Langzeitarchivierung elektronischer Daten aus SIDOK durch das Landesarchiv BerlinLAB Vorprojekt ÜLAB IV

Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

2. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.3. Projektleiter Telefon E-Mail SkzlKult i.V. Christiane Bierend 90228 425 christiane.bierend@kultur.berlin.de

3. Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger 06/2007 Herbst 2008 28000

5. Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung (Nr. 6. im PSB)

Im Sinne einer Anschubfinanzierung soll im Vorprojekt die Übernahme und Langzeitarchivierung elektronischer Daten aus SIDOK durch das Landesarchiv Berlin untersucht werden und die Ergebnisse mit der Investitionsmaßnahme (angemeldet von SkzlKult für Investitionsmittelanmeldung 2009/2010) umgesetzt werden.

Mit der Inbetriebnahme des elektronisch gestützten Senatsinformations- und dokumentationssystems - SIDOK in der Berliner Verwaltung entstehen neben anderen Verfahren elektronische Daten, die für die weitere Aufbewahrung und Benutzung im Landesarchiv Berlin rechtsund revisionssicher gespeichert werden müssen.

Das Archivgesetz des Landes Berlin (Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Landes Berlin (Archivgesetz des Landes Berlin - ArchGB) schreibt die Archivierung „... des aus den Geschäftsgängen aller Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes Berlin sowie von deren Rechts- und Funktionsvorgängern hervorgegangene Archivgut..."verbindlich vor. Diese Archivierungspflicht bezieht sich auch auf elektronisches Archivgut.

Im Vorprojekt zur Übernahme und Langzeitarchivierung elektronischer Daten aus SIDOK durch das Landesarchiv Berlin sollen die technischen, finanziellen und organisatorischen Rahmenbedingungen im Detail untersucht und belegt werden.

Hierbei geht es um die Erstellung der notwendigen Planungsunterlagen (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Finanzierungskonzept), insbesondere aber um die Klärung solcher inhaltlicher Fragen wie: Wo sollen die Daten gespeichert werden? Soll das System outgesourct werden? Wer übernimmt die Betreuung des Systems? Wie ist der Bedarf an Personal, Technik, Räumen u.s.w.?

Im Vorprojekt sollen mit Hilfe einer externen Beratung die o.g. Fragestellungen bearbeitet und in direkter Zusammenarbeit mit dem Landesarchiv Berlin die entsprechenden Unterlagen erstellt sowie eine Testinstallation erarbeitet werden.

B1 Nutzen/Wirkungen

6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse (Nr. 7. im PSB) [SOLL lt.3.2009 Seite 263 von 319

7. Erläuterung zur aktuellen Zielerreichung zum Stand 31.3.

Der erste Teil des Projektes konnte zum 31.03.08 abgeschlossen werden. Die Voruntersuchung, inkl. Handlungsempfehlung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurde abgeschlossen. Die nächsten Schritte zur Durchführung der Hauptuntersuchung sind erfolgt. Die notwendigen Planungsarbeiten wurden im wesentlichen erledigt. Hier sind noch einige Anpassungsarbeiten notwendig. Mit der Vorlage eines feinabgestimmten Angebotes des ITDZ befindet sich das Projekt in der Endphase und wird mit der konkreten Beauftragung des ITDZ „eArchiv" (geplant April 2009) abgeschlossen.

2. Kontaktaufnahme zu relevanten Partnern Juni 07 neu: wird laufend bearbeitet

Ist erfolgt, u.a. zum ITDZ, SiDoK-Projektgruppe der Senatskanzlei, Berliner Datenschutzbeauftragten, Archive in anderen Bundesländern Herbst 08

6. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.3.2009 Seite 264 von 319

9. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) (Nr. 13. im PSB) lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) abgeschlossen am 11. Arbeitsgespräch mit SenInnSport/ Hr. Löper zur Abklärung der Möglichkeiten des einheitlichen Vorgehens der Berliner Verwaltung bei der Abgabe elektronischer Daten an das LAB 02.10.08 Maßnahmekatalog zur Koordinierung der Vorhaben beschlossen Oktober 08

12.03.09 erfolgt März 2009

15. Abstimmung intern zur Beauftragung der Projektdurchführung März 09 In Arbeit März 2009

16. Anpassungen Planungsunterlagen März 09/April

In Arbeit April 2009

10. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine

Das Projekt wurde November/Dezember 07 mit externer Unterstützung gestartet, nachdem vorab intern eine Reihe von Vorarbeiten erledigt werden konnten. Zu den Verzögerungen kam es insbesondere durch Verzögerungen im Projektablauf von SiDoK. Da die Übernahme von elektronischen Daten und die Langzeitarchivierung zunächst am Beispiel SiDoK zu untersuchen war, war dieser Verlauf zu berücksichtigen. Des weiteren hat der zunächst zuständige Projektleiter im Sommer 08 die Senatskanzlei verlassen, so dass sich das Projekt neu aufstellen musste.

Die Projektarbeiten sind seit November 07 klar beauftragt, so dass derzeit von einer termingerechten Durchführung des Gesamtprojektes ausgegangen werden kann.