Förderprogramm
Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin
3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus
- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 226 von 343 seit Beginn bis zum 31.03. reitung der Vereinheitlichung der Personalprodukte (2. Hj.
2006) Stufe 2 (2007): Vorliegen der vereinheitlichten Personalprodukte; Aufbau eines strategischen Vergleichsberichts Personalmanagement (2007). Stufe 3 (2008): erste Kosten-, Leistungs- und Qualitätsvergleiche auf Basis von Ist-Werten; Best-Practice-Vergleiche ; Abstimmung und Vorlage der Soll-Werte für 2009.
Stufe 4 (fortlaufend ab 2009): Benchmarking auf Basis der Soll-Werte; Vorschläge aufgrund der Benchmarkingergebnisse, 18. Geplanter weiterer Verlauf des Vorhabens, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) Kontinuierlich jährliche Erhebung der Zahlen und Auswertung.
Nutzung des Benchmarking auch zur Überprüfung und Optimierung des Shared Services-Ansatzes im Bereich der Personalverwaltung 19. Bemerkungen. Die Informationen beziehen sich nur auf das landesweite (intrakommunale) Benchmarking Personalmanagement.
Weitere Aktivitäten (u.U. auch als Projekt abgebildet) zum Vergleich von Fachaufgaben, z. B. mit anderen Kommunen, werden ggf. gesondert aufgeführt.
Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin
3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus
- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03. Projektleiter Telefon E-Mail Skzl-Kult Frau Zieseke 9228 750 Christiane.Zieseke@kultur.berlin.de
3. Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger April 2007 Ende 2011 27999
5. Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung (Nr. 6. im PSB)
Im Rahmen des Projektes e-Government Künstlerförderung (eGo-KüF) soll auf Grundlage einer datenbankgestützten Lösung für Dokumentenmanagement und Workflow der Aufwand zur Bearbeitung der einzelnen Anträge deutlich reduziert und die Qualität sowie der Service (für Bewerberinnen und Bewerber, für Jurymitglieder und für die Politik) gesteigert werden. Das Referat „Förderung von Künstlerinnen und Künstlern, Projekten und freien Gruppen" wurde im Rahmen der Organisationsentwicklung und Aufgabenkritik aus mehreren kleineren Einheiten geschaffen. In diesem Zusammenhang ist nun eine Zusammenführung der bislang unterschiedlich erfassten Daten des Referats in einem Fachverfahren notwendig, um eine einheitliche Verarbeitung der Antrags- und Förderdaten sicherzustellen.
Dieses Fachverfahren ermöglicht ein „controlling" der Förderprogramme. Es soll zentral betrieben werden und so strukturiert sein, dass es sich mit vergleichsweise geringem Aufwand an die derzeit vom ITDZ aufzubauende eGovernment-Diensteplattform anbinden lässt.
Angesichts der hohen Anzahl an Bewerbungen (ca. 3.000 im Jahr) ist die Einführung des eGovernments mit seinen qualitativen Verbesserungen (z.B. Möglichkeit zum Ausfüllen von Bewerbungsformularen im Internet, mehrsprachige Erklärungen) für eine gesteigerte Bürgerfreundlichkeit unentbehrlich.
Um die zunehmenden Anforderungen öffentlicher und politischer Gremien an statistischen Auswertungen (z.B. Migranten-, Frauenanteil bei den Bewerbungen) zeitnah und von guter Qualität ermöglichen zu können, ist eine leistungsfähige Datenbank und ein Analysewerkzeug zur Auswertung der Daten unentbehrlich.
Für die MitarbeiterInnen ergeben sich bei der automatischen Übernahme der Daten aus den Anträgen in die Datenbank Arbeitserleichterungen. Die Erstellung von Statistiken und grafischen Darstellungen wird mit einem Fachverfahren teilweise erst ermöglicht bzw. deutlich nutzerfreundlicher.
B1 Nutzen/Wirkungen
6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse (Nr. 7. im PSB) [SOLL lt.03.2010 Seite 228 von 343
7. Erläuterung zur aktuellen Zielerreichung zum Stand 31.03.
In der Phase der Voruntersuchung wurden zunächst unterschiedliche Referenzen (ähnliche Fachverfahren und eGovernment-Lösungen) betrachtet und die Anforderungen an die zukünftige eGovernment-Lösung zusammengetragen sowie eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) erstellt. Es wurde festgelegt, dass vor dem Hintergrund der qualitativ-strategischen Vorteile die geplante eGovernmentLösung schrittweise ausgebaut und um Komponenten (Formularservice) ergänzt wird. Dabei werden die vom ITDZ bereit gestellten Dienste genutzt. Somit wird sichergestellt, dass sich die eGovernmentLösung in die IT-Strukturen des Landes Berlin einbettet und sukzessive eine moderne, elektronisch unterstützte Verwaltungsarbeit (inkl. der Führung elektronischer Akten) ermöglicht wird.
Im November 2008 erhielt die Firma GISA GmbH den Zuschlag der Ausschreibung. Es wurde eine Lösung ausgewählt, die auf dem DMS-Produkt „VISkompakt" basiert und für die von der GISA eine Projekterweiterung erstellt wurde, die die spezifischen Anforderungen der KünstlerInnenförderung berücksichtigt. Die Lösung wird im Rahmen des DMS-Basisdienstes des ITDZ betrieben, der entsprechende Vertrag wurde Anfang Juli 2009 abgeschlossen. Nach Abschluss des erfolgreichen Probebetriebs beginnt im März 2010 der „Probe-Echt-Betrieb".
Seit diesem Monat wird mit einem ersten vom ITDZ erstellten elektronischen Formular gearbeitet, dessen Daten automatisch in das DMS eingehen. Die Tests deuten an, dass der Einsatz technisch funktioniert. Es ist allerdings notwendig, die ca. 30 Antragsformulare des Referats für unterschiedliche Förderprogramme möglichst weitgehend zu vereinheitlichen und dabei die technischen Voraussetzungen des gerade entstehenden Formularmanagementsystems zu berücksichtigen. Dieses bedeutet einen erheblichen Arbeitsaufwand, Qualitätsmanagement und Koordinierungsbedarf.
Nutzen und Wirkungen sind erst am Jahresende fast vollständig zu bewerten: Kunden: Die Möglichkeit der elektronischen Bewerbung besteht bereits, allerdings muss sich die automatische Datenübernahme ins DMS noch weiter getestet werden. (2) Prozesse/Auftragserfüllung: Die manuelle Eingabe von Bewerberdaten funktioniert weitgehend, die eingegebenen Daten können referatsübergreifend ausgewertet werden. (2) Beschäftigte: Die manuelle Eingabe der Daten in das neue System ist zunächst mit einem Mehraufwand für die Kolleginnen und Kollegen verbunden. Einen Ausgleich dafür wird die automatische Übernahme der Daten aus elektronischen Bewerbungen geben. Allerdings müssen auch diese Bewerberdaten von den Beschäftigen validiert werden. (1) Finanzen/Wirtschaftlichkeit Erste Angebote des ITDZ zeigen, dass die Kosten für die Pflege der Projekterweiterung sowie für die Nutzung des Formularmanagementsystems sehr hoch sind und über den ursprünglichen gedachten Ausgaben liegen. Angesichts der Qualitätsverbesserung in Bezug auf die Kunden und die Beschäftigen sowie auf die Auswertungs- und mittelfristigen Vereinheitlichungsmöglichkeiten kann die eGovernment-Lösung trotzdem als wirtschaftlich bezeichnet werden.