Wohngeld
Für den Bereich der Lebensmittelkontrolle wurde eine einheitliche und zentral betriebene Fachanwendung (BALVI iP) implementiert.
Der Einführungsprozess landeseinheitlicher Verfahren wird vom Fachressort unter rechtzeitiger Einbeziehung aller Beteiligten (z. B. Fachbereiche, IT-Infrastrukturbetreiber, Personalrat, Datenschutzbeauftragte) gesteuert. Bewährt hat sich eine phasenweise Einführung mit vorhergehender Pilotierung.
Auch durch eine Bündelung fachlich zusammengehörender aber bisher isolierter Einzelverfahren in umfassende, teilprozessübergreifende IT-Verfahren wurden in den Ressorts Konsolidierungseffekte erzielt. Auch hier seien aus der Vielzahl der IT-Verfahren beispielhaft nur zwei Lösungen aus dem Bereich der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung angeführt:
Im Verfahren InWo (integriertes Verfahren für das Wohnungswesen) wurden die vormals separaten Verfahren für Wohngeld, Wohnungskataster und wohnungswirtschaftliche Bescheinigungen zusammengefasst.
In dem Verfahren ALKIS (Vermessungswesen) werden die bisher getrennten Verfahren ALK (Automatisierte Liegenschaftskarte), ALB (Automatisiertes Liegenschaftsbuch), ATKIS (Automatisertes Topographisch-Kartographisches Informationssystem) und die Verwaltung von Geodätischen Punkten zu einem Verfahren zusammengeführt.
Durch Nachnutzung vorhandener Lösungen wird der Aufwand zu Einführung und Betrieb von IT-Verfahren gesenkt. Die Möglichkeit zur Nachnutzung wird von den Ressorts regelmäßig in der Planungsphase geprüft. Dabei ist es von der Spezifik der Fachanforderungen abhängig, ob und in welchem Umfang dann tatsächlich auf eine vorhandene Lösung zurückgegriffen werden kann. Durch berlinspezifische Anforderungen (z. B. Rechtsvorschriften) können mehr oder weniger aufwändige Anpassungen der nachzunutzenden Lösung erforderlich werden.
Eine bundesländerübergreifende Nutzung einheitlicher IT-Verfahren ist besonderes bei gleichen Fachanforderungen gut möglich. Dieser Ansatz wird z. B. im Justizbereich erfolgreich zur Konsolidierung genutzt. Durch einen Beitritt zu länderübergreifenden Entwicklungsverbünden werden vorhandene Eigenentwicklungen durch länderübergreifend einheitliche IT-Verfahren abgelöst. Auf diesem Wege wird z. B. das in der ordentlichen Gerichtsbarkeit eingesetzte Verfahren AuLAK, das noch eine Berliner Eigenentwicklung darstellt, durch das Fachverfahren forumSTAR ersetzt. forumSTAR ist in den Ländern Baden-Württemberg, Bayern, Sachsen, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern im Einsatz bzw. wird gerade eingeführt. Auch die weitere Eigenentwicklung des Verfahrens MODESTA für die Berliner Strafverfolgungsbehörden wird nicht mehr fortgeführt.
Stattdessen ist Berlin dem Entwicklungsverbund MESTA beigetreten, an dem bisher sechs Bundesländer beteiligt sind.
Ebenso wird im Justizbereich eine die Gerichtsbarkeiten übergreifende Vereinheitlichung angestrebt. Dies geschieht in enger und systematischer Zusammenarbeit mit dem Land Brandenburg.
Im Bereich GeoDaten werden z. B. durch eine bundesweite Standardisierung die Voraussetzungen geschaffen, um hier auch länderübergreifend einheitliche Lösungen nutzen zu können.
Zwar kann die Übernahme vorhandener Lösungen im Einzelfall auch zu Zielkonflikten bzgl. einheitlicher (fachunabhängiger) Vorgaben für den Berliner IT-Einsatz führen, jedoch überwiegen im Sinne einer optimalen Unterstützung der Fachaufgabe in der Regel die Vorteile des Einsatzes länderübergreifend einheitlicher Fachverfahren.
Reduktion der Kosten
Die Konsolidierung der IT-Verfahren führt zu einer Kostenreduktion. Kostensenkungen wurden u. a. erreicht durch:
Übernahme vorhandener Lösungen
Bereitstellung und Nutzung von Diensten
Senkung der Kosten zur Pflege der Software, u. a. durch langfristige Wartungsverträge
Nutzung von Landeslizenzen
Wahl einer wirtschaftlichen Betriebsform für die IT-Verfahren Reduktion des personellen Aufwandes
Die Bereitstellung von IT-Verfahren, insbesondere die Bereitstellung von landesweiten Lösungen, ist eine Kernvoraussetzung für die Senkung des Personalaufwandes. Durch Verzicht auf die Entwicklung eigener Lösungen (im Sinne der o. a. Nachnutzung vorhandener Verfahren), durch Bereitstellung landesweit einheitlicher IT-Verfahren, externe Unterstützung bei der Durchführung von Projekten oder auch durch die Wahl geeigneter Betriebsformen wird der Aufwand bei Einführung und Betrieb von IT-Verfahren gesenkt.
Jedoch muss auch bei Inanspruchnahme externer Unterstützung gesichert sein, dass bei der jeweils verfahrensverantwortlichen Stelle ausreichend IT-Kompetenz vorhanden ist.
Dies ist u. a. notwendig, um die Produktverantwortlichen in technischen und organisatorischen Fragen zu unterstützen, Entwicklungsarbeiten zu initiieren und zu evaluieren und die notwendige Unterstützung im laufenden Betrieb zu ermöglichen.
Optimierung der Prozesse zur Planung, Einführung und Betrieb von IT-Verfahren
Zur Optimierung der Prozesse zur Bereitstellung von IT-Verfahren sind bereits diverse Grundlagen vorhanden. Das Projektmanagementhandbuch regelt die einheitliche Durchführung von Projekten allgemein und speziell auch zur Einführung von IT-Verfahren.
Das IT-Koordinierungsgremium hat eine ständige ressortübergreifende Arbeitsgruppe „IT-Verfahren" eingerichtet. Die Optimierung der Prozesse zur Planung, Einführung und Betrieb von IT-Verfahren bildet einen Arbeitsschwerpunkt dieser AG. Es wurden Mustervorlagen für die von IT-Verfahren benötigten Konzepte erstellt. Durch den Ansatz einer allgemein verwendbaren Mustervorlage wird der Aufwand zur Erstellung der verfahrensspezifischen Konzepte gesenkt.
Die weitere Ausgestaltung und praktische Anwendung dieser Grundlagen wird durch regelmäßige Erfahrungsaustausche und Propagierung von „Best-Practice-Ansätzen" unterstützt.
Eine Optimierung der Prozesse muss auch berücksichtigen, dass IT-Verfahren unter unterschiedlichen Randbedingungen eingeführt werden (z. B. Im Rahmen von BundLänder-Projekten, Entwicklung berlinspezifischer Lösungen, Einsatz fertiger Lösungen vom Markt).
Ein konkretes Verbesserungspotenzial wird bzgl. der Kooperation zwischen Verfahrens- und Produktverantwortlichen sowie zwischen Verfahrensverantwortlichen und ITManagement gesehen.
Technische Aspekte der IT-Architektur Bereitstellung und Nutzung von IT-Diensten leisten einen Beitrag zur Konsolidierung von IT-Verfahren. In verschiedenen IT-Verfahren werden Dienste des ITDienstleistungszentrums Berlin (ITDZ), die fachaufgabenübergreifende Funktionen bereitstellen, genutzt.
Bei der Umsetzung der EU-DLR wurde eine streng diensteorientierte IT-Architektur verwendet. Durch dieses Konzept wurde eine technische, funktionale und prozessorientierte Referenzarchitektur für weitere E-Government-Projekte im Land Berlin geschaffen, mit der die Wirtschaft aber auch die Bürger schneller und leichter mit der Verwaltung elektronisch kommunizieren können. Die verwendeten IT-Komponenten sind universell einsetzbar, weitreichend konfigurierbar und mehrfach verwendbar.
Es ist beabsichtigt, die in dieser Referenzarchitektur bereitgestellten IT-Komponenten bei weiteren Verfahren zu nutzen, wie z. B. bei der elektronischen Baugenehmigung, dem Beschwerdemanagement der Ordnungsämter und einigen Online-Bürgerdiensten.
Das Diensteangebot wird weiter ausgebaut. Einen Schwerpunkt bildet derzeit die Bereitstellung eines landeseinheitlichen Dienstes zum Dokumentenmanagement (DMS/VBS)). Dadurch kann ein erheblicher Konsolidierungseffekt beim Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen in der Berliner Verwaltung erreicht werden.
Fachbezogene Dienste werden auch von anderen Ressorts bereitgestellt. So bietet die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung u. a. verschiedene Dienste zur Nutzung von Geodaten an.
Auch durch Herstellerneutralität bzgl. der von IT-Verfahren genutzten IT-Infrastruktur wird der wirtschaftliche Einsatz von IT unterstützt. Neue IT-Verfahren werden in diesem Sinne oft als so genannte „webbasierte" Verfahren bereitgestellt, d. h. sie sind (bis auf die Nutzung eines Browsers) unabhängig von der am Arbeitsplatz eingesetzten Software (wie z. B. Betriebssystem usw.). Dadurch wird der dezentrale Aufwand zur Nutzung des jeweiligen Verfahrens reduziert.
Der Aufwand zum Datenaustausch zwischen den IT-Verfahren wird durch den Einsatz von standardisierten Schnittstellen reduziert. So nutzt z. B. die Senatsverwaltung für Justiz das speziell für die Aufgaben der Justiz länderübergreifend einheitlich entwickelte Datenaustauschformat XJustiz. Allerdings wird dieses Format derzeit noch nicht von allen Kommunikationspartnern der Justizverwaltung ausreichend unterstützt, was zu Mehraufwand führt.
Im Bereich des Meldewesens wird das im Rahmen von „Deutschland Online" entwickelte Datenaustauschformat XMeld länderübergreifend eingesetzt. Durch die Nutzung von XMeld werden Daten des Meldewesens in einheitlicher Form zwischen den Meldebehörden ausgetauscht.
3. Zusammengefasste Bewertung
Die Sachstandsdarstellung zeigt auf, dass die Konsolidierung von IT-Verfahren in allen Ressorts eine Leitlinie beim Einsatz von IT-Verfahren darstellt und entsprechende Maßnahmen in weiten Teilen bereits umgesetzt sind bzw. die Handlungsgrundlage für anstehende Verfahrensplanungen bilden.
Unter Berücksichtigung der dezentralen Verantwortung für den Einsatz von IT-Verfahren wäre zu prüfen, ob durch eine umfassendere Planung und Abstimmung bzgl. der Neuund Weiterentwicklung von IT-Verfahren weitere Konsolidierungseffekte möglich wären.
Durch einen solchen (grundsätzlich einem Änderungsmanagement vergleichbaren) Prozess könnten u. a folgende Aspekte unterstützt werden:
Abgleich von aktuellen Vorhabens- und Projektplanungen, um Mehrfachaufwände und Dopplungen zu vermeiden
Priorisierung und Planung der Umsetzung und der Inbetriebnahme des Vorhabens Weiterer grundsätzlicher Handlungsbedarf wird unter den gegenwärtigen Rahmenbedingungen über die o. a. einzelnen Punkte hinaus nicht gesehen.
Ich bitte, den Beschluss damit als erledigt anzusehen.
Berlin, den 26. 11. 2010