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) (Nr. 13.3.2009 Seite 213 von 319

10. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine

Die Voruntersuchung und der Besuch bei Referenzprojekten machten die unerwartete Komplexität des Vorhabens deutlich. Auch zeigte die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, dass die notwendigen Ausgaben für die Anbindung an ein DMS (inkl. Formularserver, evtl. Virtuelle Poststelle), aber auch die Implementierungs-, Anpassungs- und Betriebskosten erheblich über dem bisherigen Ansatz von Kap 0501 / 540 60 und den finanziellen Möglichkeiten der Kulturverwaltung liegen.

Auch wurde erst mit den noch groben Kostenschätzungen des ITDZ zu Jahresbeginn 2008 deutlich, dass diese Dienste zunächst zu einem sehr hohen Preis angeboten wurden. Mittlerweile liegen im Rahmen eines Angebots des ITDZ günstigere Zahlen über die zu erwartenden Betriebskosten für das Fachverfahren / DMS vor.

Aus diesen Gründen war die Streckung des Projektzeitraums bis vermutlich 2011 erforderlich.

Da die Beschaffung eines Fachverfahrens für die Aufrechterhaltung der Arbeit unentbehrlich ist, wurde dieses im Juli 2008 ausgeschrieben; die Zuschlagserteilung erfolgte im November 2008 an die Firma GISA GmbH. Dieses Fachverfahren wird sich in die eGovernment-Plattform des Landes Berlin einpassen.

Im Jahr 2009 werden für die Restzahlung an die GISA GmbH für die Einführung und Implementierung des Fachverfahrens 100.000 aus 0501 / 540 60 benötigt, die auch bewilligt wurden. Investive Kosten für zusätzliche Programmierungsleistungen (GISA) und für die Qualitätssicherung (Firma IMTB) sollen von der Kulturverwaltung getragen werden.

Auch in den Jahren 2010 und 2011 besteht ein Bedarf an weiteren Investitionsmitteln. Da bereits im Jahr 2010 damit zu rechnen ist, dass ein Formularmanagementsystem des ITDZ zur Verfügung steht, wurde dieser Meilenstein von 2011 auf 2010 vorgezogen. Dagegen wurde die Konzeption für ein Analysewerkzeug zurückgestellt (2011), um zunächst zu eruieren, ob die von VISkompakt angebotenen Rechercheund Berichtsmöglichkeiten ausreichend sind.

Für die Konzeption und Umsetzung des Formularmanagementsystems, für die Erarbeitung, Fortführung und weiteren Ausbau eines eGovernment-Gesamtkonzepts, für die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung, für die Schulungen der Kolleginnen und Kollegen sowie für die Qualitätssicherung bei der Umsetzung werden im Jahr 2010 ca. 70.000 benötigt.

11. Projektstatus (bitte ankreuzen)

a) Wertung b) Stand grün x läuft gelb abgeschlossen am weiter in Feld Nr. 12