Beleg

Beleg - eine in Text, Zahlenform oder entschlüsselbarem Code als Datenträger über ökonomische Vorgänge und Erscheinungen in Mengen-, Zeitund/oder Wertausdruck ausgefertigte Urkunde, überwiegend in Form von Vordrucken (Vordruck). Beleg spiegeln ökonomische, technische und sonstige Vorgänge wider. Primärbelege sind Beleg, auf denen Vorgänge erstmalig erfasst werden. Die Belegausfertigung kann manuell, maschinell oder automatisch erfolgen. Bei manueller Erfassung sind die Daten unverzüglich, spätestens nach Ablauf der Vorgänge, bei automatischer Erfassung nach Ablauf der Erfassung bzw. Verarbeitung in Beleg nachzuweisen (Erfassungsbelege). Beleg müssen neben den Angaben über den Vorgang weiter enthalten: Aussteller, Belegnummer bzw. Zuordnungsbegriff, Datum der Ausstellung bzw. des Eingangs, Unterschrift bzw. Signum. Die Dauerhaftigkeit der Eintragungen und die Erkennbarkeit von nachträglichen Änderungen muss gewährleistet sein. Beleg werden unterschieden nach dem Umfang der belegten Vorgänge (Einzel-, Sammel-, Dauerbelege), nach der Stellung der Beleg im System (interne, externe Beleg) und der Art der enthaltenen Informationen (Primärbelege, Aufbereitungsnachweise). Der Einzelbeleg dokumentiert Daten eines Vorganges oder Prozesses. Der Sammelbeleg erfasst Daten gleicher Vorgänge systematisch, meist chronologisch. Auf Dauerbelegen werden periodisch wiederkehrende Vorgänge erfasst. Interne Belege dienen der Rechnungsführung und der Lenkung und Steuerung einer Einheit. Externe Belege zirkulieren zwischen Betrieben und Zweigen der Volkswirtschaft. Lösen Beleg Buchungsvorgänge aus, werden sie zu Buchungsbelegen. Aufbereitungsnachweise als spezielle Form von Beleg (auch als Nachweise, Sekundärbelege bezeichnet) entstehen durch manuelle oder maschinelle Summierung, Gruppierung oder anderweitige rechentechnische Verarbeitung von Daten. Künstliche Belege sind als Nachweise für Um-, Aus-, Rück-, Eröffnungs- und Abschlussbuchungen in Anwendung. Für abhanden gekommene erstausgefertigte Beleg - Originalbelege - (manchmal auch als Urbelege bezeichnet) sind besonders zu kennzeichnende Ersatzbelege (Duplikate) auszustellen. Maschinenlesbare Belege sind Belege, auf denen die aufgezeichneten Daten sowohl visuell als auch maschinenlesbar dargestellt sind (Verbundlochkarten, Markierungsbelege, Klarschriftbelege). Belegsätze enthalten Beleg unterschiedlicher Verwendungszwecke, die in bestimmten Teilen den gleichen Inhalt, Aufbau und die gleiche Form besitzen und deren Ausstellung mittels entsprechender Verfahren (Durchschreibe-, Umdruck-, Vervielfältigungstechnik) rationeller als bei Einzelausfertigung erfolgt. Der Belegentwurf bildet den Abschluss des Arbeitsschrittes, bis zu welchem sowohl die formellen Fragen der Gestaltung (Format, Abmessungen, Anzahl, Material) als auch die inhaltlichen Fragen (aufzunehmende Informationen, Darstellung, Anordnung, Stelligkeit und Abkürzung derselben), die Bedingungen der Herstellung (Druckverfahren, technische Möglichkeiten der Polygrafie) und der Erfassung und Weiterverarbeitung (manuell, mechanisiert, automatisiert) geklärt sein müssen. Geeignete Hilfsmittel für ordnungsgemäße Belegentwürfe sind u. a. Vordruckentwurfsblätter und Spezialmaßstäbe. Die Organisation des Belegtransportes, der -sortiereng, -aufbewahrung und -ablage erfolgt auf der Grundlage bestimmter Ordnungsprinzipien. Solche sind u. a. die Belegnumerierung und die Aufnahme bestimmter Ordnungsbegriffe, nach denen die Ablage, Vollzähligkeitskontrolle und Aufbewahrung erfolgen. Die Aufbewahrungsfristen sind in Rechtsvorschriften festgelegt. Beleg sind so aufzubewahren, dass sie vor Beschädigung, Verlust, Diebstahl, unbefugter Einsichtnahme oder Veränderung geschützt sind. Der Belegdurchlauf ist der festgelegte Ablauf der Belegausfertigung, -weitergabe und -bearbeitung bis zur Belegablage (Belegregistratur).